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Spesenberichte bieten eine klare, herunterladbare Übersicht über Mitarbeiterausgaben, die im Rahmen des Ausgabenprüfungsprozesses überprüft wurden. Diese Berichte sind besonders nützlich zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zur Nachverfolgung von Geschäftskosten und zur Erstattung von Auslagen, die Mitarbeitende im Namen des Unternehmens getätigt haben.
Was ist ein Spesenbericht?
Ein Spesenbericht ist ein herunterladbares Dokument, das eine kategorisierte Liste überprüfter und exportierter Ausgaben eines bestimmten Mitarbeitenden enthält. Sobald du die Transaktionen ausgewählt hast, die du im Spesenbericht aufnehmen möchtest, kannst du ihn im Bereich Spesenberichte herunterladen. Spesenberichte mit dem Status "Nicht verarbeitet" können als PDF, XLSX oder CSV heruntergeladen werden. Berichte mit dem Status "Verarbeitet" sind nur als nicht bearbeitbare PDF-Datei verfügbar.
Wenn eine der Ausgaben erstattet werden muss, kannst du Mitarbeitenden auch direkt im Bereich Spesenberichte erstatten. Weitere Informationen zur Erstattung findest du in diesem Artikel: Mitarbeitende für aus eigener Tasche getätigte Transaktionen erstatten.
Wer kann Spesenberichte erstellen?
Alle Personen mit der Berechtigung, Spesenberichte zu prüfen und zu erstellen – wie Super-Admins, Admins, Teamleiter und Buchhalter – können Spesenberichte generieren. Wenn du benutzerdefinierte Rollen verwendest, stelle sicher, dass du die entsprechende Berechtigung ("Kann Ausgaben prüfen und Spesenberichte erstellen") zu den Rollen hinzufügst, für die diese Funktion verfügbar sein soll.
Wie erstellt man einen Spesenbericht für eine:n Mitarbeiter:in
- Wähle im linken Menü Ausgaben > Ausgabenprüfung.
- Wechsle zum Tab Prüfen.
-
Wähle die Person aus, deren Ausgaben du im Bericht einfügen möchtest.
- Wechsle zum Tab Geprüft.
Hinweis: Es können nur Transaktionen exportiert werden, die bereits überprüft wurden. Weitere Infos zur Prüfung findest du hier: Ausgaben prüfen.
- Aktiviere das Kontrollkästchen neben jeder Transaktion, die du im Bericht aufnehmen möchtest. Jede ausgewählte Transaktion wird in einem einzigen Spesenbericht aufgeführt.
- Klicke auf Exportieren.
- Geschafft! Du hast den Spesenbericht erstellt. Die Transaktionen werden in den Tab Exportiert verschoben und du kannst den Spesenbericht herunterladen im Bereich Spesenberichte.
Wie lade ich den Spesenbericht als PDF herunter?
- Wähle im linken Menü Ausgaben > Spesenbericht.
- Aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Bericht, den du herunterladen möchtest.
Tipp: Wenn du viele Berichte hast und schnell einen bestimmten findest, nutze den Filter Transaktionsverantwortliche:r. - Klicke auf Exportieren.
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Wähle das Dateiformat für den Export aus.
Hinweis: Spesenberichte mit dem Status "Verarbeitet" können nur als nicht bearbeitbares PDF heruntergeladen werden. Für "Nicht verarbeitet" stehen PDF, XLSX oder CSV zur Verfügung.
- Wenn du PDF wählst, wähle aus, was im Bericht enthalten sein soll:
- Nur Transaktionen
- Transaktionen und Anhänge (z. B. Belege)
- Klicke auf Exportieren.
- Deine Datei wird generiert und steht anschließend zum Download bereit.
Hinweis: In den Formaten XLSX und CSV sind folgende Informationen enthalten:
- Mit Unternehmensmitteln bezahlt: Gesamtbetrag genehmigter Ausgaben mit Firmengeldern.
- Erstattung für Barauslagen: Gesamtbetrag genehmigter Rückerstattungen für private Ausgaben.
- Kilometergeld: Gesamtbetrag genehmigter Kilometererstattungen.
- Dem Unternehmen geschuldet: Gesamtsumme abgelehnter Ausgaben mit Firmengeldern, die zurückgezahlt werden müssen.