Den Genehmigungsprozess für Ausgaben reibungslos am Laufen zu halten, kann eine Herausforderung sein. Ohne zeitnahe Genehmigungen können Finanzteams Verzögerungen erleiden, und Mitarbeitende könnten nicht rechtzeitig erstattet werden. Erinnerungen für Prüfer sind automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, die nahtlos mit den Funktionen Erinnerungen und Ausgabenprüfung zusammenarbeiten. Sie stellen sicher, dass Mitarbeitende alle erforderlichen Informationen bereitstellen und Prüfer ihre Genehmigungen rechtzeitig abschließen.
Wer kann Erinnerungen für Prüfer einrichten?
Super Admins, Admins und Buchhalter mit einem geeigneten Plan können diese Funktion im Bereich Ausgabenprüfung aktivieren und konfigurieren.
Hinweis: Bevor du Erinnerungen für Prüfer einrichten kannst, stelle sicher, dass du die Funktion Ausgabenprüfung eingerichtet und aktiviert hast.
Wie unterscheiden sich Erinnerungen für Prüfer von Standard-Erinnerungen?
Erinnerungen helfen Ausgabenverantwortlichen, ihre Ausgaben zu vervollständigen, indem sie sie daran erinnern, alle erforderlichen Details wie Belege und Ausgabenkategorien einzugeben. Sie senden außerdem E-Mail-Benachrichtigungen sowohl vor als auch am Stichtag, damit keine Fristen versäumt werden. Erinnerungen für Prüfer helfen hingegen dabei, offene Genehmigungen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Ausgaben reibungslos und ohne Verzögerungen durch den Prozess laufen.
| Erinnerungen | Erinnerungen für Prüfer | |
| Wer erhält die Erinnerungen? | Ausgabenverantwortliche | Prüfer |
| Zweck |
Erinnern Ausgabenverantwortliche daran, ihre Transaktionen mit allen erforderlichen Informationen zu vervollständigen. Zwei E-Mails senden, um Nutzer an unvollständige Ausgaben zu erinnern: eine am Stichtag und eine im Voraus. |
E-Mail-Erinnerungen an Prüfer senden, um sie darauf hinzuweisen, dass sie Ausgaben prüfen müssen. |
Wie oft werden Erinnerungen gesendet?
Das entscheidest du! Mit Erinnerungen für Prüfer kannst du festlegen, wann und wie oft die Erinnerungen gesendet werden.
Wie erhalte ich die Erinnerungen?
Wir senden die Erinnerungen an deine E-Mail-Adresse. Je nach Konfiguration kannst du Folgendes in der Erinnerungs-E-Mail erwarten:
Kann ich Erinnerungen für Prüfer ohne Erinnerungen verwenden?
Ja! Falls du Erinnerungen nur an Prüfer und nicht an Ausgabenverantwortliche senden möchtest, musst du die Erinnerungsfunktion nicht aktivieren. Wenn du Erinnerungen für Prüfer allein verwendest, erhalten Prüfer Benachrichtigungen unabhängig davon, welche Details der Ausgabenverantwortliche zur Transaktion hinzugefügt hat.
Wenn du jedoch Erinnerungen für Prüfer mit Erinnerungen kombinierst, benachrichtigen wir Prüfer nur, wenn alle erforderlichen Details hinzugefügt wurden, um unnötige E-Mails zu reduzieren. Falls du Erinnerungen für alle Ausgaben erhalten möchtest, einschließlich derjenigen mit fehlenden Details, kannst du dies in den Einstellungen ändern.
Wer erhält die Erinnerungen?
Erinnerungen werden nur an Prüfer gesendet, die noch ausstehende Prüfungen haben. Standardmäßig senden wir Erinnerungen nur für Ausgaben, die alle erforderlichen Details enthalten. Falls du auch Erinnerungen für unvollständige oder noch nicht prüffähige Ausgaben aktivieren möchtest, kannst du dies während der Einrichtung konfigurieren.
Was passiert, wenn ein Prüfer abwesend ist? Wer erhält die Erinnerung?
Falls ein Prüfer abwesend ist und seine Aufgaben an eine andere Person delegiert hat, erhalten sowohl der ursprüngliche Prüfer als auch sein Vertreter eine Erinnerung zu den zu prüfenden Ausgaben. So wird sichergestellt, dass keine Aufgaben übersehen werden. Erfahre mehr über die Abwesenheitsfunktion in diesem Artikel: Was ist die Abwesenheitsfunktion?