Los recibos desempeñan un papel importante en la gestión de gastos. Ayudan a tu equipo financiero a verificar los gastos, respaldan una contabilidad precisa y mantienen a tu empresa en cumplimiento durante las auditorías. Cada vez que realizas una compra con una tarjeta Soldo, debes adjuntar una copia clara del recibo original a la transacción.
Aun así, sabemos que los recibos a veces pueden perderse, dañarse o simplemente no ser entregados por el comerciante. Cuando esto ocurre, hay algunos pasos que puedes seguir para mantener tus registros completos y cumplir con la política de gastos de tu empresa.
Si no puedes proporcionar un recibo
Si un comerciante no te dio un recibo o lo extraviaste, sigue la política de tu empresa y consulta con tu Manager o con el equipo financiero cuál es el siguiente paso más adecuado. Es posible que te pidan detalles adicionales para validar la transacción.
Puedes añadir información de apoyo directamente en Soldo:
- Añade una nota explicando lo que ocurrió e incluye tantos detalles como sea posible. Por ejemplo, por qué no pudiste conseguir un recibo o qué se compró.
- Añade una foto que ayude a documentar la compra. Puede ser la fachada del comercio, un menú o la máquina expendedora donde tuvo lugar la transacción.
Estas opciones son útiles cuando realmente no hay un recibo disponible. No deben utilizarse como sustituto a largo plazo del recibo real cuando sea posible obtenerlo.
Si tu cuenta usa “Recordatorios” y campos obligatorios
Tu cuenta de Soldo puede usar la función “Recordatorios”, que permite a los Admin configurar reglas de transacción y establecer campos obligatorios, como recibos o archivos adjuntos. Si un recibo es obligatorio, deberás completar este paso antes de que tu transacción se considere finalizada.
Cuando realmente no puedas proporcionar un recibo, encontrarás una opción tanto en la aplicación móvil como en la web llamada No tengo un recibo/factura. Al seleccionar esta opción, el campo obligatorio se marca como completado. Te permite avanzar, pero solo debe usarse cuando no haya ningún recibo disponible.
Incluso si usas esta opción, sigue siendo importante cumplir con las buenas prácticas: añade una nota detallada que explique por qué no pudiste subir un recibo y proporciona cualquier información que ayude a tu equipo financiero con la conciliación.
Buenas prácticas para ayudar a tu equipo financiero
- Pide siempre un recibo al comerciante, incluso para compras pequeñas.
- Toma una foto rápida del recibo en el momento de la compra, por si la copia en papel se pierde después.
- Sube los recibos en la aplicación móvil de Soldo lo antes posible para mantener tus registros precisos.
- Usa “No tengo un recibo/factura” solo cuando realmente no haya ninguna prueba disponible.