La exportación automática agiliza la forma en que las transacciones se exportan desde Soldo a tu sistema contable. En lugar de exportar manualmente las transacciones, puedes automatizar el proceso según condiciones predefinidas, garantizando un flujo de trabajo fluido de principio a fin.
Nota: La exportación automática requiere que tengas configurada una integración contable en tu cuenta. Si aún no has configurado una y quieres obtener más información, consulta nuestra sección de Integraciones para comenzar. Si ya tienes una integración contable configurada con Soldo y estás listo para habilitar la exportación automática, revisa esta guía: Cómo configurar la exportación automática para una integración existente
¿Por qué usar la exportación automática?
Revisar y exportar transacciones manualmente puede ser un proceso repetitivo. Con la exportación automática, una vez que una transacción cumple con las condiciones necesarias, se envía automáticamente a tu integración contable, permitiéndote dedicar más tiempo a tareas estratégicas.
¿Cómo funciona?
Puedes habilitar la exportación automática directamente desde la configuración de la integración. Una vez configurada, las transacciones que cumplan con las condiciones seleccionadas se exportarán automáticamente cada día a la 01:00 AM UTC.
¿Qué integraciones admiten la exportación automática?
Esta función está disponible para todas las integraciones contables directas, incluidas:
- Xero
- QuickBooks
- NetSuite
- Sage Business Cloud
- Exact Online
- Microsoft Dynamics 365
¿Qué condiciones se pueden establecer?
Puedes definir criterios específicos para la exportación automática, tales como:
- Detalles obligatorios (a través de la función de Recordatorios)
Asegúrate de que toda la información contable requerida, como archivos adjuntos, categoría de gastos, listas, etc., esté presente para cada transacción.
- Estado de revisión de gastos
Puedes optar por exportar solo las transacciones que cumplan con un estado de revisión de gastos específico. Puedes elegir entre:
- La transacción puede tener cualquier estado de revisión
- La transacción debe tener el estado aprobado
- La transacción debe estar aprobada e incluida en un informe de gastos
- Tipo de gastos
Decide qué tipos de gastos deseas exportar automáticamente. Puedes elegir cualquier combinación de:
- Viajes y entretenimiento
- Gastos empresariales
- Gastos personales
Nota: Las transacciones deben cumplir con todas las condiciones establecidas para ser incluidas en la exportación automática. Esto también incluye cualquier condición requerida por la integración elegida. Podrás ver qué condiciones se requieren durante la configuración o navegando a la configuración de integración y seleccionando la pestaña de Reglas de transacción.
Dónde encontrar las condiciones requeridas por tu integración durante la configuración:
Dónde encontrar las condiciones requeridas por tu integración si ya está configurada:
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo usar la exportación automática si mi integración contable ya está configurada?
¡Sí! Aunque la exportación automática puede configurarse durante la instalación inicial de una integración contable, si ya la tienes configurada, activarla es muy sencillo. Consulta esta guía para obtener más detalles sobre la configuración.
¿Qué transacciones se exportan?
- Solo se exportan las transacciones que afectan el saldo total de tu cuenta Soldo. Las transferencias internas y las transacciones de reembolsos personales, de importe cero o no liquidadas no serán exportadas.
- Solo se exportarán las transacciones que cumplan con las condiciones de exportación automática y con los requisitos de la integración contable seleccionada.
¿Con qué frecuencia se ejecuta la exportación automática?
La exportación automática se ejecuta una vez al día a la 01:00 AM UTC. Todas las transacciones que cumplan con las condiciones predefinidas serán exportadas a tu sistema contable en ese momento.
¿Puedo cambiar la programación de la exportación?
Actualmente, la programación de la exportación no se puede modificar. La exportación diaria a la 01:00 AM UTC es fija para todos los clientes que usan la función de exportación automática.
¿Qué hago si una transacción no se exporta automáticamente?
Puedes comprobar varias cosas:
Condiciones
La exportación automática solo exportará transacciones si cumplen con las condiciones establecidas en las Reglas de transacción. Por ejemplo, si activaste la opción “Los detalles obligatorios deben completarse”, la exportación automática solo exportará transacciones que cumplan con este criterio. Para más información sobre Recordatorios y Reglas de transacción, consulta este artículo: ¿Qué son los ‘Recordatorios’ y cómo funcionan?
Estado de revisión de gastos
Verifica que las transacciones cumplan con el estado de revisión de gastos que has definido. Al activar la exportación automática, puedes elegir entre tres opciones:
- La transacción puede tener cualquier estado de revisión
- La transacción debe tener el estado aprobado
- La transacción debe estar aprobada e incluida en un informe de gastos
Si activo la exportación automática, ¿puedo seguir exportando manualmente?
¡Sí! Si deseas exportar algunas transacciones manualmente, aún puedes hacerlo. La exportación automática está diseñada para reducir la necesidad de exportaciones manuales repetitivas, pero la opción manual seguirá estando disponible incluso cuando la exportación automática esté activada.