Eigenen Out-of-office-Status festlegen
Diese Anleitung beschreibt die Schritte zum Festlegen Ihres eigenen Out-of-office-Status. Sie gilt für alle Benutzer, unabhängig von ihrer Funktion. Für Informationen dazu, wie Sie den Out-of-office-Status für einen anderen Benutzer festlegen, klicken Sie bitte hier.
Der Out-of-office-Status wird über das Benutzerprofil festgelegt. So funktioniert’s:
1. Wählen Sie Ihren Benutzer-Avatar aus.
2. Wählen Sie Out of office festlegen.
Wenn Sie Änderungen an Ihrem Status vornehmen müssen, können Sie Ihr „Out of office“ jederzeit über dieses Benutzermenü verwalten.
3. Verwenden Sie den Kalender, um das Start- und Enddatum festzulegen.
4. Wählen Sie Daten festlegen.
5. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus. Dies ist der Benutzer, an den Sie Aufgaben übertragen möchten, wenn Sie nicht im Büro sind.
Hinweis: Die Liste der Beauftragten enthält Benutzer, die über die erforderlichen Berechtigungen für die Überprüfung von Ausgaben und Anfragen verfügen. Ein Benutzer, der nicht über die individuellen Berechtigungen für die Überprüfung von Ausgaben verfügt, kann nicht ausgewählt werden.
6. Wählen Sie die Aufgaben aus, die die beauftragte Person erledigen soll. Sie können wählen zwischen:
- Nur Ausgaben
- Nur Anfragen
- Ausgaben und Anfragen
7. Wählen Sie Bestätigen, um Ihren Out-of-office-Status festzulegen.
Ihr Out-of-office-Status wird sofort aktualisiert. Ihr aktueller Status wird im Banner im oberen Bereich des Bildschirms angezeigt. Ihren Status finden Sie auch, wenn Sie Ihren Benutzer-Avatar auswählen.
Ein Status wird bis zum ersten Tag Ihres festgelegten Zeitraums als Out of office geplant angezeigt. Anschließend wird er bis zum letzten Tag Ihres festgelegten Zeitraums als Out of office angezeigt.
FAQ
Was passiert, nachdem ich meinen Out-of-office-Status festgelegt habe?
Wenn Sie Ihren Out-of-office-Status festlegen, erhält die von Ihnen ausgewählte beauftragte Person eine E-Mail, in der sie darüber informiert wird, dass Sie sie ausgewählt haben. Die E-Mail für die jeweilige Person enthält die Daten Ihres Abwesenheitszeitraums und die Aufgaben, die Sie übertragen haben.
Die beauftragte Person erhält eine weitere E-Mail, wenn der Abwesenheitszeitraum beginnt. Darin wird sie darüber informiert, dass vorübergehende Berechtigungen erteilt wurden und der Abwesenheitszeitraum begonnen hat. Die Person erhält am Ende des Zeitraums eine weitere E-Mail, in der sie darüber informiert wird, dass die vorübergehenden Berechtigungen entfernt wurden und der Abwesenheitszeitraum abgelaufen ist.
Wer kann „Out of office“ festlegen?
Jeder Benutzer kann unabhängig von seiner Funktion sein eigenes „Out of office“ festlegen. Außerdem können Super-Administratoren und Administratoren den Out-of-office-Status anderer Benutzer hinzufügen oder bearbeiten.
Kann man „Out of office“ auch ohne Übertragung festlegen?
Nein, „Out of office“ ist für die Übertragung von Aufgaben konzipiert und nicht für die Verwaltung der allgemeinen Abwesenheit. Es ermöglicht Vorgesetzten, Teamleitern usw., einen Teil ihrer Aufgaben, zum Beispiel die Überprüfung von Ausgaben und Anfragen, in ihrer Abwesenheit an eine andere Person zu übertragen. Sie können keinen Abwesenheitszeitraum festlegen, ohne eine beauftragte Person auszuwählen.
Muss ein Benutzer die an ihn übertragenen Aufgaben akzeptieren?
Nein, wenn Sie die für die Dauer Ihrer Abwesenheit beauftragte Person auswählen, wird sie automatisch über Ihre Abwesenheit und die von Ihnen übertragenen Aufgaben informiert. Sie erhält am ersten Tag, den Sie für Ihre Abwesenheit ausgewählt haben, um Mitternacht automatisch die Berechtigungen, um die Aufgaben in Ihrem Namen zu erledigen. Diese Berechtigungen werden am letzten Tag um 23:59 Uhr entfernt.
Hinweis: Die Zeiten basieren auf der primären Zeitzone des jeweiligen Marktstaats Ihres Unternehmens.