Die OCR funktioniert, indem sie Muster von Hell und Dunkel auf einem Dokument analysiert, um bestimmte Formen zu identifizieren, und diese dann mit bekannten Zeichen in einer Datenbank abgleicht. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Bilder klar und mit einem hohen Kontrast zwischen Text und Hintergrund sein. Beim Fotografieren einer Rechnung oder Quittung:
- Verwenden Sie ein Dokument mit klarem Hintergrund, ohne physische Falten, Linien oder Tintenkleckse
- Fotografieren Sie vor einem leeren Hintergrund auf einer ebenen Fläche
- Fotografieren Sie bei natürlichem Licht
- Lassen Sie den Blitz ausgeschaltet, um Blendung zu vermeiden
- Halten Sie die Linse parallel zu den Kanten des Dokuments und richten Sie sie auf die Mitte des Textes
Sobald die Quittung oder Rechnung der Transaktion hinzugefügt wurde, prüft die OCR sie auf Qualität und Konsistenz und gibt dem Mitarbeitenden Feedback:
- Ist das Feedback positiv und das Feedback-Symbol grün, sollte der Mitarbeitende mit dem Ausfüllen der Transaktionsdetails fortfahren.
- Ist das Feedback neutral und das Feedback-Symbol gelb, sollte der Mitarbeitende prüfen, ob der Anhang der richtige für die eingereichte Ausgabe ist. Außerdem sollte geprüft werden, ob die Qualität des Anhangs gut ist und die Angaben auf der Quittung oder Rechnung deutlich sichtbar sind.
- Ist das Feedback negativ und das Feedback-Symbol rot, bedeutet dies, dass der Anhang nicht zur Transaktion passt oder die Qualität des Anhangs schlecht ist. Der Mitarbeitende sollte den Anhang entfernen und einen neuen hochladen.
Die OCR verwendet die Quittung oder Rechnung, um das Feld für den Mehrwertsteuersatz in den Transaktionsdetails vorab auszufüllen. Das Feedback wird direkt unter dem Feld angezeigt:
- Ist das Feedback positiv und das Feedback-Symbol grün, ist die OCR vom Ergebnis überzeugt. Der Mitarbeitende sollte mit dem Ausfüllen der restlichen Transaktionsdetails fortfahren.
- Ist das Feedback neutral und das Feedback-Symbol gelb, ist die OCR vom Ergebnis nicht überzeugt. Der Mitarbeitende sollte prüfen, ob die vorausgefüllten Informationen mit der Quittung oder Rechnung übereinstimmen.
- Ist das Feedback negativ und das Feedback-Symbol rot, konnte die OCR den Mehrwertsteuersatz nicht aus der Quittung oder Rechnung extrahieren. Der Mitarbeitende sollte ihn manuell eingeben, indem er auf „Mehrwertsteuersatz auswählen“ klickt.