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Wie kann ich Listen erstellen, um Transaktionen zu kategorisieren?

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Listen helfen Ihnen dabei, die Transaktionen Ihres Unternehmens für Analysezwecke zu kategorisieren. Sie können sich auf bestimmte Projekte, Ausgaben oder Kostenstellen beziehen. Soldo Super-Admins, Admins und Buchhalter können in der Soldo-Web-App verschiedene Listen und auswählbare Listenelemente erstellen. Soldo-Nutzer können dann Elemente aus Listen auswählen, um ihre Transaktionen anzureichern. Erfahren Sie hier mehr über Listen. 

Sie können vorhandene Listen importieren oder manuell eine neue Liste in der Soldo-Web-App erstellen.

Hinweis: Nur Super-Admins, Admins und Buchhalter können Listen erstellen oder bearbeiten.

Eine neue Liste manuell erstellen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Konfigurieren > Listen.
  3. Wählen Sie Liste erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie aus, welche Rollen oder Benutzer diese Liste sehen können.
  5. Wählen Sie Erstellen.

Sie können nun beginnen, Elemente zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Diese Elemente stehen Ihren Benutzern zur Verfügung, wenn sie Transaktionen anreichern. Wenn Sie zum Beispiel eine Liste namens „Abteilungen“ erstellt haben, könnten Sie Elemente wie „Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen“ hinzufügen.

So fügen Sie Elemente zur Liste hinzu:

  1. Wählen Sie Liste ansehen.
    WC_Configure_Lists_ViewListAnnotated_202504_EN.webp
  2. Wählen Sie Element hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Code (optional), einen Namen und eine Beschreibung (optional) für jedes Element ein.
    WC_Configure_Lists_ListFieldsAnnotated_202506_EN.webp
  4. Wählen Sie Erstellen, um zu speichern.
Tipp: Standardmäßig können Nutzer nur ein Element pro Liste auswählen. Wenn Sie möchten, dass Nutzer mehrere Elemente auswählen können, aktivieren Sie die Option Mehrere Elemente können ausgewählt werden. Sie können außerdem die Sichtbarkeit einzelner Elemente über den Schalter Element aktivieren steuern. Wenn Sie die gesamte Liste vorübergehend deaktivieren möchten, verwenden Sie den Schalter Diese Liste aktiv machen.

Listen löschen

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Konfigurieren > Listen.
  3. Wählen Sie die Liste aus, die Sie löschen möchten, indem Sie auf Liste ansehen klicken.
    WC_Configure_Lists_ViewListAnnotated_202504_EN.webp
  4. Wählen Sie Bearbeiten.
    WC_Configure_Lists_EditListAnnotated_202504_EN.webp
  5. Wählen Sie Liste löschen [Listenname].
    WC_Configure_Lists_DeleteListAnnotated_202504_EN.webp

Listenelemente bearbeiten

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Konfigurieren > Listen.
  3. Wählen Sie die Liste aus, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf Liste ansehen klicken.
    WC_Configure_Lists_ViewListAnnotated_202504_EN.webp
  4. Wählen Sie Bearbeiten neben einem Element, um dessen Code, Name oder Beschreibung zu ändern.
    WC_Configure_Lists_EditListItemAnnotated_202504_EN.webp
Tipp: Wenn Sie ein Element dauerhaft löschen möchten, wählen Sie das Löschsymbol neben dem Element aus.

Listen importieren

Sie können Listen und Listenelemente aus einer CSV-Datei importieren. Sie können Elemente entweder in eine bereits bestehende Liste importieren oder eine neue Liste einschließlich der Elemente erstellen.

Tipp: Eine CSV-Vorlagendatei steht im Upload-Schritt zum Download bereit.

In eine bestehende Liste importieren

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Konfigurieren > Listen.
  3. Wählen Sie Liste importieren.
  4. Wählen Sie In eine bestehende Liste.
  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Liste, der Sie Elemente hinzufügen möchten, und wählen Sie anschließend Weiter.
  6. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch. (Sie können in diesem Schritt eine Vorlage herunterladen.)
Hinweis: Ihre CSV-Datei muss Listenelemente im Format enthalten: Code;Elementname;Elementbeschreibung (z. B. 03456;Restaurant;Restaurant List Item). Wenn Sie keinen Code oder keine Beschreibung angeben möchten, verwenden Sie stattdessen das Format Elementname; (achten Sie darauf, das Semikolon beizubehalten).
  1. Wählen Sie Bestätigen, um Ihre Listenelemente zu importieren.

Listen helfen Ihnen dabei, die Transaktionen Ihres Unternehmens auf konsistente und verlässliche Weise zu kategorisieren. Sie erleichtern Ihren Teams das Hinzufügen der richtigen Informationen beim Anreichern von Ausgaben und liefern der Finanzabteilung klarere Daten für Reporting, Abgleich und Analyse.

Sie können Listen als flexible „Tags“ betrachten, die Sie Transaktionen zuordnen. Diese Tags fügen Kontext hinzu, wie z. B. Abteilung, Projekt, Kostenstelle oder jede andere Kategorie, die Ihr Unternehmen verfolgen möchte. Da eine Transaktion mehrere Listenelemente enthalten kann, können Sie mehrere Tags gleichzeitig anwenden – zum Beispiel Department plus Cost centre plus Project code. Dieses mehrschichtige Tagging ermöglicht tiefere Einblicke in Ausgaben, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Teams.

Listen können in der Web-App erstellt und konfiguriert werden, entweder manuell oder durch Import einer CSV-Datei.

Eine neue Liste manuell erstellen

Wer: Super Admin, Admin, Accountant

Die manuelle Erstellung ist eine schnelle Möglichkeit, benutzerdefinierte Listen zu erstellen, die zu den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens passen. Jede Liste fungiert als Kategorie von Tags, und jedes Element innerhalb der Liste ist ein Tag, das Ihre Teams auf ihre Transaktionen anwenden können.

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Wählen Sie Anzeigen neben der Option „Listen“.
    WC_TransactionSettings_Main_ViewAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Wählen Sie Liste erstellen.
    WC_TransactionSettings_Lists_Main_CreateAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie aus, welche Rollen oder Benutzer die Liste sehen dürfen. Dadurch bleibt das Tagging für die richtigen Teams relevant und klar.
  6. Wählen Sie Erstellen.

Sobald Ihre Liste erstellt ist, können Sie Elemente hinzufügen. Diese Elemente werden zu den Tags, die Ihre Teams beim Anreichern ihrer Transaktionen auswählen.

Elemente zur Liste hinzufügen

  1. Wählen Sie Anzeigen neben der Liste, die Sie verwalten möchten.
    WC_TransactionSettings_Lists_Created_ViewAnnotated_202512_Surface_EN.png
  2. Wählen Sie Element erstellen.
  3. Geben Sie einen Code (optional), einen Namen und eine Beschreibung (optional) ein. Eine klare Beschreibung hilft Benutzern, den richtigen Tag auszuwählen, wenn mehrere ähnlich sind. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erstellen.
    WC_TransactionSettings_Lists_CreateItemNew_ConfirmAnnotated_202512_Surface_EN.png
Tipp: Um Benutzern zu ermöglichen, mehr als einen Tag aus derselben Liste anzuwenden, aktivieren Sie Mehrfachauswahl in Transaktionen zulassen. Sie können auch die Sichtbarkeit einzelner Tags mit dem Schalter Aktiviert steuern. Um eine gesamte Liste vorübergehend zu deaktivieren, verwenden Sie den Schalter Für Transaktionen aktivieren.
WC_TransactionSettings_Lists_Items_MultiToggleAnnotated_202512_Surface_EN.png

Listen bearbeiten und löschen

Wer: Super Admin, Admin, Accountant

Wenn eine Liste nicht mehr benötigt wird, können Sie sie löschen, um Ihr Tagging übersichtlich zu halten und Verwirrung für Ihre Teams zu vermeiden. Wenn Sie die Liste nicht löschen möchten, können Sie sie mit dem Schalter Für Transaktionen aktivieren deaktivieren.

Wenn Sie Änderungen an einer Liste vornehmen müssen, z. B. den Namen aktualisieren oder die Sichtbarkeit anpassen, wählen Sie die Option „Bearbeiten“.

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Wählen Sie Anzeigen neben der Option „Listen“.
  4. Wählen Sie die Liste, die Sie löschen möchten, durch Auswahl von Anzeigen.
    WC_TransactionSettings_Lists_Created_ViewAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Wählen Sie Sichtbarkeit verwalten.
    WC_TransactionSettings_Lists_VisibiltyAnnotated_202512_Surface_EN.png
  6. Wählen Sie Löschen oder Bearbeiten.
    WC_TransactionSettings_Lists_VisibilityDeleteEditAnnotated_202512_Surface_EN.png

Listenelemente bearbeiten

Wer: Super Admin, Admin, Accountant

Das Aktualisieren von Listenelementen hilft dabei, Ihre Tags präzise und für die Teams leicht verständlich zu halten.

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Wählen Sie Anzeigen neben der Option „Listen“.
  4. Wählen Sie die Liste, die Sie bearbeiten möchten, durch Auswahl von Anzeigen.
    WC_TransactionSettings_Lists_Created_ViewAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Wählen Sie das Bearbeiten-Symbol neben dem Element, das Sie aktualisieren möchten.
    WC_TransactionSettings_Lists_EditITemAnnotated_202512_Surface_EN.png
  6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Code, Name oder an der Beschreibung vor und wählen Sie anschließend Speichern.
Tipp: Um einen Tag vollständig zu löschen, wählen Sie das Löschsymbol neben dem Element.

Listen importieren

Wer: Super Admin, Admin, Accountant

Durch den Import können Sie bestehende Strukturen aus Ihrem Buchhaltungssystem oder internen Tools direkt in Soldo übernehmen. Dies erleichtert die Systemabstimmung, reduziert den Einrichtungsaufwand und sorgt für konsistente Tags bei Reporting und Abgleich.

Tipp: Sie können während des Upload-Schritts eine CSV-Vorlage herunterladen.

In eine bestehende Liste importieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie neue Tags zu einer von Ihren Teams bereits genutzten Liste hinzufügen möchten.

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Wählen Sie Anzeigen neben der Option „Listen“.
  4. Wählen Sie Liste importieren.
    WC_TransactionSettings_Lists_Main_ImportAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Wählen Sie Bestehende Liste aktualisieren.
    WC_TransactionSettings_Lists_Main_ImportExistingAnnotated_202512_Surface_EN.png
  6. Wählen Sie im Dropdown die Liste aus, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
  7. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und wählen Sie Weiter. Sie können hier auch eine CSV-Vorlage herunterladen.
Hinweis: Formatieren Sie Ihre CSV-Zeilen wie folgt: Code;ItemName;ItemDescription. Wenn Sie Code oder Beschreibung weglassen, muss dennoch ein Semikolon nach dem Elementnamen stehen.
  1. Nachdem Sie Ihre CSV-Datei hochgeladen haben, sehen Sie eine Zusammenfassung der Änderungen. Wenn alles korrekt ist, wählen Sie Bestätigen, um die neuen Tags zu importieren.
    WC_TransactionSettings_Lists_Main_ImportExistingSummaryAnnotated_202512_Surface_EN.png

Importieren und eine neue Liste erstellen

Wenn Sie Listen extern verwalten, können Sie mit dieser Option eine vollständige Liste erstellen und ihre Tags in einem Schritt importieren.

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Wählen Sie Anzeigen neben der Option „Listen“.
  4. Wählen Sie Liste importieren.
  5. Wählen Sie Neue Liste erstellen.
    WC_TransactionSettings_Lists_Main_ImportNewAnnotated_202512_Surface_EN.png
  6. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie aus, welche Rollen oder Benutzer die Liste sehen dürfen.
  7. Wählen Sie Weiter.
  8. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch. Sie können hier ebenfalls eine CSV-Vorlage herunterladen.
  9. Nachdem Sie Ihre CSV-Datei hochgeladen haben, wird eine Zusammenfassung der neuen Listeneinträge angezeigt. Wenn alles korrekt ist, wählen Sie Bestätigen, um die neuen Tags zu importieren.

Wofür sind die Codes von Listenelementen?

Der Code gibt jedem Tag eine eindeutige Kennung. Codes sind optional, aber besonders hilfreich, wenn Ihre Listen aus einem externen Buchhaltungssystem stammen. Sie ermöglichen der Finanzabteilung eine schnellere Suche und Erkennung, was den Abgleich beschleunigt.

WC_TransactionSettings_Lists_CreateItemNew_CodeAnnotated_202512_Surface_EN.png

Sie können in der Rubrik „Berichte“ auch nach Codes suchen, was das Auffinden markierter Transaktionen erleichtert.

WC_TransactionSettings_Lists_Main_ReportSearchAnnotated_202512_Surface_EN.png

Kann ich Listencodes in heruntergeladenen Berichten sehen?

Ja. Berichte zeigen die Listencodes entweder in separaten Spalten oder zusammen mit dem Elementnamen, abhängig von den gewählten Exporteinstellungen. So bleiben Ihre heruntergeladenen Daten klar und leicht sortierbar.

Für weitere Informationen zu den Berichtseinstellungen lesen Sie: Download transaction reports .

Hinweis: Wenn Tags über eine Buchhaltungsintegration importiert werden, zeigt Soldo den Elementnamen und den Code in einer einzigen Spalte in heruntergeladenen Berichten.

Codes in exported reports

Verfügbarkeit

Wer: Super Admin, Admin, Accountant (Listen konfigurieren). Die Sichtbarkeit der Listen und Tags hängt von den in jeder Liste festgelegten Einstellungen ab.
Preispläne: Standard, Plus, Unlimited
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