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Los informes de gastos ofrecen un resumen claro y descargable de los gastos de los empleados que han sido revisados como parte del proceso de revisión de gastos. Estos informes son especialmente útiles para cumplir con las normativas, controlar los costes empresariales y reembolsar a los empleados los gastos que hayan asumido en nombre de la empresa.
¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es un documento descargable que incluye una lista categorizada de gastos revisados y exportados de un empleado específico. Una vez que hayas seleccionado las transacciones que deseas incluir en el informe, podrás descargarlo desde la sección de Informes de gastos. Los informes marcados como "No procesados" pueden descargarse en formato PDF, XLSX o CSV. Los informes marcados como "Procesados" solo pueden descargarse como PDF no editable.
Si alguno de los gastos requiere reembolso, también podrás reembolsar a los empleados desde la sección de Informes de gastos. Para más información sobre reembolsos, consulta este artículo: Reembolsa a los empleados por transacciones pagadas de su bolsillo.
¿Quién puede generar informes de gastos?
Cualquier persona con permiso para revisar y generar informes de gastos, como los Super administradores, Administradores, Líderes y Contables, puede generar informes. Si utilizas roles personalizados, asegúrate de añadir el permiso correspondiente ("Puede ver los gastos para revisar y generar informes de gastos") a cada rol que deba tener esta capacidad.
Cómo generar un informe de gastos para un empleado
- Desde el menú lateral izquierdo, selecciona Gastos > Revisión de gastos.
- Ve a la pestaña Revisar.
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Selecciona al usuario cuyos gastos quieres incluir en el informe.
- Selecciona la pestaña Revisado.
Nota: solo podrás exportar transacciones que ya hayan sido revisadas. Para más información sobre cómo revisar gastos, consulta este artículo: Revisar gastos.
- Marca la casilla junto a cada transacción que quieras incluir en el informe. Cada transacción seleccionada se incluirá en un único documento de informe de gastos.
- Selecciona Exportar.
- ¡Listo! Has generado el informe de gastos. Las transacciones se moverán a la pestaña Exportado y podrás descargar el informe desde la sección de Informes de gastos.
Cómo descargar el informe de gastos en PDF
- Desde el menú lateral izquierdo, selecciona Gastos > Informe de gastos.
- Marca la casilla junto a cada informe que quieras descargar.
Consejo: si tienes varios informes y necesitas encontrar rápidamente uno específico, puedes utilizar el filtro Propietario de la transacción. - Selecciona Exportar.
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Selecciona el formato del archivo para la descarga.
Nota: los informes marcados como "Procesados" solo pueden descargarse como PDF no editable. Para los informes "No procesados", puedes elegir entre PDF, XLSX o CSV.
- Si eliges el formato PDF, selecciona qué deseas incluir en el informe:
- Solo transacciones
- Transacciones y archivos adjuntos (como recibos)
- Selecciona Exportar.
- El archivo se generará y podrás descargar tu informe de gastos.
Nota: Esto es lo que se incluye en los formatos XLSX y CSV:
- Pagado con fondos de la empresa: importe total de los gastos aprobados pagados con dinero de la empresa.
- Reembolso de gastos personales: importe total de reembolsos por gastos aprobados pagados con métodos personales.
- Reembolso por kilometraje: importe total de reembolsos por kilometraje aprobados.
- Deuda con la empresa: importe total de gastos denegados pagados con fondos de la empresa que deben devolverse.