Mantener el flujo de los gastos en el proceso de aprobación puede ser un desafío. Sin aprobaciones a tiempo, los equipos financieros pueden enfrentar retrasos y los empleados podrían no recibir su reembolso a tiempo. Recordatorios para revisores son notificaciones automáticas por correo electrónico que funcionan a la perfección con las funciones Recordatorios y Revisión de gastos, asegurando que los empleados proporcionen toda la información requerida y que los revisores completen sus aprobaciones a tiempo.
¿Quién puede configurar los Recordatorios para revisores?
Los Super administradores, Administradores y Contables con un plan elegible pueden activar y configurar esta función en la sección Revisión de gastos.
Nota: Antes de configurar los Recordatorios para revisores, asegúrate de haber configurado y activado la función de Revisión de gastos.
¿En qué se diferencian los Recordatorios para revisores de los Recordatorios estándar?
Los Recordatorios ayudan a los empleados que realizan gastos a completarlos, recordándoles que proporcionen todos los detalles requeridos, como recibos y categorías de gastos. También envían notificaciones por correo electrónico antes y en la fecha límite, asegurando que los empleados no olviden finalizar sus gastos a tiempo. Los Recordatorios para revisores ayudan a los revisores a mantenerse al tanto de las aprobaciones pendientes, garantizando que los gastos avancen en el proceso sin demoras.
| Recordatorios | Recordatorios para revisores | |
| ¿Quién recibe los recordatorios? | Empleados que realizan gastos | Revisores |
| Propósito |
Recordar a los empleados que proporcionen toda la información requerida en sus transacciones. Enviar dos correos electrónicos para recordar a los usuarios sobre los gastos pendientes: uno el día límite y otro con anticipación. |
Enviar recordatorios por correo electrónico a los revisores para notificarles que tienen gastos por revisar. |
¿Con qué frecuencia se envían los Recordatorios?
¡Tú decides! Con los Recordatorios para revisores puedes establecer cuándo y con qué frecuencia se enviarán los recordatorios.
¿Cómo recibiré los recordatorios?
Enviaremos los recordatorios a tu dirección de correo electrónico. Esto es lo que puedes esperar en el correo de recordatorio (según la configuración):
¿Puedo usar los Recordatorios para revisores sin los Recordatorios?
¡Sí! Si solo deseas enviar recordatorios a los revisores y no a los empleados que realizan gastos, no es necesario activar la función de Recordatorios. Al usar Recordatorios para revisores por sí solos, los revisores recibirán notificaciones independientemente de los detalles que el empleado haya agregado a la transacción.
Sin embargo, si combinas Recordatorios para revisores con Recordatorios, solo notificaremos a los revisores cuando se hayan agregado todos los detalles requeridos, ayudando a reducir correos electrónicos innecesarios. Si prefieres recibir recordatorios para todos los gastos, incluidos aquellos con detalles faltantes, puedes modificar esta configuración.
¿Quién recibirá los recordatorios?
Los recordatorios solo se enviarán a los revisores que tengan gastos por revisar. Por defecto, solo enviaremos recordatorios para los gastos que tengan todos los detalles obligatorios completos. Si deseas incluir gastos con detalles faltantes o que aún no estén listos para revisión, puedes habilitar esta opción al configurar la función.
¿Qué sucede si un revisor está fuera de la oficina? ¿Quién recibirá el recordatorio?
Si un revisor está fuera de la oficina y ha delegado sus tareas en otra persona, tanto el revisor original como su delegado recibirán un recordatorio sobre los gastos que deben revisar. Esto garantiza que no se pase nada por alto durante su ausencia. Para obtener más información sobre la función de fuera de la oficina, consulta este artículo: ¿Qué es la función de fuera de la oficina?