Willkommen bei Soldo: Einrichten und loslegen

Wenn Sie neu bei Soldo sind, ist dieser Bereich des Support-Centers Ihr Ausgangspunkt. Er soll Ihnen helfen, Ihr Konto zu konfigurieren, Ihr Team hinzuzufügen und die Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens ab dem ersten Tag zu übernehmen.

Sie müssen kein Finanzexperte sein, um loszulegen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, damit Sie sich sicher und souverän fühlen.

Springen zu:

• Was kann ich in diesem Bereich einrichten?
• Was ist in allen Tarifen enthalten?
• Ich habe den Plus-Tarif. Was kann ich sonst noch tun?
• Ich habe den Unlimited-Tarif. Was ist zusätzlich verfügbar?

Was kann ich in diesem Bereich einrichten?

Dieser Bereich des Support-Centers enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Ihnen helfen, eine solide Grundlage in Soldo zu schaffen. Diese Anleitungen helfen Ihnen dabei:

• Erste Schritte – Überweisen Sie Geld von Ihrem Geschäftskonto auf Soldo. Dies ist der erste Schritt, bevor Sie Karten zuweisen oder Überweisungen tätigen.
• Benutzer anlegen und Karten zuweisen – Laden Sie Ihr Team ein und weisen Sie den richtigen Kartentyp basierend auf deren Rolle oder Verantwortlichkeiten zu.
• Kartenausgaben steuern – Richten Sie Regeln und Ausgabenlimits ein, die Ihre internen Richtlinien widerspiegeln und den manuellen Aufwand reduzieren.
• Mehrere Währungen verwalten – (Plus und Unlimited) Aktivieren Sie neue Währungen und laden Sie diese über Ihr Hauptwallet oder durch eine Einzahlung von Ihrem Geschäftskonto auf. Ideal für Unternehmen, die international tätig sind.
• Geld mit Unternehmenskonten organisieren – (Plus und Unlimited) Legen Sie Mittel aus Ihrem Hauptwallet beiseite, um Budgets für Teams, Abteilungen oder Projekte mit ring-fenced Wallets zuzuweisen.
• Benachrichtigungen einrichten – Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen über niedrige Kontostände und abgelehnte Transaktionen.
• Ihr Konto verwalten – Aktualisieren Sie Benutzerdaten, ändern Sie Passwörter oder wechseln Sie die Sprache in Ihren Profileinstellungen.
• Die mobile App nutzen – Sehen Sie sich Videoanleitungen für Mitarbeitende und Manager an. Erfahren Sie, wie Sie Karten verwalten, Belege hochladen und Ausgaben unterwegs prüfen.

Die meisten Schritte gelten für alle Tarife. Wenn Sie den Plus- oder Unlimited-Tarif haben, sehen Sie zusätzliche Optionen zum Konfigurieren von Währungen und Einrichten von Unternehmenskonten.

Was ist in allen Tarifen enthalten

• Kartenausgaben mit Regeln steuern
  Legen Sie Ausgabenlimits pro Tag, Woche, Monat oder Transaktion fest. Sperren Sie Transaktionen nach Händlerkategorie oder steuern Sie, in welchen Regionen eine Karte verwendet werden kann.
• Unternehmens- oder Einzelbenutzerkarten zuweisen
  Wählen Sie den richtigen Kartentyp für jeden Benutzer oder jedes Team. Sie können auch temporäre virtuelle Karten für vorab genehmigte Ausgaben ausstellen.
• Banküberweisungen an Lieferanten tätigen
  Fügen Sie Ihr Geschäftskonto als Zahlungsempfänger hinzu und senden Sie Zahlungen direkt von Ihrem Soldo-Guthaben.
• Transaktionsdaten anreichern
  Verwenden Sie Listen, Ausgabenkategorien und Mehrwertsteuersätze, um die Übersichtlichkeit zu verbessern und den Zeitaufwand für Monatsabschlüsse zu reduzieren.
• Ihre Buchhaltungssoftware verbinden
  Integrieren Sie Xero, QuickBooks, Sage, Exact Online oder DATEV, um die Abstimmung zu automatisieren und manuellen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Ich habe den Plus-Tarif. Was kann ich sonst noch tun?

• Unternehmenskonten erstellen
  Legen Sie Mittel für bestimmte Teams, Abteilungen, Projekte oder Standorte separat ab. Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle und hilft Budgetverantwortlichen, ihre eigenen Ausgaben zu verfolgen.
• Mehrere Währungen aktivieren
  Aktivieren und verwalten Sie Wallets in anderen Währungen. Ideal für globale Teams.
• Benutzern das Anfordern von Mitteln erlauben
  Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, einmalige Ausgaben oder Aufladungen für ihre Karten anzufordern. Sie behalten die Kontrolle und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
• Belegzuordnung mit OCR aktivieren
  Soldo kann Belege automatisch lesen und zuordnen, was den manuellen Aufwand reduziert und die Compliance verbessert.
• Auslagen und Kilometerpauschalen zulassen
  Mitarbeitende können Ansprüche für persönliche Ausgaben oder Kilometerpauschalen erfassen. Sie können diese direkt per Banküberweisung erstatten.
• Erinnerungen für verpflichtende Transaktionsdaten nutzen
  Machen Sie wichtige Felder für Transaktionen verpflichtend, wie z.B. Beleganhänge und Ausgabenkategorien, um konsistente und vollständige Aufzeichnungen sicherzustellen. Erinnern Sie Mitarbeitende daran, fehlende Felder zu vervollständigen.
• Exportvorlagen anpassen
  Formatieren Sie Ihre exportierten Daten passend zu Ihren Buchhaltungs- oder Reportinganforderungen. Hilfreich für Finanzteams, die verschiedene Dateitypen verwalten.

Ich habe den Unlimited-Tarif. Was ist zusätzlich verfügbar?

Unlimited-Tarife enthalten alles oben Genannte sowie erweiterte Funktionen für größere Teams, komplexe Genehmigungsprozesse und vollständige Ausgabenkontrolle.

• Gruppen erstellen und zuweisen
  Strukturieren Sie Ihre Organisation nach Team, Standort oder Geschäftseinheit. Dies hilft beim Budgetieren und Reporting und ermöglicht es Ihnen, die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens abzubilden.
• Erweiterte Berechtigungen und Rollenprofile festlegen
  Verwenden Sie Rollen wie Admin, Limited Admin, Leader oder Accountant. Weisen Sie Mitarbeitenden spezifische Rollenprofile zu, je nachdem, wie sie Soldo nutzen werden.
• Automatische Wallet-Aufladungen
  Richten Sie Überweisungsregeln ein, damit Wallets bei Bedarf automatisch aufgeladen werden. Dies macht manuelles Eingreifen überflüssig.
• Kartenregel-Vorlagen definieren
  Speichern und wenden Sie Kartensatzregeln auf mehrere Karten an.
• Ausgabenrichtlinien und Workflows einrichten
  Erstellen Sie individuelle Workflows für die Prüfung und Genehmigung von Ausgaben. Wählen Sie, wer was prüft, und legen Sie unterschiedliche Regeln je nach Ausgabentyp oder Abteilung fest.
• Vertretung bei Abwesenheit aktivieren
  Erlauben Sie Benutzern, Aufgaben zur Ausgabenprüfung und -anfrage an andere Kollegen zu delegieren, während sie abwesend sind. So vermeiden Sie Engpässe und halten Genehmigungen am Laufen.
• Banküberweisungsrechte sicher delegieren (Add-on erforderlich)
  Erlauben Sie ausgewählten Benutzern, Überweisungen vorzunehmen, während Sie die Kontrolle und Übersicht behalten.
• Auto-Tag-Regeln für besseres Reporting nutzen
  Transaktionen werden automatisch mit Listeneinträgen getaggt. Dies verbessert die Genauigkeit der Berichte und beschleunigt die Überprüfung.
• Im Sandbox-Modus trainieren und testen
  Nutzen Sie eine separate Testumgebung, um Konfigurationen zu testen oder neue Benutzer zu schulen, bevor Sie Änderungen live schalten.

Brauchen Sie Hilfe bei der Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist?

Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen. Die Anleitungen in diesem Bereich unterstützen Sie Schritt für Schritt bei der Einrichtung Ihres Kontos. Wenn Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu gehen, entdecken Sie die weiteren Anleitungen im Support-Center, um auf die nächste Stufe zu gelangen.