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Cómo configurar y gestionar las categorías de gastos

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Las categorías de gastos facilitan que los empleados clasifiquen sus compras, apliquen automáticamente los tipos de IVA correctos y aseguren la coherencia entre transacciones. También puedes vincular categorías a categorías de comercio específicas para compras realizadas con tarjetas Soldo.

WC_Configure_ExpenseCategories_TransactionExpenseCategory_202503_EN (1).webp

Nota: Solo puedes configurar y gestionar categorías de gastos si no utilizas una integración contable. Si utilizas una, deberás gestionar las categorías de gastos desde tu integración conectada.

Cómo crear una categoría de gasto

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
    WC_Configure_ExpenseCategories_PrincipleScreen_202503_EN.webp
  3. Selecciona Añadir elemento.
    WC_Configure_ExpenseCategories_AddItemAnnotated_202503_EN.webp
  4. Introduce un nombre para la categoría de gasto.
    WC_Configure_ExpenseCategories_AddItemAnnotated_202503_EN (1).webp
  5. Opcional: Añade un código y una descripción para facilitar la identificación.
  6. Opcional: Selecciona un tipo de IVA para aplicar automáticamente a esta categoría de gasto. Para más información sobre la configuración de tipos de IVA, consulta este artículo: Cómo configurar y gestionar los tipos de IVA
    WC_Configure_ExpenseCategories_VATdropdown_202503_EN.webp
  7. Selecciona Siguiente.
  8. Opcional: Elige una categoría de comercio para aplicar automáticamente a esta categoría de gasto.
    WC_Configure_ExpenseCategories_MerchantCategorydropdown_202503_EN.webp
  9. Selecciona el tipo de gasto:
  • Gastos de viaje y representación (T&E)
  • Gastos de empresa
    WC_Configure_ExpenseCategories_ExpenseType_202503_EN.webp
     
  1. Selecciona Siguiente.
  2. Revisa los detalles y selecciona Confirmar.
    WC_Configure_ExpenseCategories_ReviewConfirmAnnotated_202503_EN.webp

Cómo activar o desactivar una categoría de gasto

Cada categoría de gasto tiene un interruptor para activarla o desactivarla. Cuando está desactivada, no estará disponible para su selección al enriquecer transacciones.

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
  3. Selecciona el interruptor junto a cada categoría que quieras activar o desactivar.
    WC_Configure_ExpenseCategories_EnableDisableAnnotated_202503_EN.webp

Cómo editar una categoría de gasto

Si deseas realizar cambios en una categoría de gasto, por ejemplo editar el nombre, la descripción, el tipo de IVA o las reglas, puedes hacerlo en cualquier momento.

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
  3. Selecciona Editar junto a la categoría que deseas modificar.
  4. Selecciona Editar junto a las secciones Información general o Reglas y realiza los cambios necesarios.
  5. Selecciona Guardar.

Cómo eliminar una categoría de gasto

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
  3. Selecciona el icono Eliminar junto a la categoría que deseas eliminar.
  4. Selecciona Sí, eliminar para confirmar.
Nota: Después de eliminar la categoría de gasto, ya no podrás seleccionarla al enriquecer transacciones.

Cómo controlar la visibilidad de categorías de gastos

Puedes controlar qué roles y usuarios pueden ver categorías de gastos específicas. Esto es útil si deseas limitar la visibilidad a ciertos equipos o personas.

Controlar la visibilidad para roles específicos

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
  3. Selecciona Configurar visibilidad.
  4. Selecciona Editar.
  5. Utiliza el menú desplegable Roles para seleccionar o deseleccionar los roles que deberían tener acceso.
  6. Selecciona Confirmar.

Controlar la visibilidad para usuarios específicos

Puede que desees controlar la visibilidad según el rol, pero aun así permitir acceso a ciertos usuarios. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  1. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Clasificación contable.
  2. Selecciona Ver entidad junto a Categoría de gasto.
  3. Selecciona Configurar visibilidad.
  4. Selecciona Editar.
  5. Utiliza el menú desplegable Roles para deseleccionar el rol.
  6. Selecciona Incluir usuarios.
  7. Utiliza el menú desplegable Usuarios para seleccionar los usuarios que deberían tener visibilidad de la categoría.
  8. Selecciona Confirmar.

Las categorías de gastos facilitan que los empleados clasifiquen sus compras, apliquen automáticamente los tipos de IVA correctos y aseguren coherencia en las transacciones. También puedes vincular categorías a categorías de comercio específicas para compras realizadas con tarjetas Soldo.

WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_DetailsPanel_202602_Surface_EN.png

Nota: Solo puedes configurar y gestionar categorías de gastos si no utilizas una integración contable. Si utilizas una, deberás gestionarlas desde tu integración conectada.

Cómo crear una categoría de gasto

Quién: Super admin, Admin, Contable
  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a la opción Categorías de gastos.
    WC_TransactionSettings_Main_ExpenseCatAnnotated_202512_Surface_EN.png
  3. Selecciona Crear categoría de gasto.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Main__CreateAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Introduce un nombre para la categoría de gasto.
  5. Opcional: Añade un código y una descripción para facilitar la identificación.
  6. Opcional: Selecciona un tipo de IVA para su aplicación automática.
  7. Selecciona Siguiente.
  8. Opcional: Elige una categoría de comercio que se aplicará automáticamente.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_MerchantList_202512_Surface_EN.png
  9. Selecciona el tipo de gasto:
  • Gastos de viaje y representación (T&E)
  • Gastos de empresa
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Type_202512_Surface_EN (1).png
  1. Selecciona Siguiente.
  2. Revisa los detalles y selecciona Confirmar.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Confirm202512_Surface_EN.png

Cómo activar o desactivar una categoría de gasto

Quién: Super admin, Admin, Contable

Cada categoría de gasto tiene un interruptor para activarla o desactivarla. Cuando está desactivada, no se podrá seleccionar durante la mejora de transacciones.

  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a Categorías de gastos.
  3. Selecciona el interruptor junto a la categoría correspondiente.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Main__DisableAnnotated_202512_Surface_EN.png

Cómo editar una categoría de gasto

Quién: Super admin, Admin, Contable

Puedes editar una categoría de gasto en cualquier momento: nombre, descripción, tipo de IVA o reglas.

  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a Categorías de gastos.
  3. Selecciona el icono Editar junto a la categoría deseada.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Main__EditAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Realiza los cambios necesarios en la sección de detalles y reglas.
  5. Selecciona Confirmar para guardar los cambios.

Cómo eliminar una categoría de gasto

Quién: Super admin, Admin, Contable
  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a Categorías de gastos.
  3. Selecciona el icono Eliminar junto a la categoría correspondiente.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Main__DeleteAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Selecciona Sí, eliminar para confirmar.
Nota: Después de eliminarla, la categoría de gasto ya no estará disponible durante la mejora de transacciones.

Cómo controlar la visibilidad de categorías de gastos

Quién: Super admin, Admin, Contable

Puedes controlar qué roles y usuarios pueden ver categorías específicas de gastos. Esto es útil para restringir la visibilidad a ciertos equipos o individuos.

Controlar la visibilidad para roles específicos

  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a Categorías de gastos.
  3. Selecciona Gestionar visibilidad.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Visibility__ManageAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Selecciona Editar.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Visibility__EditAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Usa el menú Roles para seleccionar o deseleccionar roles con acceso.
  6. Selecciona Confirmar para guardar.

Controlar la visibilidad para usuarios específicos

Puedes controlar la visibilidad por rol pero aun así permitir acceso a usuarios concretos. Aquí te explicamos cómo:

  1. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Configuración de transacciones.
  2. Selecciona Ver junto a Categorías de gastos.
  3. Selecciona Gestionar visibilidad.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Visibility__ManageAnnotated_202512_Surface_EN.png
  4. Selecciona Editar.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Visibility__EditAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Usa el menú Roles para deseleccionar el rol.
  6. Selecciona Incluir usuarios.
    WC_TransactionSettings_ExpenseCategories_Visibility__IncludeAnnotated_202512_Surface_EN.png
  7. Usa el menú Usuarios para seleccionar quién debería tener acceso.
  8. Selecciona Confirmar.

Disponibilidad

Quién: Super admin, Admin, Contable (configurar y gestionar categorías de gastos)
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