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Puedes revisar los gastos en la aplicación web de Soldo o desde cualquier lugar con la aplicación móvil de Soldo. En esta guía, descubrirás cómo acceder a la revisión de gastos para seguir tus propios gastos enviados o aprobar los gastos de otros.
Consejo: Si estás familiarizado con la versión anterior de la revisión de gastos, haz clic aquí para ver qué ha cambiado.
Cubriremos tres escenarios principales:
- Superadministradores, que necesitan revisar los gastos y obtener una visión general de todos los gastos de la empresa.
- Gerentes o líderes que necesitan revisar los gastos de su equipo.
- Empleados, que necesitan hacer seguimiento de sus gastos enviados.
Revisar gastos como superadministrador
- Inicia sesión en la aplicación web.
- Ve a la sección de revisión de gastos seleccionando Revisión de gastos en el menú lateral izquierdo.
Como superadministrador, verás tres pestañas principales:- Mis gastos – Verás tus propios gastos y podrás comprobar el estado de revisión de cada uno.
- Revisión – Verás los gastos que necesitas aprobar. De forma predeterminada, solo se mostrarán los gastos que requieren revisión inmediata.
-
Todos – Podrás supervisar el proceso de revisión de todos los gastos de la empresa, incluso si no estás directamente involucrado en la revisión.
- Para comenzar a revisar los gastos, selecciona la pestaña Revisión.
Verás todos los gastos que requieren revisión inmediata. Puedes aplicar filtros adicionales para ver gastos de una fecha específica o ver todos los gastos en los que estás involucrado en el proceso de revisión.
- Selecciona un usuario de la lista para ver sus gastos.
Consejo: Las barras de colores te ofrecen una vista rápida del estado actual de los gastos de cada usuario, para que puedas ver fácilmente si faltan detalles o si un gasto está listo para su revisión. - Selecciona el gasto que deseas revisar.
- Revisa los detalles del gasto y cualquier archivo adjunto, y luego toma una decisión seleccionando Aprobar o Rechazar.
Consejo: Puedes solicitar más información antes de tomar tu decisión seleccionando Solicitar info. Luego, podrás ingresar un mensaje personalizado que se enviará directamente al usuario. Para obtener más información sobre cómo solicitar información, consulta este artículo: Solicitar más información al revisar gastos
Revisar varios gastos a la vez como superadministrador
Puedes revisar cada gasto individualmente como se describe en la guía anterior, o puedes tomar decisiones en grupo para una selección de gastos. Así es como se hace:
- Selecciona un usuario de la lista para ver sus gastos.
- Marca la casilla junto a cada gasto que deseas revisar.
- Luego puedes Aprobar, Rechazar o Solicitar información para todos los gastos seleccionados.
Revisar gastos como gerente
Como gerente o líder, puedes usar la función de revisión de gastos en la aplicación web y móvil para revisar los gastos que te han sido asignados.
Así es como puedes hacerlo en la aplicación web:
- Inicia sesión.
- Cambia a tu rol correspondiente.
Nota: Para obtener una guía paso a paso sobre cómo cambiar de rol en la aplicación web y móvil, consulta este artículo: ¿Cómo cambio de rol en la aplicación web y móvil? - Selecciona Revisión de gastos en el menú lateral izquierdo.
Como gerente, verás dos pestañas:
- Mis gastos – Verás tus propios gastos y podrás comprobar el estado de revisión de cada uno.
-
Revisión – Verás los gastos que necesitas revisar. De forma predeterminada, solo se mostrarán los gastos que requieren revisión inmediata.
- Selecciona la pestaña Revisión.
- Selecciona un usuario de la lista para ver sus gastos.
Consejo: Las barras de colores te dan una visión rápida del estado actual de los gastos de cada usuario, para que puedas ver fácilmente si faltan detalles o si un gasto está listo para su revisión. - Selecciona el gasto que deseas revisar.
- Revisa los detalles del gasto y cualquier archivo adjunto, y luego toma una decisión seleccionando Aprobar o Rechazar.
Consejo: Puedes solicitar más información antes de tomar una decisión seleccionando Solicitar información. Luego, puedes ingresar un mensaje personalizado que se enviará directamente al usuario.
Seguir los gastos como empleado
Como empleado, puedes hacer un seguimiento de tus gastos y ver en qué etapa del proceso de revisión se encuentran. Esto es especialmente útil si estás esperando un reembolso por gastos adelantados o una compensación por kilometraje.
Para ver y hacer seguimiento de tus gastos en la aplicación web:
- Inicia sesión.
- En el menú lateral izquierdo, selecciona Gastos > Revisión de gastos.
- Verás tus gastos en la pestaña Mis gastos. Puedes filtrarlos por fecha, estado de aprobación o aplicar más filtros.
-
Selecciona un gasto de la lista para ver los detalles de la transacción.
- Si deseas ver en qué parte del proceso de revisión se encuentra el gasto, selecciona la pestaña Proceso de revisión.
¿Qué hay de nuevo?
La revisión de gastos ahora se divide en tres pestañas en lugar de por meses:
- Mis gastos → Haz seguimiento de tus gastos enviados.
- Revisión → Consulta los gastos que necesitas aprobar.
- Todos → Los administradores pueden ver todos los gastos de la empresa.
Esta actualización hace que el seguimiento y la aprobación de gastos sean más rápidos y claros. Es una mejora visual, y la lógica existente de la revisión de gastos sigue siendo la misma. Para obtener más información sobre los cambios visuales en la disposición de las pestañas, sigue leyendo a continuación.
Nueva disposición de las pestañas
Pestaña Mis gastos
- Consulta tus propios gastos enviados.
- Haz seguimiento de quién los está revisando y su estado.
¿Quién puede ver esta pestaña?
Todos los usuarios de Soldo tienen acceso a la pestaña Mis gastos. Esto significa que todos los usuarios pueden hacer un seguimiento fácil de los gastos que han enviado.
¿Qué puedes ver en esta pestaña?
Una lista de transacciones individuales, incluidos los gastos adelantados y los reembolsos por kilometraje.
Pestaña Revisión
- Consulta únicamente los gastos asignados a ti para su aprobación.
- El filtro predeterminado muestra solo los gastos que requieren revisión inmediata.
- Ajusta los filtros para ver revisiones pasadas o pendientes.
¿Quién puede ver esta pestaña?
Todos los usuarios pueden ver la pestaña Revisión, pero solo aquellos a quienes se les han asignado gastos para revisar verán contenido dentro de ella. Esto incluye usuarios con roles vinculados a los flujos de trabajo de revisión de gastos o aquellos que han sido específicamente asignados a revisar ciertos gastos.
¿Qué puedes ver en esta pestaña?
Una lista de transacciones agrupadas por usuario. Por defecto, solo se mostrarán los gastos que necesitan revisión inmediata. También puedes optar por ver los gastos que están en proceso de revisión pero que aún no han llegado a ti para su aprobación, seleccionando el filtro En proceso de revisión.
Nota: Como superadministrador, no verás todos los gastos para revisar en esta pestaña. Solo verás aquellos que te han sido asignados.
Pestaña Todos
- Obtén visibilidad completa de todos los gastos.
- Los superadministradores pueden intervenir y aprobar o rechazar cualquier transacción.
¿Quién puede ver esta pestaña?
Los superadministradores y administradores pueden ver esta pestaña, lo que les da total visibilidad de todos los gastos, independientemente de si forman parte del proceso de revisión o no.
¿Qué puedes ver en esta pestaña?
Verás una lista de transacciones agrupadas por usuario. Los superadministradores pueden seleccionar un usuario para ver sus transacciones y luego elegir transacciones individuales para intervenir en el proceso de revisión de gastos.
Nota: Como superadministrador, no puedes realizar acciones masivas desde la pestaña Todos. Las acciones masivas solo están disponibles para los aprobadores en la pestaña Revisión.