Ausgabenverwaltung

Was ist die Ausgabenverwaltung?
Die Ausgabenverwaltung ist eine Unterkategorie der Kostenverwaltung und bezieht sich auf die Nachverfolgung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben.

Was kann ich mit den Funktionen zur Ausgabenverwaltung von Soldo tun?
Mit unseren neuen Funktionen können Sie:

• Alle Unternehmensausgaben überprüfen, verfolgen und genehmigen, sogar Einkäufe mit Auslagen.
• Ausgaben mit benutzerdefinierten Kategorien automatisch kennzeichnen und jede Transaktion entweder als Unternehmens- oder Privatausgabe einstufen.
• Ausgabenrichtlinienlimits einrichten, indem Sie ein Ausgabenrichtlinienprofil erstellen, das Ihre Unternehmensrichtlinien widerspiegelt, um alle Transaktionen hervorzuheben und zu melden, die nicht den Unternehmensregeln entsprechen.
• Eine einzelne Transaktion in mehrere Transaktionen aufteilen und so die richtigen Beträge den richtigen Mitarbeitern zuordnen.
• Einen Erstattungsbericht erhalten, in dem die Beträge, die den Mitarbeitern erstattet werden müssen, sowie alle Beträge, die Ihre Ausgabenrichtlinienlimits überschritten haben, aufgeführt sind.
• Ein offizielles PDF-Dokument herunterladen, in dem Sie die Unterschriften des Ausgebenden und Genehmigenden hinzufügen können.

Wer kann diese Funktionen nutzen?
Jeder Mitarbeiter des Unternehmens, dem Zugriff auf das Benutzerkonto von Soldo gewährt wird, kann die Ausgabenverwaltungsfunktionen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und seinem Profil entsprechend nutzen:

Super-Administrator/Administrator: Richten Sie die Funktion „Ausgabenüberprüfung“ ein, erteilen Sie die Erlaubnis, Ausgaben zu prüfen und zu genehmigen und anderen Personen Zugriff zu gewähren, um Transaktionsinformationen zu genehmigen/abzulehnen oder anzufordern, Mitarbeiterausgaben zu bearbeiten, Ausgabenrichtlinienprofile einzurichten, Auslagen hinzuzufügen, Ausgabenkategorien einzurichten, Transaktionen aufzuteilen, Berichte in verschiedenen Formaten herunterzuladen und Ausgabenabrechnungen im PDF-Format zu erstellen.
Buchhaltung: Lassen Sie sich Ihre eigenen Ausgaben und Mitarbeiterausgaben anzeigen und ergänzen Sie diese, fügen Sie ihre Auslagen hinzu, ordnen Sie ihre Ausgaben ein, teilen Sie ihre Transaktionen auf, und laden Sie Berichte in verschiedenen Formaten und Ausgabenabrechnungen im PDF-Format herunter.
Direkter Vorgesetzter: Lassen Sie sich Ihre eigenen und bestimmte Mitarbeiterausgaben anzeigen, ergänzen Sie ihre Transaktionen, geben Sie Transaktionsinformationen für bestimmte Mitarbeiterausgaben frei, lehnen Sie diese ab oder fordern Sie sie an, fügen Sie ihre Auslagen hinzu, ordnen Sie ihre Ausgaben ein und teilen Sie ihre Transaktionen auf.
Mitarbeiter: Lassen Sie sich ihre Ausgaben anzeigen und ergänzen Sie diese, fügen Sie ihre Auslagen hinzu, ordnen Sie ihre Ausgaben ein und teilen Sie ihre Transaktionen auf.

Wie kann ich alle Unternehmensausgaben überprüfen, nachverfolgen und genehmigen?

Siehe Abschnitt „Wie richte ich die Funktion zur Ausgabenüberprüfung ein?“ .

Wie kann ich Auslagen hinzufügen?
So fügen Sie eine Auslage hinzu:

• Wählen Sie den Abschnitt „Benutzer“ innerhalb der Plattform aus.
• Klicken Sie oben rechts auf „Transaktionen“ und dann auf „Transaktion hinzufügen“.
• Geben Sie die Transaktionsinformationen mit Wert, Datum, Stunde, Händler und den angeforderten Informationen ein, fügen Sie dann den Ausgabenbeleg hinzu und bestätigen Sie.
• Ihre Auslagen werden nun in der Liste aller Ihrer Transaktionen angezeigt.

Wie erstelle ich Ausgabenkategorien?
Wenn Sie ein Super-Administrator oder ein Administrator sind, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ausgabenkategorien zu erstellen:

• Wählen Sie den Abschnitt „Konfigurieren“ innerhalb der Plattform aus.
• Klicken Sie oben auf der Seite auf „Einordnung der Buchhaltung“ und anschließend auf „Ausgabenkategorie“.
• Klicken Sie in die Liste, um alle Ausgabenkategorien zu überprüfen, die Sie bereits konfiguriert haben.
• Wenn Sie noch nie eine Ausgabenkategorie hinzugefügt haben oder weitere Ausgabenkategorien hinzufügen möchten, klicken Sie oben rechts auf „Liste erstellen“.
• Geben Sie die „Allgemeinen Informationen“ ein, einschließlich Code, Mehrwertsteuer und Kategoriename, und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
• Unter „Regeln“ können Sie Regeln basierend auf MCCs festlegen, um Ihre Ausgabenkategorie automatisch bestimmten Transaktionen zuzuordnen. Klicken Sie auf „Weiter“.
• Nehmen Sie sich jetzt auf der Seite „Überprüfung“ einen Moment Zeit, um alles zu überprüfen und zu kontrollieren, ob Sie mit allem zufrieden sind.
• Klicken Sie auf „Bestätigen“ und fertig. Jetzt können Sie mit Ihren Ausgabenkategorien Ihre Transaktionen automatisch markieren und einordnen.

Wie richte ich ein Ausgabenrichtlinienprofil ein?
Wenn Sie ein Super-Administrator oder Administrator sind, befolgen Sie bitte diese Schritte, um ein Ausgabenrichtlinienprofil einzurichten:

• Wählen Sie den Abschnitt „Konfigurieren“ aus.
• Klicken Sie auf „Ausgabenrichtlinien“ und anschließend auf „Eine Ausgabenrichtlinie erstellen“ in der Mitte der Seite.
• Geben Sie allgemeine Informationen wie Titel und Beschreibung des Ausgabenrichtlinienprofils ein, fügen Sie anschließend Ihre Unternehmensausgabenrichtlinie hinzu und klicken Sie auf „Weiter“.
• Auf der Seite „Zulage“ können Sie mit der Konfiguration eines maximalen Ausgabenbetrages für jede Ausgabenkategorie beginnen; klicken Sie dann auf „Weiter“.
• Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“, wählen Sie die Benutzer aus, die Sie hinzufügen möchten, ordnen Sie Richtlinienprofillimits zu, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
• Nehmen Sie sich jetzt auf der Seite „Überprüfung“ einen Moment Zeit, um alles zu überprüfen und zu kontrollieren, ob Sie mit allem zufrieden sind.
• Klicken Sie auf „Bestätigen“ und fertig. Jetzt können Sie mit Ihrem Ausgabenrichtlinienprofil alle Ihre Transaktionen außerhalb der Richtlinien automatisch abfangen, hervorheben und melden.

Wie kann ich eine einzelne Transaktion aufteilen?
So teilen Sie eine einzelne Transaktion auf:

• Wählen Sie den Abschnitt „Benutzer“ aus.
• Klicken Sie auf „Transaktionen“ und dann auf die Transaktion, die Sie aufteilen möchten.
• Alle Informationen zu dieser Transaktion werden auf der rechten Seite angezeigt.
• Scrollen Sie nach unten, bis Sie „Transaktion aufteilen“ sehen und beginnen Sie, eine Zeile für jeden Benutzer zu erstellen, dem Sie einen Teil der Ausgaben zuordnen möchten.
• Geben Sie die Benutzernamen und die Beträge ein, die Sie jedem Mitarbeiter zuordnen möchten, und klicken Sie dann auf „Speichern“.
• Nun sehen Sie im Transaktionsdetail, wie die Transaktion aufgeteilt wurde, mit Namen und Details.

Denken Sie daran, dass die Aufteilungsinformationen nur in den Transaktionsdetails und den dazugehörigen Berichten sichtbar sind. Mitarbeiter, denen Beträge zugeordnet wurden, sehen ihren Teil in ihrer Transaktionsliste nicht.

Welche Berichte stehen für die Ausgaben zur Verfügung?

Administratoren oder die Buchhaltung können PDF-Dokumente herunterladen, die zur Unterschrift durch Ausgebende und Genehmigende bereit sind. Sobald die Ausgaben genehmigt wurden, kann für jeden Benutzer ein Bericht erstellt werden. Sie können auch den Bericht der Buchhaltungsplattform verwenden, um den Status der einzelnen Ausgaben anzuzeigen. Laden Sie die Berichtsdateien in verschiedenen Formaten im Abschnitt „Berichte“ herunter.

Sind die Funktionen für die Ausgabenverwaltung in allen Märkten verfügbar?
Ja, diese Funktionen sind in allen Märkten verfügbar, in denen wir tätig sind.