El OCR funciona analizando los patrones de luz y oscuridad en un documento para identificar ciertas formas, y luego comparando esas formas con caracteres conocidos en una base de datos. Para obtener los mejores resultados, las imágenes deben ser claras y con un alto contraste entre el texto y el fondo. Al tomar una foto de una factura o recibo:
- Utiliza un documento con un fondo claro, sin dobleces físicos, líneas ni manchas de tinta
- Toma la foto sobre un fondo liso en una superficie plana
- Toma la foto con luz natural
- Mantén el flash apagado para evitar reflejos
- Mantén la lente paralela a los bordes del documento y apúntala hacia el centro del texto
Una vez que el recibo o factura ha sido subido a la transacción, el OCR lo revisa para comprobar su calidad y consistencia, y proporciona retroalimentación al empleado:
- Si la retroalimentación es positiva y el icono de retroalimentación es verde, el empleado debe continuar completando los detalles de la transacción.
- Si la retroalimentación es neutra y el icono de retroalimentación es amarillo, el empleado debe comprobar que el archivo adjunto es el correcto para el gasto que está presentando. También debe verificar que la calidad del adjunto sea buena y que los detalles del recibo o factura sean claramente visibles.
- Si la retroalimentación es negativa y el icono de retroalimentación es rojo, esto indica que el adjunto no coincide con la transacción o que la calidad del adjunto es deficiente. El empleado debe eliminar el adjunto y subir uno nuevo.
El OCR utiliza el recibo o factura para completar previamente el campo de la tasa de IVA en los detalles de la transacción. La retroalimentación se proporcionará directamente debajo del campo:
- Si la retroalimentación es positiva y el icono de retroalimentación es verde, el OCR tiene confianza en el resultado. El empleado debe continuar completando el resto de los detalles de la transacción.
- Si la retroalimentación es neutra y el icono de retroalimentación es amarillo, el OCR no tiene confianza en el resultado. El empleado debe comprobar que la información rellenada automáticamente coincide con el recibo o factura.
- Si la retroalimentación es negativa y el icono de retroalimentación es rojo, el OCR no ha podido extraer la tasa de IVA del recibo o factura. El empleado debe ingresarla manualmente haciendo clic en ‘Seleccionar tasa de IVA’.