Was ist ein benutzerdefinierter Prüfprozess für Ausgaben?
Ein benutzerdefinierter Prüfprozess für Ausgaben gibt dir die Kontrolle über jeden einzelnen Schritt, den eine Ausgabe durchlaufen muss, bevor sie genehmigt wird.
Du kannst mehrstufige Genehmigungsabläufe für Ausgaben erstellen und jeden Schritt individuell an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen. Sowohl Mitarbeiter als auch Genehmiger können den Status einer Ausgabe während des gesamten Genehmigungsprozesses verfolgen, wodurch die Transparenz für alle Beteiligten verbessert wird.
Wenn du einen benutzerdefinierten Prüfprozess in Soldo konfigurierst, optimierst du die Genehmigungen, indem du die richtigen Ausgaben zur richtigen Zeit den richtigen Genehmigern zuweist.
Wie verbessert die Konfiguration eines benutzerdefinierten Prüfprozesses die Transparenz und Kontrolle?
Mit einem benutzerdefinierten Prüfprozess kannst du transparente mehrstufige Genehmigungsabläufe erstellen, die dir eine bessere Kontrolle über die Ausgaben ermöglichen. Mitarbeiter und Genehmiger können den Fortschritt jeder Ausgabe mühelos nachverfolgen und erhalten vollständige Transparenz über den gesamten Genehmigungsprozess. Dies umfasst den Abschlussstatus vorheriger Schritte, den aktuellen Ausgabenstatus und bevorstehende Schritte.
Einen benutzerdefinierten Prüfprozess für Ausgaben hinzufügen
Als Super-Administrator kannst du einen benutzerdefinierten Prüfprozess für Ausgaben konfigurieren, indem du zur Sektion „Ausgaben“ gehst.
1. Wähle im linken Seitenmenü Ausgabenprüfung.
2. Wähle Bearbeiten.
3. Wähle die Registerkarte Prüfprozess.
4. Wähle Prüfprozess hinzufügen.
5. Folge anschließend einfach den 4 Schritten, um deinen Prüfprozess zu konfigurieren.
Schritt 1: Details hinzufügen
Dies ist wichtig, um deinen benutzerdefinierten Prüfprozess zu identifizieren.
Schritt 2: Bedingungen auswählen
Legen Sie die Bedingungen fest, die jede Ausgabe erfüllen muss. Wenn du mehrere Bedingungen festlegst, muss die Ausgabe alle erfüllen, um in den Prüfprozess aufgenommen zu werden.
Schritt 3: Schritte auswählen
Definiere die Schritte zur Überprüfung einer Ausgabe. Wer sollte beispielsweise der Prüfer in jedem Schritt sein? Ein Benutzer mit einer bestimmten Rolle? Eine bestimmte Liste von Benutzern? Du kannst mehrere Schritte mit unterschiedlichen Prüfern festlegen.
Schritt 4: Überprüfung
Nimm dir einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob alle bereitgestellten Informationen korrekt sind.
6. Wähle Prozess bestätigen.
FAQs
Wie viele mehrstufige Genehmigungsabläufe kann ich zu einem benutzerdefinierten Prüfprozess hinzufügen?
So viele, wie du möchtest! Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von mehrstufigen Genehmigungsabläufen zu deinem benutzerdefinierten Prüfprozess hinzufügen. Du kannst auch die Priorität deiner Genehmigungsabläufe festlegen, sodass die Bedingungen eines höher priorisierten Ablaufs Vorrang vor anderen haben.
Welche Bedingungen kann ich festlegen, um zu bestimmen, ob eine Ausgabe eine mehrstufige Genehmigung benötigt?
Du kannst Bedingungen festlegen, die eine Ausgabe erfüllen muss, um in einen mehrstufigen Genehmigungsablauf aufgenommen zu werden. Es gibt eine Vielzahl von Bedingungen, aus denen du wählen kannst, darunter:
- Benutzer
- Zahlungsmethode (Unternehmens- oder Benutzerkarte)
- Wallets (Haupt- oder Firmenkonto)
- Listen
- Ausgabentyp
- Ausgabenkategorie
Du kannst mehrere Bedingungen hinzufügen, indem du Bedingung hinzufügen auswählst.
Hinweis: Wenn du mehrere Bedingungen festlegst, muss eine Ausgabe alle erfüllen, um in den mehrstufigen Genehmigungsablauf aufgenommen zu werden.
Wenn du eine Bedingung entfernen möchtest, wähle einfach das (X)-Symbol neben der Bedingung, die du entfernen möchtest.
Wer kann Ausgaben in den einzelnen Schritten eines benutzerdefinierten Prüfprozesses genehmigen?
Ausgaben können von einer einzelnen Person, einer bestimmten Liste von Benutzern, einem zugewiesenen Vorgesetzten (der auf Benutzerebene festgelegt ist) oder einer bestimmten Rolle (wie SuperAdmin oder Admin) genehmigt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, Genehmiger basierend auf der Unternehmenshierarchie zuzuweisen.
Ist es möglich, mehrere Genehmiger für einen einzelnen Schritt in einem benutzerdefinierten Prüfprozess zuzuweisen?
Ja, du kannst mehreren Genehmigern einen einzelnen Schritt in einem benutzerdefinierten Prüfprozess zuweisen. In diesem Fall muss nur einer der zugewiesenen Genehmiger die Ausgabe überprüfen und genehmigen, bevor sie zum nächsten Schritt im Workflow weitergeleitet wird.
Welche Aktionen können bei jeder Stufe eines benutzerdefinierten Prüfprozesses durchgeführt werden?
Ausgaben können in jeder Stufe eines benutzerdefinierten Prüfprozesses genehmigt, teilweise genehmigt (mit einem vorgeschlagenen Betrag) oder abgelehnt werden. Dies ermöglicht eine effiziente Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass Ausgaben angemessen behandelt werden.
Können Schritte in einem benutzerdefinierten Prüfprozess basierend auf bestimmten Bedingungen automatisiert werden?
Ja! Du kannst Schritte in einem benutzerdefinierten Prüfprozess basierend auf bestimmten Bedingungen automatisieren, einschließlich des Transaktionswerts oder der Vollständigkeit der erforderlichen Informationen.
Zu den Automatisierungsoptionen gehören automatische Genehmigung, automatische Genehmigung nur für Ausgaben innerhalb der Richtlinien und automatische Ablehnung.
Beispielsweise kannst du deinen Prüfprozess so anpassen, dass Transaktionen unter £20/€20 in einem bestimmten Schritt automatisch genehmigt werden, wenn der Benutzer eine Quittung angehängt hat.