Soldo macht es Mitarbeitenden leicht, Gelder für bestimmte geschäftliche Zwecke wie Onlinekäufe, Schulungen oder einmalige Geschäftsreisen zu beantragen und zu nutzen. An dieser Stelle kommen Anfragen und vorgenehmigte Ausgaben ins Spiel.
Diese Funktionen bieten deinem Team Flexibilität und Kontrolle bei Ausgaben, während alle Transaktionen weiterhin mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Was sind vorgenehmigte Ausgaben?
Mit vorgenehmigten Ausgaben kannst du Mitarbeitenden vorübergehend Zugriff auf Unternehmensmittel gewähren, ohne ihnen eine reguläre Nutzerkarte oder den Zugriff auf eine Unternehmenskreditkarte zuzuweisen. Das ist eine einfache Möglichkeit, unregelmäßige oder einmalige Ausgaben zu verwalten und dabei das Budget im Blick zu behalten.
Du bestimmst, wie viel sie ausgeben dürfen und auf welche Weise. Je nach Tarif kannst du:
- Eine temporäre virtuelle Karte mit festem Ausgabenlimit zuweisen
- Eine maximale Anzahl an Transaktionen festlegen
- Zahlungen per Banküberweisung zulassen, wenn du das Add-on Zugriff auf Banküberweisungen hast
Wie funktionieren temporäre virtuelle Karten bei vorgenehmigten Ausgaben?
Eine temporäre virtuelle Karte ist eine digitale Karte, die für einen bestimmten geschäftlichen Zweck erstellt wird. Sie enthält:
- Ein vorgenehmigtes Guthaben (das nicht überschritten werden kann)
- Ein Transaktionslimit (zwischen 1 und 10)
- Automatische Deaktivierung, wenn das Guthaben ausgegeben wurde oder die Karte abläuft
Temporäre virtuelle Karten können für Online-Zahlungen verwendet werden und eignen sich besonders für:
- Mitarbeitende, die keine reguläre Nutzerkarte benötigen
- Gelegentliche oder einmalige Käufe
- Situationen, in denen du Flexibilität brauchst, aber trotzdem die Unternehmensmittel sicher verwalten möchtest
Alle Soldo-Tarife beinhalten den Zugriff auf vorgenehmigte Ausgaben. Wenn du den Tarif Plus oder Unlimited hast, können Mitarbeitende auch Anfragen zur Genehmigung stellen, bevor eine Karte ausgegeben wird.
Was sind Anfragen?
Anfragen sind der Weg, wie Mitarbeitende um die Erlaubnis bitten, Unternehmensmittel zu verwenden. Du behältst die Kontrolle, indem du jede Anfrage prüfst und genehmigst, bevor Gelder bereitgestellt werden. Je nach deinem Soldo-Tarif können Anfragen beinhalten:
- Temporäre virtuelle Karten für einen bestimmten Betrag und eine bestimmte Anzahl an Transaktionen
- Anfragen zur Aufladung einer bestehenden Soldo-Karte
- Anfragen für Banküberweisungen (mit dem Add-on Zugriff auf Banküberweisungen)
- Reiseanfragen mit detaillierten Ausgabenangaben (in ausgewählten Tarifen)
Mit dem Tarif Unlimited können Super-Admins auch benutzerdefinierte Freigabeprozesse für Anfragen konfigurieren. Du entscheidest, wer Anfragen stellen darf und wer sie genehmigt – so kannst du die Prozesse flexibel an deine internen Abläufe anpassen.