Cómo configurar y gestionar las categorías de gastos

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Las categorías de gasto ayudan a los empleados a clasificar sus compras, aplicar automáticamente los tipos de IVA correctos y garantizar la coherencia entre las transacciones. También puedes vincular categorías a categorías de comercio específicas para compras realizadas con tarjetas Soldo.

Nota: Solo puedes configurar y gestionar las categorías de gasto si no estás utilizando una integración contable. Si es así, deberás gestionarlas desde la integración conectada.

Cómo crear una categoría de gasto

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
   
3. Selecciona Agregar elemento.
   
4. Introduce un nombre para la categoría de gasto.
   
5. Opcional: Añade un código y una descripción para facilitar la identificación.
6. Opcional: Selecciona un tipo de IVA para que se aplique automáticamente a esta categoría de gasto. Para más información sobre cómo configurar tipos de IVA, consulta este artículo: Cómo configurar y gestionar los tipos de IVA
   
7. Selecciona Siguiente.
8. Opcional: Elige una categoría de comercio para aplicarla automáticamente a esta categoría de gasto.
   
9. Selecciona el tipo de gasto:

• Gasto de viaje y representación (T&E)
• Gasto de empresa
  
  

10. Selecciona Siguiente.
11. Revisa los detalles y selecciona Confirmar.
    

Cómo activar o desactivar una categoría de gasto

Cada categoría de gasto tiene un interruptor para activarla o desactivarla. Si está desactivada, no estará disponible durante el enriquecimiento de transacciones.

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
3. Activa o desactiva el interruptor junto a cada categoría que desees modificar.
   

Cómo editar una categoría de gasto

Si deseas hacer cambios en una categoría de gasto, como editar el nombre, la descripción, el tipo de IVA o modificar las reglas, puedes hacerlo en cualquier momento. Así es como se hace:

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
3. Selecciona Editar junto a la categoría que deseas modificar.
4. Selecciona Editar junto a las secciones Información general o Reglas y realiza los cambios necesarios.
5. Selecciona Guardar.

Cómo eliminar una categoría de gasto

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
3. Selecciona el icono de eliminar junto a la categoría que deseas quitar.
4. Selecciona Sí, eliminar para confirmar.

Nota: Tras eliminar una categoría de gasto, ya no podrás seleccionarla al enriquecer transacciones.

Cómo gestionar la visibilidad de las categorías de gasto

Puedes controlar qué roles y usuarios pueden ver categorías de gasto específicas. Esto resulta útil si quieres limitar la visibilidad a determinados equipos o personas.

Gestionar la visibilidad por rol

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
3. Selecciona Configurar visibilidad.
4. Selecciona Editar.
5. Usa el menú desplegable Roles para seleccionar o deseleccionar los roles que deben tener acceso.
6. Selecciona Confirmar.

Gestionar la visibilidad por usuario específico

Puedes restringir la visibilidad por rol pero permitirla a ciertos usuarios específicos. Aquí te explicamos cómo:

1. En el menú lateral, selecciona Configurar > Clasificación contable.
2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
3. Selecciona Configurar visibilidad.
4. Selecciona Editar.
5. Usa el menú desplegable Roles para deseleccionar el rol.
6. Selecciona Incluir usuarios.
7. Usa el menú desplegable Usuarios para seleccionar a aquellos que deban tener acceso a la categoría.
8. Selecciona Confirmar.