Der automatische Export optimiert die Art und Weise, wie Transaktionen von Soldo in dein Buchhaltungssystem exportiert werden. Anstatt Transaktionen manuell zu exportieren, kannst du den Prozess basierend auf vordefinierten Bedingungen automatisieren und so einen nahtlosen End-to-End-Workflow gewährleisten.
Hinweis: Der automatische Export erfordert, dass eine Buchhaltungsintegration in deinem Konto eingerichtet ist. Falls du noch keine eingerichtet hast und mehr erfahren möchtest, sieh dir unseren Bereich Integrationen an, um loszulegen. Falls du bereits eine Buchhaltungsintegration mit Soldo eingerichtet hast und bereit bist, den automatischen Export zu aktivieren, sieh dir diese Anleitung an: Wie richte ich den automatischen Export für eine bestehende Integration ein?
Warum den automatischen Export nutzen?
Das manuelle Überprüfen und Exportieren von Transaktionen kann mühsam sein. Mit dem automatischen Export wird eine Transaktion, sobald sie die festgelegten Bedingungen erfüllt, automatisch an deine Buchhaltungsintegration gesendet, sodass du dich auf strategische Aufgaben konzentrieren kannst.
Wie funktioniert es?
Du kannst den automatischen Export direkt in den Integrationseinstellungen aktivieren. Nach der Einrichtung werden Transaktionen, die die festgelegten Bedingungen erfüllen, täglich um 01:00 Uhr UTC automatisch exportiert.
Welche Integrationen unterstützen den automatischen Export?
Diese Funktion ist für alle direkten Buchhaltungsintegrationen verfügbar, darunter:
- Xero
- QuickBooks
- NetSuite
- Sage Business Cloud
- Exact Online
- Microsoft Dynamics 365
Welche Bedingungen können festgelegt werden?
Du kannst spezifische Kriterien für den automatischen Export definieren, z. B.:
- Erforderliche Details (über die Erinnerungsfunktion)
Stelle sicher, dass alle erforderlichen Buchhaltungsinformationen wie Anhänge, Ausgabenkategorie, Listen usw. für jede Transaktion vorhanden sind.
- Überprüfungsstatus der Ausgaben
Du kannst festlegen, dass nur Transaktionen exportiert werden, die einen bestimmten Überprüfungsstatus haben. Zur Auswahl stehen:
- Die Transaktion kann einen beliebigen Überprüfungsstatus haben
- Die Transaktion muss den Status "Genehmigt" haben
- Die Transaktion muss genehmigt sein und in einem Spesenbericht enthalten sein
- Art der Ausgaben
Lege fest, welche Arten von Ausgaben automatisch exportiert werden sollen. Du kannst jede beliebige Kombination aus folgenden Optionen wählen:
- Reisen & Unterhaltung
- Geschäftsausgaben
- Private Ausgaben
Hinweis: Transaktionen müssen alle festgelegten Bedingungen erfüllen, um in den automatischen Export aufgenommen zu werden. Dies schließt auch Bedingungen ein, die von der gewählten Integration erforderlich sind. Während der Einrichtung oder in den Integrationseinstellungen unter dem Tab "Transaktionsregeln" kannst du sehen, welche Bedingungen erforderlich sind.
Wo du die für deine Integration erforderlichen Bedingungen während der Einrichtung findest:
Wo du die für deine Integration erforderlichen Bedingungen findest, wenn sie bereits eingerichtet ist:
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich den automatischen Export nutzen, wenn meine Buchhaltungsintegration bereits eingerichtet ist?
Ja! Obwohl der automatische Export während der Ersteinrichtung einer Buchhaltungsintegration konfiguriert werden kann, ist es auch möglich, ihn nachträglich zu aktivieren. Sieh dir diese Anleitung an, um mehr über die Einrichtung zu erfahren.
Welche Transaktionen werden exportiert?
- Nur Transaktionen, die das Gesamtsaldo deines Soldo-Kontos beeinflussen, sind exportierbar. Interne Überweisungen sowie aus eigener Tasche bezahlte, Nullbetrags- und nicht abgewickelte Transaktionen werden nicht exportiert.
- Nur Transaktionen, die sowohl die Bedingungen des automatischen Exports als auch die Anforderungen der ausgewählten Integration erfüllen, werden exportiert.
Wie oft wird der automatische Export ausgeführt?
Der automatische Export wird einmal täglich um 01:00 UTC durchgeführt. Alle Transaktionen, die die festgelegten Bedingungen erfüllen, werden zu diesem Zeitpunkt in dein Buchhaltungssystem exportiert.
Kann ich den Exportzeitplan ändern?
Derzeit kann der Exportzeitplan nicht geändert werden. Der tägliche Export um 01:00 UTC ist für alle Kunden, die die Funktion des automatischen Exports nutzen, festgelegt.
Was kann ich tun, wenn eine Transaktion nicht automatisch exportiert wird?
Hier sind einige Dinge, die du überprüfen kannst:
Bedingungen
Der automatische Export exportiert nur Transaktionen, die die in den Transaktionsregeln festgelegten Bedingungen erfüllen. Wenn du beispielsweise „Erforderliche Details müssen ausgefüllt sein“ aktiviert hast, werden nur Transaktionen exportiert, die diese Bedingung erfüllen. Weitere Informationen zu Erinnerungen und Transaktionsregeln findest du in diesem Artikel: Was sind „Erinnerungen“ und wie funktionieren sie?
Überprüfungsstatus der Ausgaben
Überprüfe, ob die Transaktionen den von dir definierten Überprüfungsstatus erfüllen. Du kannst beim Aktivieren des automatischen Exports zwischen drei Optionen wählen:
- Die Transaktion kann einen beliebigen Überprüfungsstatus haben
- Die Transaktion muss den Status „Genehmigt“ haben
- Die Transaktion muss genehmigt und in einem Spesenbericht enthalten sein
Wenn ich den automatischen Export aktiviere, kann ich weiterhin manuell exportieren?
Ja! Falls du einige Transaktionen manuell exportieren möchtest, ist das weiterhin möglich. Der automatische Export wurde entwickelt, um wiederholte manuelle Exporte zu vermeiden, aber die manuelle Exportfunktion bleibt auch dann verfügbar, wenn der automatische Export aktiviert ist.