Die Soldo-Bibliothek ist ein sicherer Bereich, in dem Sie alle Dateien aufbewahren können, die mit Ihren Transaktionen verbunden sind. Sie hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, indem sie Belege, Rechnungen und andere unterstützende Dokumente an einem Ort sammelt, damit Sie sie jederzeit an Transaktionen anhängen können.
Sie können Dateien auf verschiedene Weise an Ihre Bibliothek senden. Viele Nutzer leiten per E-Mail erhaltene Belege an ihre individuelle Soldo-Weiterleitungsadresse weiter. Andere laden Fotos von Papierbelegen hoch oder fügen Dokumente in großen Mengen hinzu, wenn sie an ihren Schreibtisch zurückkehren. Die Bibliothek gibt Ihnen die Flexibilität, so zu arbeiten, wie es am besten zu Ihrem Alltag passt.
Wo finde ich meine Soldo-Weiterleitungsadresse?
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Wählen Sie im Navigationsmenü Benutzer aus und wählen Sie Ihren Namen aus der Liste.
- Suchen Sie im Tab Übersicht auf der rechten Seite nach Ihrer Weiterleitungs-E-Mail-Adresse.
Wie füge ich Dateien zu meiner Soldo-Bibliothek hinzu?
Sie können Dateien auf die Weise hinzufügen, die für Sie am besten funktioniert:
- Leiten Sie per E-Mail erhaltene Belege weiter an Ihre individuelle Soldo-Weiterleitungsadresse.
- Fotografieren Sie einen Papierbeleg und senden Sie ihn an Ihre Weiterleitungsadresse.
- Senden Sie mehrere Belege in einem Schwung an Ihre Weiterleitungsadresse, wenn Sie unterwegs sind oder keine Zeit hatten, Dokumente sofort hochzuladen.
Alle Dateien, die Sie an Ihre Weiterleitungsadresse senden, erscheinen in Ihrer Bibliothek. Sie können sie dann an Transaktionen anhängen, sobald Sie bereit sind.
Wie Dateien in Ihrer Bibliothek angezeigt werden
Sobald Sie eine Datei an Ihre Weiterleitungsadresse senden, erscheint sie kurz darauf in Ihrer Bibliothek. Wenn Ihr Unternehmen OCR aktiviert hat, versucht Soldo, den weitergeleiteten Beleg der passenden Transaktion zuzuordnen, damit Sie ihn schnell anhängen können. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird oder OCR nicht aktiviert ist, erscheint die Datei trotzdem in Ihrer Bibliothek, sodass Sie selbst die richtige Transaktion auswählen können.
Jede Datei wird angezeigt mit:
- Status (z. B. Angehängt)
- Dateiname
- Hochladedatum
- Option zur Vorschau der Datei (Augensymbol)
Wie Sie Ihre Bibliothek anzeigen
Sie können Ihre Bibliothek anzeigen, wenn Sie ein Dokument an eine Transaktion anhängen. Öffnen Sie im Transaktionsdetailfenster den Abschnitt Anhang, wählen Sie Datei hochladen und klicken Sie auf Aus Bibliothek auswählen. Dadurch wird das Bibliotheksfenster geöffnet.
In der Bibliothek sehen Sie alle Dateien, die an Ihre Weiterleitungsadresse gesendet wurden. Einige Einträge sind möglicherweise bereits an Transaktionen angehängt. Wenn Sie sich nur auf Dateien konzentrieren möchten, die noch Aufmerksamkeit benötigen, können Sie die Option Angehängte Dateien ausblenden auswählen.
Wie man eine Datei aus der Soldo-Bibliothek anhängt
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Navigieren Sie zu einem Bereich mit Transaktionen, z. B. Benutzer, Karten oder Berichte.
- Wählen Sie die Transaktion aus, die Sie aktualisieren möchten.
- Öffnen Sie im Transaktionsdetailfenster den Abschnitt Anhang und wählen Sie Datei hochladen.
- Wählen Sie Aus Bibliothek auswählen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Datei, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie anschließend Zur Transaktion hinzufügen.
Wie Bibliotheken für verschiedene Benutzer funktionieren
Die Dateien, die Sie sehen, hängen von der Weiterleitungsadresse ab, über die sie gesendet wurden:
- Jeder Benutzer sieht nur seine eigenen Dateien. Ihre Bibliothek enthält Elemente, die mit Ihrer persönlichen Soldo-Weiterleitungsadresse verknüpft sind.
- Super Admins können die Dateien aller Benutzer sehen. Sie können im Bibliotheksfenster das Dropdown-Menü verwenden, um zwischen Benutzern zu wechseln und deren Dateien anzuzeigen.
Verwendung der Bibliothek mit Firmenkarten
Firmenkarten haben ihre eigene Weiterleitungsadresse, die Sie auf der Seite Übersicht der Karte finden. Wenn Ihnen eine Firmenkarte zugewiesen wurde, können Sie auch auf Dateien zugreifen, die an die Weiterleitungsadresse dieser Karte gesendet wurden. Öffnen Sie hierzu das Bibliotheksfenster, wählen Sie das Dropdown-Menü Firmenkarten und wählen Sie dann die entsprechende Karte aus.
Dateien in Ihrer Bibliothek verwalten
Wenn Sie entscheiden, dass eine Datei nicht mehr benötigt wird, können Sie sie im Bibliotheksfenster löschen. Gelöschte Dateien können nicht erneut an Transaktionen angehängt werden – seien Sie daher sicher, bevor Sie sie entfernen.
So löschen Sie eine Datei:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Datei, die Sie löschen möchten.
- Wählen Sie Löschen.