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Auslagenerstattung hinzufügen

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Was sind Barauslagen?

Barauslagen sind Ausgaben, die mit einer privaten Zahlungsmethode oder einer anderen Firmenkarte getätigt wurden, die nicht mit Soldo verknüpft ist. Dies kann vorkommen, wenn ein:e Mitarbeiter:in seine/ihre Soldo-Karte vergisst oder auf Reisen keinen Zugriff auf ein Gerät hat. Durch das Erfassen dieser Transaktionen in Soldo können Unternehmen alle geschäftlichen Ausgaben nachverfolgen und sicherstellen, dass Mitarbeitende schnell und korrekt erstattet werden.

Erstattungen für Barauslagen können über die Funktion Überweisungen verwaltet werden. Um zu erfahren, wie Sie Mitarbeitenden eine Erstattung über die Funktion Überweisungen auszahlen können, lesen Sie diesen Artikel: Mitarbeitende für Barauslagen erstatten.

Barauslagen unterliegen dem Ausgabenprüfungsprozess Ihres Unternehmens, genau wie jede andere Transaktion. Damit sie berücksichtigt werden, muss Ihr Prüfungsworkflow Bedingungen enthalten für:

  • Private Zahlungsmethode
  • Andere Firmenmethode

Diese Bedingungen sollten im Abschnitt "Bedingungen" Ihres Prüfungsworkflows festgelegt werden. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Workflows finden Sie unter Ausgabenprüfungsprozess konfigurieren.

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Wer kann Barauslagen hinzufügen?

Standardmäßig können alle Soldo-Nutzer:innen eine Barauslage erfassen, wenn die Funktion im Konto aktiviert ist. Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung "Darf Transaktionen hinzufügen" erteilen, damit Nutzer:innen Barauslagen erfassen können.

So fügen Sie eine Barauslage in der Web-App hinzu

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
  2. Wählen Sie im linken Menü Nutzer:innen.
  3. Wählen Sie Ihren Namen aus der Liste.
  4. Gehen Sie zum Tab Transaktionen.
  5. Wählen Sie Transaktion hinzufügen.
    WC_Expense_OutOfPocket_AddTransactionAnnotated_202503_EN.webp
  6. Wählen Sie Barauslage.
    WC_Expense_OutOfPocket_OutOfPocketAnnotated_202503_EN.webp
  7. Füllen Sie die Transaktionsdetails aus:
    • Beleg (falls vorhanden)
    • Datum und Uhrzeit
    • Name des Händlers
    • Ausgabenkategorie (falls zutreffend)
    • Betrag und Währung
    • Mehrwertsteuersatz (falls zutreffend)
    • Zahlungsmethode: wählen Sie entweder Private Zahlungsmethode oder Andere Firmenmethode
    • Relevante Notizen
  8. Wählen Sie Absenden.

Hinweis: Wenn Sie keinen Zahlungsnachweis haben, aktivieren Sie das Kästchen „Ich habe keinen Zahlungsnachweis“ und fügen Sie eine kurze Erklärung im Notizfeld hinzu.

So fügen Sie eine Barauslage in der mobilen App hinzu

Wenn Sie Zugriff auf die Soldo Mobile App haben, können Sie Ihre Barauslagen auch unterwegs direkt über die App erfassen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Barauslagen

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Was sind Barauslagen?

Barauslagen sind Ausgaben, die mit einer privaten Zahlungsmethode oder einer anderen Firmenkarte getätigt wurden, die nicht mit Soldo verknüpft ist. Dies kann vorkommen, wenn ein:e Mitarbeiter:in seine/ihre Soldo-Karte vergisst oder auf Reisen keinen Zugriff auf ein Gerät hat. Durch das Erfassen dieser Transaktionen in Soldo können Unternehmen alle geschäftlichen Ausgaben nachverfolgen und sicherstellen, dass Mitarbeitende schnell und korrekt erstattet werden.

Erstattungen für Barauslagen können über die Funktion Überweisungen verwaltet werden. Um zu erfahren, wie Sie Mitarbeitenden eine Erstattung über die Funktion Überweisungen auszahlen können, lesen Sie diesen Artikel: Mitarbeitende für Barauslagen erstatten.

Barauslagen unterliegen dem Ausgabenprüfungsprozess Ihres Unternehmens, genau wie jede andere Transaktion. Damit sie berücksichtigt werden, muss Ihr Prüfungsworkflow Bedingungen enthalten für:

  • Private Zahlungsmethode
  • Andere Firmenmethode

Diese Bedingungen sollten im Abschnitt "Bedingungen" Ihres Prüfungsworkflows festgelegt werden. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Workflows finden Sie unter Ausgabenprüfungsprozess konfigurieren.

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Wer kann Barauslagen hinzufügen?

Standardmäßig können alle Soldo-Nutzer:innen eine Barauslage erfassen, wenn die Funktion im Konto aktiviert ist. Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung "Darf Transaktionen hinzufügen" erteilen, damit Nutzer:innen Barauslagen erfassen können.

So fügen Sie eine Barauslage in der Web-App hinzu

  1. Melden Sie sich in der Web-App an.
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  4. Gehen Sie zum Tab Transaktionen.
  5. Wählen Sie Transaktion hinzufügen.
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  6. Wählen Sie Barauslage.
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  7. Füllen Sie die Transaktionsdetails aus:
    • Beleg (falls vorhanden)
    • Datum und Uhrzeit
    • Name des Händlers
    • Ausgabenkategorie (falls zutreffend)
    • Betrag und Währung
    • Mehrwertsteuersatz (falls zutreffend)
    • Zahlungsmethode: wählen Sie entweder Private Zahlungsmethode oder Andere Firmenmethode
    • Relevante Notizen
  8. Wählen Sie Absenden.

Hinweis: Wenn Sie keinen Zahlungsnachweis haben, aktivieren Sie das Kästchen „Ich habe keinen Zahlungsnachweis“ und fügen Sie eine kurze Erklärung im Notizfeld hinzu.

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