Ausgaben überprüfen

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Sie können Ausgaben entweder in der Soldo-Web-App oder unterwegs mit der Soldo-Mobile-App überprüfen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie auf die Ausgabenprüfung zugreifen, um Ihre eigenen eingereichten Ausgaben zu verfolgen oder die Ausgaben anderer zu genehmigen.

Tipp: Falls Sie mit der vorherigen Version der Ausgabenprüfung vertraut sind, klicken Sie hier, um zu sehen, was sich geändert hat.

Wir behandeln drei Hauptszenarien:

• Super-Administratoren, die Ausgaben überprüfen und einen vollständigen Überblick über alle Unternehmensausgaben erhalten müssen.
• Manager oder Teamleiter, die die Ausgaben ihres Teams überprüfen müssen.
• Mitarbeiter, die ihre eingereichten Ausgaben nachverfolgen möchten.

Ausgaben als Super-Administrator überprüfen

1. Melden Sie sich in der Web-App an.
2. Gehen Sie zum Bereich „Ausgabenprüfung“, indem Sie im linken Menü Ausgabenprüfung auswählen.
   
   Als Super-Administrator sehen Sie drei Hauptregisterkarten:
   • Meine Ausgaben – Hier sehen Sie Ihre eigenen Ausgaben und können den Überprüfungsstatus jeder Ausgabe einsehen.
   • Überprüfung – Hier sehen Sie die Ausgaben, die Sie genehmigen müssen. Standardmäßig werden nur Ausgaben angezeigt, die sofort überprüft werden müssen.
   • Alle – Hier können Sie den Prüfprozess aller Unternehmensausgaben einsehen, selbst wenn Sie nicht direkt an der Überprüfung beteiligt sind.
     
     
3. Um mit der Überprüfung von Ausgaben zu beginnen, wählen Sie die Registerkarte Überprüfung.
   Sie sehen alle Ausgaben, die sofort überprüft werden müssen. Sie können zusätzliche Filter anwenden, um Ausgaben nach Datum anzuzeigen oder alle Ausgaben zu sehen, an denen Sie im Prüfprozess beteiligt sind.
4. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste, um dessen Ausgaben einzusehen.
   Tipp: Die farbigen Balken bieten Ihnen auf einen Blick eine Übersicht über den aktuellen Status der Ausgaben eines Benutzers. So sehen Sie sofort, ob Informationen fehlen oder eine Ausgabe zur Überprüfung bereit ist.
5. Wählen Sie die Ausgabe aus, die Sie überprüfen möchten.
   
6. Überprüfen Sie die Ausgabendetails und Anhänge, und treffen Sie Ihre Entscheidung, indem Sie Genehmigen oder Ablehnen auswählen.
   Tipp: Sie können weitere Informationen anfordern, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, indem Sie Info anfordern auswählen. Anschließend können Sie eine personalisierte Nachricht eingeben, die direkt an den Benutzer gesendet wird. Weitere Informationen zur Anforderung von Informationen finden Sie in diesem Artikel: Weitere Informationen bei der Überprüfung von Ausgaben anfordern

Ausgaben als Super-Administrator überprüfen

1. Melden Sie sich in der Web-App an.
2. Navigieren Sie zur Ausgabenprüfung, indem Sie im linken Menü Ausgabenprüfung auswählen.
   
   Als Super-Administrator sehen Sie drei Hauptregisterkarten:
   • Meine Ausgaben – Sie sehen Ihre eigenen Ausgaben und können den Überprüfungsstatus jeder Ausgabe einsehen.
   • Prüfung – Sie sehen die Ausgaben, die Sie überprüfen müssen. Standardmäßig werden nur Ausgaben angezeigt, die sofort überprüft werden müssen.
   • Alle – Sie können den Prüfprozess für alle Unternehmensausgaben einsehen, auch wenn Sie nicht direkt daran beteiligt sind.
     
     
3. Um mit der Überprüfung zu beginnen, wählen Sie die Registerkarte Prüfung.
   Sie sehen alle Ausgaben, die jetzt überprüft werden müssen. Sie können zusätzliche Filter anwenden, um Ausgaben nach einem bestimmten Datum zu sortieren oder alle Ausgaben anzuzeigen, an denen Sie im Prüfprozess beteiligt sind.
4. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste, um dessen Ausgaben anzuzeigen.
   Tipp: Die farbigen Balken geben Ihnen auf einen Blick eine Übersicht über den aktuellen Status der Ausgaben jedes Benutzers. So können Sie schnell erkennen, ob Angaben fehlen oder eine Ausgabe überprüfungsbereit ist.
5. Wählen Sie die Ausgabe aus, die Sie überprüfen möchten.
   
6. Überprüfen Sie die Ausgabendetails und eventuelle Anhänge, und treffen Sie Ihre Entscheidung, indem Sie Genehmigen oder Ablehnen auswählen.
   Tipp: Sie können zusätzliche Informationen anfordern, bevor Sie eine Entscheidung treffen, indem Sie Info anfordern auswählen. Sie können dann eine persönliche Nachricht eingeben, die direkt an den Benutzer gesendet wird.

Mehrere Ausgaben gleichzeitig als Super-Administrator prüfen

Sie können jede Ausgabe einzeln prüfen, wie im obigen Leitfaden beschrieben, oder Sie können Entscheidungen für mehrere Ausgaben gleichzeitig treffen. So geht’s:

1. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus, um seine Ausgaben anzuzeigen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Ausgabe, die Sie überprüfen möchten.
   
3. Sie können dann Genehmigen, Ablehnen oder Info anfordern für alle ausgewählten Ausgaben.
   

Ausgaben als Manager prüfen

Als Manager oder Teamleiter können Sie die Funktion zur Ausgabenprüfung in der Web- und mobilen App nutzen, um Ihnen zugewiesene Ausgaben zu überprüfen.

So funktioniert es in der Web-App:

1. Melden Sie sich an.
2. Wechseln Sie zu Ihrer richtigen Rolle.
   Hinweis: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechseln von Rollen in der Web- und mobilen App finden Sie in diesem Artikel: Wie wechsle ich die Rolle in der Web- und mobilen App?
3. Wählen Sie Ausgabenprüfung im linken Menü aus.
   Als Manager sehen Sie zwei Registerkarten:
   
   
   • Meine Ausgaben – Sie sehen Ihre eigenen Ausgaben und können den Prüfstatus jeder Ausgabe überprüfen.
   • Prüfung – Sie sehen die Ausgaben, die Sie überprüfen müssen. Standardmäßig werden nur Ausgaben angezeigt, die sofort überprüft werden müssen.
     
     
4. Wählen Sie die Registerkarte Prüfung aus.
   
5. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus, um seine Ausgaben anzuzeigen.
   Tipp: Die farbigen Balken geben Ihnen auf einen Blick eine Übersicht über den aktuellen Status der Ausgaben jedes Benutzers, sodass Sie schnell erkennen können, ob Informationen fehlen oder eine Ausgabe zur Prüfung bereit ist.
6. Wählen Sie die Ausgabe aus, die Sie überprüfen möchten.
   
7. Überprüfen Sie die Details der Ausgabe und eventuelle Anhänge, und treffen Sie Ihre Entscheidung, indem Sie Genehmigen oder Ablehnen auswählen.
   Tipp: Sie können zusätzliche Informationen anfordern, bevor Sie eine Entscheidung treffen, indem Sie Info anfordern auswählen. Sie können dann eine persönliche Nachricht eingeben, die direkt an den Benutzer gesendet wird.

Ausgaben als Mitarbeiter verfolgen

Als Mitarbeiter können Sie Ihre Ausgaben verfolgen und sehen, in welcher Phase des Prüfprozesses sie sich befinden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie auf eine Erstattung für vorgestreckte Kosten oder eine Kilometerpauschale warten.

So können Sie Ihre Ausgaben in der Web-App anzeigen und nachverfolgen:

1. Melden Sie sich an.
2. Wählen Sie im linken Menü Ausgaben > Ausgabenprüfung.
   
3. Ihre Ausgaben werden unter der Registerkarte Meine Ausgaben angezeigt. Sie können Ihre Ausgaben nach Datum, Genehmigungsstatus oder anderen Filtern sortieren.
   
4. Wählen Sie eine Ausgabe aus der Liste aus, um die Transaktionsdetails anzuzeigen.
   
5. Falls Sie den Fortschritt der Prüfung sehen möchten, wechseln Sie zur Registerkarte Prüfprozess.
   

Was ist neu?

Die Ausgabenprüfung ist nun in drei Registerkarten unterteilt anstatt nach Monaten:

• Meine Ausgaben → Verfolgen Sie Ihre eingereichten Ausgaben.
• Prüfung → Sehen Sie die Ausgaben, die Sie genehmigen müssen.
• Alle → Administratoren können alle Unternehmensausgaben einsehen.

Dieses Update macht die Verfolgung und Genehmigung von Ausgaben schneller und übersichtlicher. Es handelt sich um eine visuelle Verbesserung – die bestehende Logik der Ausgabenprüfung bleibt unverändert. Erfahren Sie unten mehr über die neuen Anpassungen an der Registerkarten-Anordnung.

Neue Registerkarten-Anordnung

Registerkarte Meine Ausgaben

• Sehen Sie Ihre eigenen eingereichten Ausgaben.
• Verfolgen Sie wer sie überprüft und ihren Status.

Wer kann diese Registerkarte sehen?

Alle Soldo-Benutzer haben Zugriff auf die Registerkarte Meine Ausgaben. Das bedeutet, dass jeder Benutzer seine eingereichten Ausgaben problemlos nachverfolgen kann.

Was können Sie in dieser Registerkarte sehen?

Eine Liste einzelner Transaktionen, einschließlich vorgestreckter Kosten und Kilometererstattungen.

Registerkarte Prüfung

• Sehen Sie nur Ausgaben, die Ihnen zur Genehmigung zugewiesen wurden.
• Der Standardfilter zeigt nur Ausgaben an, die sofort überprüft werden müssen.
• Passen Sie die Filter an, um frühere oder ausstehende Überprüfungen anzuzeigen.

Wer kann diese Registerkarte sehen?

Alle Benutzer können die Registerkarte Prüfung sehen, aber nur diejenigen mit zugewiesenen Ausgaben zur Überprüfung werden Inhalte darin sehen. Dazu gehören Benutzer mit Rollen, die mit Prüfungsworkflows verknüpft sind, oder Benutzer, die explizit für die Prüfung bestimmter Ausgaben zugewiesen wurden.

Was können Sie in dieser Registerkarte sehen?

Eine Liste von Transaktionen, gruppiert nach Benutzer. Standardmäßig sind nur Ausgaben sichtbar, die sofort überprüft werden müssen. Sie können optional auch Ausgaben anzeigen, die sich noch im Prüfprozess befinden, aber noch nicht zur Genehmigung an Sie weitergeleitet wurden, indem Sie den Filter Im Prüfprozess auswählen.

Hinweis: Als Super-Administrator sehen Sie nicht alle zu überprüfenden Ausgaben in dieser Registerkarte. Sie sehen nur die Ihnen zugewiesenen Ausgaben.

Registerkarte Alle

• Erhalten Sie vollständige Transparenz über alle Ausgaben.
• Super-Administratoren können eingreifen und jede Transaktion genehmigen oder ablehnen.

Wer kann diese Registerkarte sehen?

Super-Administratoren und Administratoren können diese Registerkarte sehen und erhalten so vollständige Transparenz über alle Ausgaben, unabhängig davon, ob sie Teil des Prüfprozesses sind oder nicht.

Was können Sie in dieser Registerkarte sehen?

Sie sehen eine Liste von Transaktionen, gruppiert nach Benutzer. Super-Administratoren können einen Benutzer auswählen, um dessen Transaktionen anzuzeigen, und dann einzelne Transaktionen auswählen, um in den Prüfprozess der Ausgaben einzugreifen.

Hinweis: Als Super-Administrator können Sie in der Registerkarte Alle keine Massenaktionen durchführen. Massenaktionen sind nur für Prüfer in der Registerkarte Prüfung verfügbar.