Was ist ein Autotag und wie funktioniert es?

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Autotags kennzeichnen Transaktionen automatisch mit Listeneinträgen auf Basis vordefinierter Regeln, was dir und deinen Mitarbeitenden Zeit spart bei der Zuweisung von Kategorien, Abteilungen, Projekten und Kostenstellen. Du kannst Transaktionen auch automatisch mit Mehrwertsteuersätzen und Ausgabenkategorien kennzeichnen lassen.

Indem du deine bestehenden Listeneinträge in Autotags einrichtest, kannst du Transaktionen effizient verwalten und sicherstellen, dass sie korrekt kategorisiert sind – für ein besseres Finanzmanagement und Reporting.

Eine Autotag-Regel einrichten

Hinweis: Nur Super-Admins, Admins, Buchhalter oder benutzerdefinierte Rollen mit der Berechtigung "Kann Autotag-Regeln hinzufügen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren" können Autotag-Regeln einrichten.

1. Melde dich in der Web-App an.
2. Wähle im linken Menü Konfigurieren > Autotags.
3. Wähle Regel erstellen.
   
   
4. Jetzt musst du die Regeln definieren, nach denen Transaktionen automatisch gekennzeichnet werden. Zum Beispiel möchtest du eine Transaktion automatisch einer bestimmten Abteilung zuweisen, um deren Ausgaben zu verfolgen. Das kannst du erreichen, indem du eine Bedingung für Benutzer oder Benutzerkarten hinzufügst und alle Benutzer oder Karten innerhalb der Abteilung auswählst.
   
   Folgende Bedingungen stehen dir zur Auswahl:
   
   
   • Benutzer
   • Benutzerkarte
   • Unternehmenskarte
   • Händlerkategorie
   • Händlername
   Tipp: Du bist nicht auf eine Bedingung beschränkt. Du kannst mehrere Bedingungen kombinieren, indem du die Option Bedingung hinzufügen auswählst. Dann kannst du festlegen, ob die Regel alle oder eine beliebige der Bedingungen erfüllen muss. Wenn du eine beliebige auswählst, wird die Regel auch angewendet, wenn nur eine von mehreren Bedingungen erfüllt ist.
5. Anschließend wählst du die Listeneinträge aus, die auf die Transaktion angewendet werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Klicke auf Aus Listen auswählen.
   
6. Wähle die Liste und den Listeneintrag, den du mit der Transaktion verknüpfen möchtest.
   Hinweis: Du kannst mehrere Listeneinträge hinzufügen, aber nur einen Eintrag pro Liste auswählen.
7. Gib einen Namen für die Autotag-Regel ein.
   
8. Wähle Speichern.
   Hinweis: Neue Regeln sind standardmäßig aktiviert, können aber jederzeit über den Schalter deaktiviert werden.
   

Autotags bearbeiten

• Melde dich in der Web-App an.
• Wähle im linken Menü Konfigurieren > Autotags.
• Um Bedingungen oder Listeneinträge zu ändern, wähle die entsprechende Regel aus der Liste. Danach kannst du deine Änderungen speichern.
  
• Um eine Autotag-Regel zu aktivieren oder deaktivieren, benutze den Schalter.
• Um eine Autotag-Regel zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol.
  

Beispiele für Autotag-Nutzung

Reisekosten

Bedingung: Händlerkategorie ist eine der folgenden (wähle „Transport“ und „Reise“ aus) 
Aktion: Weisen Sie ein Element mit dem Namen „Reise“ oder „T&E“ zu.

Firmenkarte für einen bestimmten Zweck

Bedingung: Benutzerkarte ist eine der folgenden (wähle Benutzer aus) 
Aktion: Weise ein Element entsprechend dem Zweck zu, z. B. „Bürobedarf“ oder „Veranstaltung X“.

Abteilungszuweisung

Bedingung: Benutzer ist einer der folgenden (wähle Benutzer aus) 
Aktion: Weise ein Element zu, das dem jeweiligen Fachbereich entspricht, z. B. „Vertrieb“.