Wie kann ich eine Transaktion in mehrere Positionen aufteilen?

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Einige Ausgaben beinhalten verschiedene Posten innerhalb einer einzigen Transaktion. Diese Posten können unterschiedlichen Ausgabenkategorien zugeordnet sein, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben (zum Beispiel) oder verschiedenen Mitarbeitenden zugeordnet sein.

Das Aufteilen solcher Transaktionen hilft dabei, eine detaillierte Buchführung und Budgetverfolgung sicherzustellen, sodass jede Ausgabe korrekt dem entsprechenden Kostenstelle, Projekt oder Mitarbeitenden zugewiesen werden kann.

Du kannst Zahlungs-, Abhebungs- und Rückzahlungstransaktionen in mehrere Einzelposten aufteilen, indem du die folgenden Schritte befolgst. Das Aufteilen einer Transaktion ist überall in der Web-App möglich, wo du eine klickbare Liste von Transaktionen siehst, z. B. unter Berichte > Transaktionen.

Hinweis: Nur Transaktionen mit dem Status autorisiert oder verbucht können aufgeteilt werden.

Eine Transaktion in mehrere Einzelposten in der Web-App aufteilen

Transaktion aufteilen

1. Melde dich in der Web-App an.
2. Wechsle zu einem Bereich, der Transaktionen anzeigt. Zum Beispiel Benutzer > Benutzer > Transaktionen, Karten > Karte > Transaktionen, Wallets > Wallet > Transaktionen, Berichte > Transaktionen.
3. Wähle eine Transaktion aus der Liste.
   
4. Scrolle in den Transaktionsdetails nach unten und wähle Transaktion aufteilen. Oder klicke auf die drei Punkte (weitere Optionen) und wähle Transaktion aufteilen.
5. Wähle Zeile 2 aus, um sie zu erweitern.
   
6. Gib den Betrag für Zeile 2 ein.
   Tipp: Wenn du die aufgeteilte Transaktion einem anderen Benutzer zuweisen möchtest, kannst du seinen Namen aus dem Dropdown-Menü auswählen. Hinweis: Der Betrag in Zeile 1 kann nicht bearbeitet werden. Er wird automatisch angepasst, um dem Gesamtbetrag der Transaktion zu entsprechen. Bei Fremdwährungstransaktionen gib die Beträge in derselben Währung ein, in der die Transaktion durchgeführt wurde.
7. Füge bei Bedarf zusätzliche Details hinzu, wie z. B. Ausgabenkategorie oder Mehrwertsteuersatz.
8. Du kannst weitere Zeilen hinzufügen, indem du unten auf Neue Zeile hinzufügen klickst.
   
9. Klicke auf Speichern.
   

Aufgeteilte Transaktion bearbeiten

1. Melde dich in der Web-App an.
2. Wechsle zu einem Bereich, der Transaktionen anzeigt. Zum Beispiel Benutzer > Benutzer > Transaktionen, Karten > Karte > Transaktionen, Wallets > Wallet > Transaktionen, Berichte > Transaktionen.
3. Wähle die Transaktion aus der Liste.
   
4. Scrolle in den Transaktionsdetails nach unten und wähle Aufgeteilte Transaktion bearbeiten.
   
5. Wähle die Zeile, die du bearbeiten möchtest, oder füge eine neue hinzu.
   Hinweis: Zeile 1 kann nicht bearbeitet werden. Sie wird automatisch aktualisiert, um dem Gesamtbetrag der Transaktion zu entsprechen.
6. Nachdem du die Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern.
   

Aufgeteilte Transaktion löschen

1. Melde dich in der Web-App an.
2. Wechsle zu einem Bereich, der Transaktionen anzeigt. Zum Beispiel Benutzer > Benutzer > Transaktionen, Karten > Karte > Transaktionen, Wallets > Wallet > Transaktionen, Berichte > Transaktionen.
3. Wähle die Transaktion aus der Liste.
   
4. Scrolle in den Transaktionsdetails nach unten und wähle Aufgeteilte Transaktion bearbeiten.
   
5. Wähle Aufgeteilte Transaktion löschen.
   
6. Bestätige mit Ja, Aufteilung entfernen.
   

Eine Transaktion in der mobilen App aufteilen

1. Melden Sie sich in der mobilen App an.
2. Tippen Sie auf die Transaktion. 
3. Tippen Sie in den Transaktionsdetails auf Aufteilen. 
4. Tippen Sie, um Zeile 2 zu erweitern.
5. Geben Sie den Betrag für Zeile 2 ein. Tipp: Wenn Sie die geteilte Transaktion mit einem anderen Benutzer verknüpfen möchten, können Sie seinen Namen auswählen, indem Sie auf Bearbeiten tippen und ihn aus der Liste auswählen. Hinweis: Der Betrag für Zeile 1 kann nicht bearbeitet werden. Er wird automatisch angepasst, um dem Gesamtbetrag der Transaktion zu entsprechen. Bei Fremdwährungstransaktionen geben Sie die Beträge in der Währung ein, in der die Transaktion durchgeführt wurde.
6. Fügen Sie weitere Details hinzu, wie z. B. eine Ausgabenkategorie oder einen Mehrwertsteuersatz.
7. Sie können weitere Zeilen hinzufügen, indem Sie unten auf Weitere Zeile hinzufügen tippen, falls erforderlich.
   
8. Tippen Sie auf Speichern.
   

Häufig gestellte Fragen

Welche Informationen sollte ich zu jeder Zeile hinzufügen?

Für jede Zeile der Transaktion muss ein Betrag eingegeben werden. Der Betrag in Zeile 1 kann nicht bearbeitet werden und wird jedes Mal automatisch angepasst, wenn du eine neue Zeile hinzufügst.

Abgesehen von Zeile 1 sind weitere Angaben für alle anderen Zeilen optional. Dazu gehören z. B. Ausgabenkategorie, Mehrwertsteuersatz und benutzerdefinierte Listeneinträge.

Hinweis: Benutzerdefinierte Listen, die aus einer Buchhaltungsintegration importiert wurden, können nicht auf einzelne Zeilen angewendet werden und erscheinen nur in Zeile 1.

Was passiert, wenn ich eine Transaktion aufteile, bevor der Status auf „verbucht“ wechselt?

Wenn eine Transaktion im Status „autorisiert“ aufgeteilt wird, kann sich der endgültige Betrag noch ändern, sobald sie verbucht wird. Dies kann z. B. durch Wechselkursänderungen oder zusätzliche Gebühren passieren.

In diesem Fall erhältst du eine Benachrichtigung in den Transaktionsdetails, die du durch Anklicken der Transaktion einsehen kannst. Überprüfe die Aufteilung und nimm bei Bedarf Änderungen vor.

Was passiert beim Export einer aufgeteilten Transaktion?

Beim Export von Transaktionen an eine Buchhaltungsintegration werden die aufgeteilten Zeilen zusammen mit allen anderen Informationen exportiert.