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Was ist ein Autotag und wie funktioniert es?

Unlimited Plan

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Autotags versieht Transaktionen automatisch mit Listenelementen anhand vordefinierter Regeln. Dadurch sparen Sie und Ihre Mitarbeitenden Zeit bei der Zuordnung von Kategorien, Abteilungen, Projekten und Kostenstellen. Sie können Transaktionen außerdem automatisch mit Mehrwertsteuersätzen und Spesenkategorien taggen.

Wenn Sie Ihre bestehenden Listenelemente in Autotags einrichten, können Sie Ihre Transaktionen effizient verwalten und sicherstellen, dass sie korrekt kategorisiert werden – für bessere Finanzverwaltung und Berichterstattung.

Eine Autotag-Regel einrichten

Hinweis: Nur Super-Admins, Admins, Buchhalter oder benutzerdefinierte Rollen mit der Berechtigung „Kann Autotag-Regeln hinzufügen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren“ können Autotag-Regeln einrichten.
  1. Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  2. Wählen Sie im linken Menü Konfigurieren > Autotags.
  3. Wählen Sie Regel erstellen.
    WC_Configure_Autotags_CreateRuleAnnotated_202504_EN (1).webp

  4. Nun müssen Sie die Regeln für das Tagging von Transaktionen definieren. Sie möchten z. B. automatisch eine Abteilung zuordnen, um deren Ausgaben zu verfolgen. Sie könnten dies tun, indem Sie eine Bedingung für Benutzer oder Benutzerkarte hinzufügen und alle Benutzer oder Karten der Abteilung auswählen.

    Folgende Bedingungen stehen zur Auswahl:

    • Benutzer
    • Benutzerkarte
    • Firmenkarte
    • Händlerkategorie
    • Händlername

    WC_Configure_Autotags_SetConditionsAnnotated_202504_EN.webp

Tipp: Sie können mehrere Bedingungen kombinieren, indem Sie „Bedingung hinzufügen“ auswählen. Sie können festlegen, ob die Regel *alle* Bedingungen erfüllen muss oder *eine beliebige*. Wenn Sie „Beliebig“ wählen, wird die Regel angewendet, sobald mindestens eine Bedingung erfüllt ist.
  1. Wählen Sie anschließend die Listenelemente aus, die der Transaktion zugewiesen werden sollen, sobald die Bedingungen erfüllt sind. Wählen Sie Aus Listen auswählen.
    WC_Configure_Autotags_ChooseFromListsAnnotated_202504_EN.webp
  2. Wählen Sie die Liste und wählen Sie das Listenelement, das der Transaktion zugewiesen werden soll.
    WC_Configure_Autotags_ListItemsAnnotated_202504_EN.webp
Hinweis: Sie können mehrere Listenelemente hinzufügen, aber nur eines pro Liste auswählen.
  1. Geben Sie einen Namen für die Autotag-Regel ein.
    WC_Configure_Autotags_RuleNameAnnotated_202504_EN.webp
  2. Wählen Sie Speichern.
Hinweis: Wenn Sie eine neue Regel erstellen, ist sie standardmäßig aktiviert. Sie können sie jederzeit über den Schalter deaktivieren.

WC_Configure_Autotags_EnableToggleAnnotated_202504_EN.webp

Autotags bearbeiten

  • Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  • Wählen Sie im linken Menü Konfigurieren > Autotags.
  • Um Bedingungen oder Listenelemente einer Regel zu ändern, wählen Sie diese aus der Liste aus. Anschließend können Sie die Änderungen speichern.
    WC_Configure_Autotags_SaveAnnotated_202504_EN.webp
  • Um die Regel zu deaktivieren oder zu aktivieren, wählen Sie den Schalter.
  • Um eine Autotag-Regel zu löschen, wählen Sie das Löschen-Symbol.
    WC_Configure_Autotags_EnableToggleAndDeleteAnnotated_202504_EN.webp

Beispielanwendungen für Autotags

Reisespesen

Bedingung: Händlerkategorie ist eine der folgenden (Transport und Reisen auswählen) 
Aktion: Ein Element mit dem Namen „Reisen“ oder „T&E“ zuweisen.

Firmenkarte für einen bestimmten Zweck

Bedingung: Benutzerkarte ist eine der folgenden (Benutzer auswählen) 
Aktion: Ein Element zuweisen, das dem Zweck entspricht, z. B. Bürobedarf oder Ereignis X.

Abteilungszuweisung

Bedingung: Benutzer ist einer der folgenden (Benutzer auswählen) 
Aktion: Ein Element zuweisen, das der Abteilung entspricht, z. B. Vertrieb.

Autotags automatisiert Ihre Finanzprozesse, indem es Transaktionen mit den Daten anreichert, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist. Autotags kann automatisch die passenden Spesenkategorien, Mehrwertsteuersätze und Listenelemente anwenden – basierend auf den Regeln, die Sie definieren.

Dies hilft Ihrem Finanzteam, Daten ohne manuellen Aufwand sauber und konsistent zu halten. Es reduziert auch die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden beim Taggen ihrer Ausgaben, da viele Felder bereits vorausgefüllt sind.

Durch das Einrichten von Autotags entsprechend den Reporting-Anforderungen Ihres Unternehmens stellen Sie sicher, dass mehr Transaktionen von Anfang an richtig kategorisiert werden. Das beschleunigt die Abstimmung und sorgt für klarere und zuverlässigere Finanzdaten.

Eine neue Autotag-Regel erstellen

Wer: Super-Admin, Admin, Buchhalter
  1. Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Autotags.
  4. Wählen Sie Regel erstellen.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsListSingle_202512_Surface_EN (1).png

  5. Nun müssen Sie die Regeln definieren, nach denen Transaktionen getaggt werden. Vielleicht möchten Sie z. B. automatisch eine Abteilung zuweisen, um deren Ausgaben im Blick zu behalten. Dazu können Sie eine Bedingung für Benutzer oder Benutzerkarte hinzufügen und alle relevanten Benutzer oder Karten auswählen.

    Sie können aus folgenden Bedingungen wählen:

    • Benutzer
    • Benutzerkarte
    • Firmenkarte
    • Händlerkategorie
    • Händlername

    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsListNew_202512_Surface_EN.png

Tipp: Sie können mehrere Bedingungen kombinieren, indem Sie „Bedingung hinzufügen“ auswählen. Sie können bestimmen, ob die Regel *alle* Bedingungen erfüllen muss oder *eine beliebige*. Wenn Sie „Beliebig“ wählen, wird die Regel angewendet, sobald eine Bedingung erfüllt ist.
  1. Wählen Sie Weiter.
  2. Jetzt können Sie festlegen, wie Transaktionen getaggt werden sollen. Wählen Sie Autotags hinzufügen. 
    WC_TransactionSettings_Autotags_AddtagAnnotated_202512_Surface_EN.png

  3. Wählen Sie die entsprechende Registerkarte und markieren Sie die Elemente, die automatisch zugewiesen werden sollen. Sie können wählen aus:

    • Spesenkategorien
    • Mehrwertsteuersätzen
    • Listenelementen

    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsTabsAnnotated_202512_Surface_EN.png

Hinweis: Eine Transaktion kann automatisch mit mehreren Elementen getaggt werden, z. B. einer Spesenkategorie, einem Mehrwertsteuersatz und einem Listenelement. Allerdings kann pro Kategorie nur ein Element ausgewählt werden.
  1. Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, wählen Sie Bestätigen.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsTabsAnnotated_202512_Surface_EN (1).png
  2. Prüfen Sie nun Ihre Autotag-Einstellungen. Wenn alles korrekt ist, wählen Sie Bestätigen.

Autotag-Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Wer: Super-Admin, Admin, Buchhalter

Eine Autotag-Regel bearbeiten

  1. Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Klicken Sie auf das Tab Autotags.
  4. Wählen Sie das Bearbeiten-Symbol neben der gewünschten Regel. Es befindet sich in der Spalte Aktionen.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsEditAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, prüfen Sie sie und wählen Sie Bestätigen.

Eine Autotag-Regel deaktivieren oder aktivieren

Neue Autotag-Regeln sind standardmäßig aktiviert, können jedoch jederzeit deaktiviert werden.

  1. Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Klicken Sie auf das Tab Autotags.
  4. Wählen Sie den Schalter neben der gewünschten Regel. Er befindet sich in der Spalte Aktiviert.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsEnabledToggleAnnotated_202512_Surface_EN.png

Eine Autotag-Regel löschen

  1. Loggen Sie sich in die Web-App ein.
  2. Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren > Transaktionseinstellungen.
  3. Klicken Sie auf das Tab Autotags.
  4. Wählen Sie das Löschen-Symbol neben der Regel, die Sie entfernen möchten. Sie finden es in der Spalte Aktionen.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsDeleteAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Bestätigen Sie, indem Sie Löschen auswählen.

Beispielanwendungen für Autotags

Reisespesen

Bedingung: Händlerkategorie ist eine der folgenden (Transport und Reisen auswählen) 
Aktion: Ein Element mit dem Namen „Reisen“ oder „T&E“ zuweisen.

Firmenkarte für einen bestimmten Zweck

Bedingung: Benutzerkarte ist eine der folgenden (Benutzer auswählen) 
Aktion: Ein Element zuweisen, das dem Zweck entspricht, z. B. Bürobedarf oder Event X.

Abteilungszuweisung

Bedingung: Benutzer ist einer der folgenden (Benutzer auswählen) 
Aktion: Ein Element zuweisen, das der Abteilung entspricht, z. B. Vertrieb.

Verfügbarkeit

Wer: Super-Admin, Admin, Buchhalter
Tarif: Unlimited
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