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Wenn Sie die Erinnerungsfunktion nutzen, können Sie eine Anfrage an einen Mitarbeitenden senden, um fehlende Pflichtinformationen beim Überprüfen von Ausgaben zu vervollständigen.
Was ist der Unterschied zwischen „Fehlende Informationen anfordern“ und „Erinnerungen“?
Erinnerungen
Wenn Sie die Erinnerungsfunktion einrichten, legen Sie einen Zeitplan für folgende Erinnerungen fest:
- Erinnerungs-E-Mail zur Frist
- Erinnerungs-E-Mail vor der Frist
Automatische E-Mails werden an alle Nutzer gesendet, die die in den Transaktionsregeln festgelegten Details nicht ausgefüllt haben. Die E-Mails werden basierend auf dem von Ihnen festgelegten Zeitplan für die Erinnerungen zur Frist und vor der Frist versendet. Sie können optional eine Liste mit ausgenommenen Nutzern hinzufügen, die keine automatischen E-Mails erhalten.
Weitere Informationen zu Erinnerungen finden Sie in diesem Artikel: Was sind Erinnerungen und wie funktionieren sie?
Fehlende Informationen anfordern
Während der Überprüfung von Ausgaben können Sie eine manuelle Erinnerungs-E-Mail an einen Mitarbeitenden senden. Dadurch wird der Mitarbeitende darauf hingewiesen, dass er oder sie die Pflichtangaben für die Ausgaben vervollständigen muss. Die Mitarbeitenden erhalten weiterhin die automatischen E-Mails, die Sie in den Erinnerungen eingerichtet haben, aber die Funktion Fehlende Informationen anfordern gibt Prüfern die Möglichkeit, eine sofortige Erinnerung zu senden.
Die Mitarbeitenden erhalten dieselbe E-Mail, die von der automatischen Erinnerungsfunktion gesendet wird. Zusätzlich können Sie zuvor ausgenommene Mitarbeitende dennoch benachrichtigen. Wenn Sie beispielsweise bestimmte Mitarbeitende ursprünglich ausgenommen haben, ihnen aber jetzt eine Erinnerung manuell senden möchten, können Sie dies mit der Funktion Fehlende Informationen anfordern tun.
So fordern Sie fehlende Informationen über die Web-App an
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Wählen Sie im linken Menü Ausgaben > Ausgabenprüfung.
- Wählen Sie den Nutzer aus.
- Wählen Sie Fehlende Informationen anfordern.
Hinweis: Die Erinnerung wird nur an den Mitarbeitenden gesendet, dessen Transaktionen Sie gerade einsehen. - Bestätigen Sie, indem Sie Fehlende Informationen anfordern auswählen.
- Wir senden dem Mitarbeitenden eine E-Mail mit der Anzahl der Transaktionen, bei denen Pflichtinformationen fehlen, sowie Anweisungen zum Vervollständigen der Angaben.
Hinweis: Wenn die Erinnerungsfunktion nicht eingerichtet wurde, erhalten Sie die Meldung "Es gibt keine aktive Erinnerung" und es wird keine E-Mail gesendet. Sie können in diesem Artikel erfahren, wie Sie Erinnerungen einrichten: Was sind Erinnerungen und wie funktionieren sie?
So fordern Sie fehlende Informationen über die Mobile-App an
- Melden Sie sich in der Mobile-App an.
- Tippen Sie im unteren Navigationsmenü auf Konto.
- Tippen Sie auf Ausgabenprüfung.
- Tippen Sie auf den Nutzer.
- Tippen Sie auf Erinnerung senden.
Hinweis: Die Erinnerung wird nur an den Mitarbeitenden gesendet, dessen Transaktionen Sie gerade einsehen. - Bestätigen Sie, indem Sie Ja, senden auswählen.
- Wir senden dem Mitarbeitenden eine E-Mail mit der Anzahl der Transaktionen, bei denen Pflichtinformationen fehlen, sowie Anweisungen zum Vervollständigen der Angaben.
Hinweis: Wenn die Erinnerungsfunktion nicht eingerichtet wurde, erhalten Sie die Meldung "Es gibt keine fehlenden Anforderungen" und es wird keine E-Mail gesendet. Sie können in diesem Artikel erfahren, wie Sie Erinnerungen einrichten: Was sind Erinnerungen und wie funktionieren sie?
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet „fehlende Informationen“?
Fehlende Informationen bezieht sich auf alle Angaben, die in der Sektion Transaktionsregeln der Erinnerungsfunktion als erforderlich festgelegt wurden.