Rechnungsfelder helfen Ihnen, wichtige Informationen aus Ihren Lieferantenrechnungen zu erfassen und direkt mit Ihren Transaktionen zu verknüpfen. Das bedeutet weniger manuelle Eingaben, bessere Datenkonsistenz und genauere Berichte. Wenn Sie OCR (Optische Zeichenerkennung) verwenden, extrahieren wir diese Informationen sogar automatisch für Sie, wenn Sie Ihre Rechnung hochladen.
Sie können Ihre Rechnungsfelder-Konfiguration in einem neuen Bereich der Web-App namens Transaktionsfelder verwalten. Wir haben auch einige bestehende Funktionen hierher verschoben, sodass Sie jetzt einen zentralen Ort haben, an dem Sie verwandte Felder für die Anreicherung von Transaktionen verwalten können.
Hinweis: Wir haben die Funktion Listen in den neuen Bereich Transaktionsfelder verschoben. Sie finden sie jetzt unter Konfigurieren > Transaktionsfelder > Listen.
Was sind Rechnungsfelder?
Wenn Sie Rechnungsfelder aktivieren, sehen Sie ein neues Panel bei Ihren Transaktionen namens Rechnungsdetails. Hier können Sie vier Arten von Rechnungsdaten hinzufügen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bestellnummer (PO, Purchase Order)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
Wenn Sie unsere OCR-Funktion verwenden, extrahieren wir diese Felder automatisch aus der Rechnung und füllen sie für Sie voraus.
So funktioniert die automatische Extraktion
Wenn Ihr Tarif OCR beinhaltet, scannen wir die hochgeladene Rechnung und extrahieren die Rechnungsfelder automatisch für Sie. Nach der Extraktion zeigen wir Vertrauensindikatoren an, die Ihnen helfen, die Daten zu überprüfen.
-
Grüner Indikator: Wir sind zuversichtlich, dass die extrahierten Daten korrekt sind.
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Gelbe Warnung: Die Daten könnten unklar sein. Überprüfen und bestätigen Sie die von uns extrahierten Informationen.
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Rote Warnung: Wir konnten die Daten nicht extrahieren. Sie müssen sie manuell eingeben.
Sie können die vorausgefüllten Daten in jedem Feld jederzeit manuell bearbeiten oder entfernen, wenn sie nicht benötigt werden oder Sie Anpassungen vornehmen möchten.
Wenn Sie alle vorausgefüllten Rechnungsfelder löschen möchten, können Sie die Option Rechnungsdetails entfernen auswählen, um alle Rechnungsfelder zu löschen.
Manuelle Eingabe ohne OCR
Auch wenn Sie die OCR-Funktion nicht haben, können Sie Rechnungsdetails manuell hinzufügen. Wenn Sie eine Rechnung hochladen und die Option Rechnung wählen, erweitern wir das Rechnungsdetails-Panel automatisch, sodass Sie die Daten eingeben können.
Wenn Sie eine Datei hochladen, aber diese Option nicht auswählen, können Sie das Panel trotzdem öffnen und die Felder selbst hinzufügen, wir erweitern das Panel jedoch nicht automatisch.
So aktivieren Sie Rechnungsfelder
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Wählen Sie im linken Menü Konfigurieren > Transaktionsfelder.
- Wählen Sie neben Rechnungsfelder die Option Anzeigen.
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Wählen Sie den Umschalter.
Sobald sie aktiviert sind, erscheint das Panel Rechnungsdetails für alle Benutzer beim Anzeigen oder Anreichern von Transaktionen.
Sie sehen die Option zum Aktivieren der Rechnungsfelder nicht?
Wenn Ihr aktueller Tarif keine Rechnungsfelder beinhaltet, sehen Sie trotzdem die Schaltfläche Anzeigen. Wenn Sie diese auswählen, erhalten Sie eine Nachricht mit Ihren Upgrade-Optionen.
Kann ich steuern, wer Rechnungsfelder sehen und aktualisieren kann?
Wenn Sie die Funktion Rechnungsfelder aktivieren, können alle Standardrollen von Soldo die Rechnungsfelder anzeigen und aktualisieren.
Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, können Sie die Berechtigungen an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können aus folgenden Berechtigungen wählen:
- Kann Rechnungsfelder nicht sehen – Benutzer sehen die Rechnungsfelder in ihren Transaktionsdetails nicht.
- Kann Rechnungsfelder sehen – Benutzer können die Rechnungsfelder sehen, aber nicht aktualisieren oder löschen.
- Kann Rechnungsfelder aktualisieren oder löschen – Benutzer können Rechnungsfelder anzeigen, aktualisieren und löschen (Standardberechtigung für Soldo-Standardrollen).
So aktualisieren Sie die Berechtigungen für Rechnungsfelder bei einer benutzerdefinierten Rolle:
- Wählen Sie im linken Menü Konfigurieren > Berechtigungen.
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Wählen Sie die benutzerdefinierte Rolle aus, die Sie aktualisieren möchten.
- Scrollen Sie zum Bereich Transaktionsdetails.
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Wählen Sie im Abschnitt Rechnungsfelder das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Berechtigung für diese benutzerdefinierte Rolle aus.
Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Funktion Rechnungsfelder aktiviert haben, bevor Sie versuchen, die Berechtigungen zu aktualisieren. - Wählen Sie Speichern.
Rechnungsfelder in Berichten anzeigen
Wenn Sie die Funktion Rechnungsfelder aktiviert haben, können Sie alle automatisch erfassten oder manuell eingegebenen Rechnungsdaten in Ihren Berichten anzeigen. Die folgende Anleitung beschreibt, wie Sie die Sichtbarkeit der Rechnungsfelder in Berichte > Transaktionen umschalten können.
- Wählen Sie im linken Menü Berichte > Transaktionen.
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Wählen Sie das Symbol zum Umschalten der Spaltensichtbarkeit.
- Wählen Sie die Felder aus, die Sie in Ihre Berichte aufnehmen möchten. Sie können folgende Felder einbeziehen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bestellnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie Anwenden.
- Sie sehen nun Ihre Rechnungsfelder in Ihren Echtzeitberichten und in allen Berichten, die Sie von hier herunterladen.
Rechnungsfelder in Berichten mit benutzerdefinierten Vorlagen
Wenn Sie die Berichtsoption Benutzerdefinierte Vorlage aus dem Integrations-Marktplatz verwenden, können Sie die Rechnungsfelder auch für diese Berichte umschalten.
Rechnungsfelder helfen Ihnen, wichtige Informationen aus Ihren Lieferantenrechnungen zu erfassen und direkt mit Ihren Transaktionen zu verknüpfen. Das bedeutet weniger manuelle Eingaben, bessere Datenkonsistenz und genauere Berichte. Wenn Sie OCR (Optische Zeichenerkennung) verwenden, extrahieren wir diese Informationen sogar automatisch für Sie, wenn Sie Ihre Rechnung hochladen.
Sie können Ihre Rechnungsfelder-Konfiguration im Bereich Konfigurieren > Transaktionseinstellungen > Transaktionsfelder in der Web-App verwalten.
Was sind Rechnungsfelder?
Wenn Sie Rechnungsfelder aktivieren, sehen Sie ein neues Panel bei Ihren Transaktionen namens Rechnungsdetails. Hier können Sie vier Arten von Rechnungsdaten hinzufügen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bestellnummer (PO, Purchase Order)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
Wenn Sie unsere OCR-Funktion verwenden, extrahieren wir diese Felder automatisch aus der Rechnung und füllen sie für Sie voraus.
So funktioniert die automatische Extraktion
Wenn Ihr Tarif OCR beinhaltet, scannen wir die hochgeladene Rechnung und extrahieren die Rechnungsfelder automatisch für Sie. Nach der Extraktion zeigen wir Vertrauensindikatoren an, die Ihnen helfen, die Daten zu überprüfen.
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Grüner Indikator: Wir sind zuversichtlich, dass die extrahierten Daten korrekt sind.
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Gelbe Warnung: Die Daten könnten unklar sein. Überprüfen und bestätigen Sie die von uns extrahierten Informationen.
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Rote Warnung: Wir konnten die Daten nicht extrahieren. Sie müssen sie manuell eingeben.
Sie können die vorausgefüllten Daten in jedem Feld jederzeit manuell bearbeiten oder entfernen, wenn sie nicht benötigt werden oder Sie Anpassungen vornehmen möchten.
Wenn Sie alle vorausgefüllten Rechnungsfelder löschen möchten, können Sie die Option Rechnungsdetails entfernen auswählen, um alle Rechnungsfelder zu löschen.
Manuelle Eingabe ohne OCR
Auch wenn Sie die OCR-Funktion nicht haben, können Sie Rechnungsdetails manuell hinzufügen. Wenn Sie eine Rechnung hochladen und die Option Rechnung wählen, erweitern wir das Rechnungsdetails-Panel automatisch, sodass Sie die Daten eingeben können.
Wenn Sie eine Datei hochladen, aber diese Option nicht auswählen, können Sie das Panel trotzdem öffnen und die Felder selbst hinzufügen, wir erweitern das Panel jedoch nicht automatisch.
So aktivieren Sie Rechnungsfelder
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
- Wählen Sie den Tab Transaktionsfelder.
- Wählen Sie neben Rechnungsfelder die Option Anzeigen.
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Wählen Sie den Umschalter.
Sobald sie aktiviert sind, erscheint das Panel Rechnungsdetails für alle Benutzer beim Anzeigen oder Anreichern von Transaktionen.
Sie sehen die Option zum Aktivieren der Rechnungsfelder nicht?
Wenn Ihr aktueller Tarif keine Rechnungsfelder beinhaltet, sehen Sie trotzdem die Schaltfläche Anzeigen. Wenn Sie diese auswählen, erhalten Sie eine Nachricht mit Ihren Upgrade-Optionen.
Kann ich steuern, wer Rechnungsfelder sehen und aktualisieren kann?
Wenn Sie die Funktion Rechnungsfelder aktivieren, können alle Standardrollen von Soldo die Rechnungsfelder anzeigen und aktualisieren.
Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, können Sie die Berechtigungen an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können aus folgenden Berechtigungen wählen:
- Kann Rechnungsfelder nicht sehen – Benutzer sehen die Rechnungsfelder in ihren Transaktionsdetails nicht.
- Kann Rechnungsfelder sehen – Benutzer können die Rechnungsfelder sehen, aber nicht aktualisieren oder löschen.
- Kann Rechnungsfelder aktualisieren oder löschen – Benutzer können Rechnungsfelder anzeigen, aktualisieren und löschen (Standardberechtigung für Soldo-Standardrollen).
So aktualisieren Sie die Berechtigungen für Rechnungsfelder bei einer benutzerdefinierten Rolle:
- Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Berechtigungen.
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Wählen Sie die benutzerdefinierte Rolle aus, die Sie aktualisieren möchten.
- Scrollen Sie zum Bereich Transaktionsdetails.
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Wählen Sie im Abschnitt Rechnungsfelder das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Berechtigung für diese benutzerdefinierte Rolle aus.
Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Funktion Rechnungsfelder aktiviert haben, bevor Sie versuchen, die Berechtigungen zu aktualisieren. - Wählen Sie Bestätigen.
Rechnungsfelder in Berichten anzeigen
Wenn Sie die Funktion Rechnungsfelder aktiviert haben, können Sie alle automatisch erfassten oder manuell eingegebenen Rechnungsdaten in Ihren Berichten anzeigen. Die folgende Anleitung beschreibt, wie Sie die Sichtbarkeit der Rechnungsfelder in Berichte > Transaktionen umschalten können.
- Wählen Sie im Navigationsmenü Berichte > Transaktionen.
-
Wählen Sie das Symbol zum Umschalten der Spaltensichtbarkeit.
- Wählen Sie die Felder aus, die Sie in Ihre Berichte aufnehmen möchten.
Sie können folgende Felder einbeziehen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bestellnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie Speichern.
- Sie sehen nun Ihre Rechnungsfelder in Ihren Echtzeitberichten und in allen Berichten, die Sie von hier herunterladen.
Rechnungsfelder in Berichten mit benutzerdefinierten Vorlagen
Wenn Sie die Berichtsoption Benutzerdefinierte Vorlage aus dem Integrations-Marktplatz verwenden, können Sie die Rechnungsfelder auch für diese Berichte umschalten.