¿Qué es un proceso de revisión de gastos personalizado?
Un proceso de revisión de gastos personalizado te da control sobre cada paso que un gasto debe seguir antes de ser aprobado.
Puedes crear flujos de trabajo de aprobación de gastos de varios pasos y personalizar cada paso según tus necesidades específicas. Tanto los empleados como los aprobadores pueden hacer un seguimiento del estado de un gasto a medida que avanza por cada paso del flujo de aprobación, lo que mejora la transparencia para todos los involucrados.
Cuando configuras un proceso de revisión de gastos personalizado en Soldo, optimizas las aprobaciones asignando los gastos correctos a los aprobadores adecuados en el momento oportuno.
¿Cómo mejora la transparencia y el control la configuración de un proceso de revisión de gastos personalizado?
Con un proceso de revisión de gastos personalizado, puedes crear flujos de aprobación de varios pasos que ofrecen un mayor control sobre los gastos. Los empleados y los aprobadores pueden seguir fácilmente el progreso de cada gasto con visibilidad total del flujo de aprobación. Esto incluye el estado de finalización de los pasos anteriores, el estado actual del gasto y los próximos pasos.
Añadir un proceso de revisión de gastos personalizado
Como Super administrador, puedes configurar un proceso de revisión de gastos personalizado accediendo a la sección «Gastos».
1. Selecciona Revisión de gastos en el menú lateral izquierdo.
2. Selecciona Editar.
3. Selecciona la pestaña Proceso de revisión.
4. Selecciona Añadir proceso de revisión.
5. A continuación, sigue los 4 pasos para configurar tu proceso de revisión.
Paso 1: Añadir detalles
Esto es importante para identificar tu proceso de revisión personalizado.
Paso 2: Elegir condiciones
Define las condiciones que cada gasto debe cumplir. Si estableces más de una condición, el gasto deberá cumplirlas todas para ser incluido en el proceso de revisión.
Paso 3: Elegir los pasos
Define los pasos a seguir para revisar un gasto. Por ejemplo, ¿quién debería ser el aprobador en cada paso? ¿Un usuario con un rol específico? ¿Una lista específica de usuarios? Puedes establecer múltiples pasos con diferentes aprobadores en cada uno.
Paso 4: Revisión
Tómate un momento para comprobar que estás satisfecho con toda la información proporcionada.
6. Selecciona Confirmar proceso.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos flujos de trabajo de aprobación de varios pasos puedo añadir a un proceso de revisión de gastos personalizado?
¡Todos los que quieras! Puedes añadir un número ilimitado de flujos de aprobación de varios pasos a tu proceso de revisión de gastos personalizado. También puedes priorizar tus flujos de aprobación para que las condiciones relacionadas con un flujo de mayor prioridad tengan precedencia sobre los demás.
¿Qué condiciones puedo establecer para determinar si un gasto necesita aprobación en varios pasos?
Puedes establecer las condiciones que un gasto debe cumplir para ser incluido en un flujo de aprobación de varios pasos. Hay una variedad de condiciones entre las que puedes elegir, incluyendo:
- Usuarios
- Método de pago (tarjeta de empresa o de usuario)
- Monederos (principal, empresa)
- Listas
- Tipo de gasto
- Categoría de gasto
Puedes añadir varias condiciones seleccionando Añadir condición.
Nota: Si estableces varias condiciones, un gasto deberá cumplir todas para ser incluido en el flujo de aprobación de varios pasos.
Si deseas eliminar una condición, simplemente selecciona el icono (X) junto a la condición que deseas eliminar.
¿Quién puede aprobar los gastos en cada paso de un proceso de revisión de gastos personalizado?
Los gastos pueden ser aprobados por un único usuario, una lista específica de usuarios, un gerente de línea designado (configurado a nivel de usuario) o un rol específico (como SuperAdmin o Administrador). Esta flexibilidad te permite asignar aprobadores según la jerarquía de tu empresa.
¿Es posible asignar múltiples aprobadores a un solo paso en un proceso de revisión de gastos personalizado?
Sí, puedes asignar múltiples aprobadores a un solo paso en un proceso de revisión de gastos personalizado. En este caso, solo uno de los aprobadores asignados necesita revisar y aprobar el gasto antes de que pueda pasar al siguiente paso en el flujo de trabajo.
¿Qué acciones se pueden realizar en los gastos en cada paso de un proceso de revisión de gastos personalizado?
Los gastos pueden ser aprobados, aprobados parcialmente (con un importe sugerido) o rechazados en cada paso de un proceso de revisión de gastos personalizado. Esto permite una toma de decisiones eficiente y garantiza un manejo adecuado de los gastos.
¿Se pueden automatizar los pasos en un proceso de revisión de gastos personalizado en función de condiciones específicas?
¡Sí! Puedes automatizar los pasos en un proceso de revisión de gastos personalizado según condiciones específicas, como el valor de la transacción o si se ha proporcionado la información obligatoria.
Las opciones de automatización incluyen la aprobación automática, la aprobación automática solo para importes dentro de la política y el rechazo automático.
Por ejemplo, puedes personalizar tu proceso de revisión de gastos para que las transacciones de menos de £20/€20 sean aprobadas automáticamente en un paso determinado si el usuario ha adjuntado un recibo.