Anfragen ermöglichen es Benutzern von Soldo, um die Genehmigung zur Verwendung von Firmengeldern zu bitten.
Lerninhalte
In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen konfigurieren, mit denen Personen Anfragen genehmigen können.
Hinweis: Um Anfragen zu genehmigen, benötigt ein Benutzer auch die Berechtigung, einen Kauf zu erstellen. Hier erfahren Sie, wie man Berechtigungen für Käufe konfiguriert.
Etwas zum Einprägen …
Denken Sie als Administrator daran, dass Personen, die eine Anfrage zur Verwendung von Firmengeldern stellen müssen, möglicherweise keine regulären Benutzer von Soldo sind. Daher ist es wichtig, dass Sie dafür sorgen, dass für diese Personen ein Konto auf Soldo eingerichtet ist, damit sie ihre Anfrage stellen können.
Personen, die die Funktion „Anfragen“ verwenden, sehen eine Aufzeichnung ihrer Anfrage im Abschnitt „Anfragen“ ihres Soldo-Kontos. Jeder mit einem Soldo-Konto kann standardmäßig eine Anfrage stellen.
Kurze Zusammenfassung, wer was tun kann
Wer hat standardmäßig Zugriff, um eine Anfrage zu genehmigen?
Super-Administratoren und Administratoren.
Wer kann anderen Benutzern von Soldo die Erlaubnis erteilen, Anfragen zu genehmigen?
Nur Super-Administratoren.
Wer kann standardmäßig alle Anfragen für alle im Unternehmen im Abschnitt „Anfragen“ sehen?
Super-Administratoren und Administratoren.
Wer hat Zugriff, um eine Anfrage zu löschen?
Der Benutzer, der die Anfrage gestellt hat, kann sie löschen, jedoch nur wenn die Anfrage vom Genehmiger noch nicht genehmigt/abgelehnt wurde. Wenn ein Genehmiger eine Anfrage erhält, hat er die Möglichkeit, die Anfrage zu genehmigen, abzulehnen oder später während der Diskussionen zu entscheiden.
Schrittweise Berechtigungskonfiguration für Super-Administratoren (Anfragen)
Super-Administratoren und Administratoren haben beide standardmäßig Zugriff, um Anfragen zu genehmigen, andere Benutzer von Soldo jedoch nicht.
Durch die Konfiguration von Berechtigungen für einen Benutzer innerhalb von Soldo können Super-Administratoren ihm Zugriff gewähren, um Anfragen für andere Benutzer von Soldo zu genehmigen. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert...
Wählen Sie im Abschnitt „Konfigurieren“ des linken Menüs „Berechtigungen“.
Um jemandem die Berechtigung zum Genehmigen von Anfragen zu erteilen, benötigt er eine „Rolle“, die dies zulässt. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
Erstens können Sie eine neue Rolle hinzufügen, konfigurieren und diese Rolle dann bestimmten Personen zuweisen.
Zweitens können Sie eine vorhandene benutzerdefinierte Rolle ändern. Damit werden die Berechtigungen allen Personen gewährt, die derzeit diese Rolle inne haben. Vorhandene Standardrollen (mit Vorhängeschloss gekennzeichnet) können jedoch nicht geändert werden.
Option 1: Eine neue Rolle hinzufügen
Um jemandem eine neue Rolle zuzuweisen, wählen Sie „Rolle hinzufügen“. Wählen Sie hier einen Namen für die neue Rolle, wie beispielsweise „Anfragen genehmigen und Käufe erstellen“. Sie können diese Rolle dann mithilfe der Liste der untergeordneten Optionen konfigurieren.
Scrollen Sie in der Liste nach unten zu den Optionen „Käufe und Anfragen“. Stellen Sie nun sicher, dass mindestens die Optionen „Kann Anfragen genehmigen/ablehnen“ und „Kann Käufe erstellen“ aktiviert sind (mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet).
Hinweis: Um Anfragen genehmigen/ablehnen zu können, muss der Benutzer auch in der Lage sein, Käufe zu erstellen. Sie können zusätzlich entscheiden, ob Sie dem Benutzer auch die Berechtigung zum Senden von Anfragen erteilen (wir empfehlen diese Option zu aktivieren, damit der Benutzer den vollen Funktionsumfang genießen kann).
Scrollen Sie nun in der Liste zurück zu den „Benutzer“-Optionen. Stellen Sie hier sicher, dass „Hat Zugriff auf die Benutzerliste“ mit einem Häkchen aktiviert ist.
Hinweis: Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann die berechtigte Person Benutzer innerhalb von Soldo sehen, so dass sie eine Anfrage genehmigen/ablehnen oder einem beliebigen Benutzer von Soldo einen Kauf zuweisen kann. Es ist entscheidend, dass Kaufersteller und Anfragengenehmiger alle Benutzer von Soldo sehen können, für die sie diese Aufgaben verwalten.
Als nächstes ist wichtig, dass mindestens ein Unternehmens-Wallet oder ein Haupt-Wallet für den berechtigten Benutzer sichtbar ist. Scrollen Sie also in der Liste wieder nach oben zu den Optionen „Unternehmens-Wallet“ und „Haupt-Wallets“. Stellen Sie hier sicher, dass mindestens die oberste Option „Hat Zugriff auf die Liste der Unternehmes-Wallets“ oder die Option „Hat Zugriff auf die Liste der Haupt-Wallets“ mit einem Häkchen aktiviert ist. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer auf beide Listen Zugriff hat, aktivieren Sie beide.
Hinweis: Kaufersteller und Anfragengenehmiger müssen mindestens ein Unternehmens-Wallet oder ein Haupt-Wallet in Soldo sehen können. Und zwar deshalb, weil sie Zugang zu einer Geldquelle benötigen, die sie einem Kauf oder einer Anfrage zuordnen können.
Um diese neue Rolle einzelnen Personen zuzuweisen, wechseln Sie in den Abschnitt „Benutzer“ von Soldo, wählen Sie einen der aufgelisteten Benutzer aus und wählen Sie dann die Registerkarte „Berechtigungen“.
Schalten Sie „Manager“ ein, so dass der Umschalter grün ist und ein grünes Häkchen angezeigt wird.
Erweitern Sie dann das Feld „Manager“, indem Sie auf den Abwärtspfeil klicken. Stellen Sie sicher, dass das Dropdown-Menü „Welche Art“ auf die Rolle eingestellt ist, die Sie zuvor im Abschnitt „Konfigurieren > Berechtigungen“ erstellt haben (z. B. die Rolle „Anfragen genehmigen und Käufe erstellen").
Außerdem sollte das Dropdown-Menü „Hat Zugriff auf“ so eingestellt werden, dass das Ressourcenset angezeigt wird, das der Benutzer in Soldo sehen und verwalten kann (z. B. „Mein Bereich“).
Option 2: Ändern einer vorhandenen benutzerdefinierten Rolle
Super-Administratoren können vorhandene benutzerdefinierte Rollen ändern, so dass Benutzer Anfragen genehmigen und Käufe erstellen können. Denken Sie jedoch daran, dass das Ändern dieser Einstellungen die Berechtigungen für alle ändert, die derzeit in Soldo diese Rolle inne haben.
Vorhandene Standardrollen können nicht geändert werden (neben diesen Rollen befindet sich ein Vorhängeschloss-Symbol).
Wählen Sie eine der vorhandenen benutzerdefinierten Rollen aus der Liste aus, um die Liste der untergeordneten Optionen zu öffnen.
Scrollen Sie in der Liste nach unten zu den Optionen „Käufe und Anfragen“.
Die verbleibenden Konfigurationsschritte sind jetzt identisch mit den oben in Option 1 beschriebenen. Folgen Sie daher ab diesem Punkt den Konfigurationsanweisungen für Option 1.
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Wie sieht es mit der Konfiguration von Berechtigungen für Käufe aus?
Hinweis: Um Anfragen zu genehmigen, benötigt ein Benutzer auch die Berechtigung, einen Kauf zu erstellen.
Hier erfahren Sie, wie man Berechtigungen für Käufe konfiguriert.