La biblioteca de Soldo es un espacio seguro donde puedes guardar todos los archivos relacionados con tus transacciones. Te ayuda a mantener el orden al conservar recibos, facturas y otros documentos justificativos en un solo lugar, para que puedas adjuntarlos a las transacciones siempre que lo necesites.
Puedes enviar archivos a tu biblioteca de diferentes maneras. Muchos usuarios reenvían los recibos que reciben por correo electrónico a su dirección de reenvío única de Soldo. Otros suben fotos de recibos físicos o añaden documentos en lote cuando vuelven a su escritorio. La biblioteca te ofrece la flexibilidad de trabajar de la manera que mejor se adapte a tu día.
¿Dónde puedo encontrar mi dirección de reenvío de Soldo?
- Inicia sesión en la web app.
- En el menú de navegación, selecciona Usuarios y elige tu nombre en la lista.
- En la pestaña Resumen, busca tu Dirección de correo electrónico de reenvío en la parte derecha.
¿Cómo añado archivos a mi biblioteca de Soldo?
Puedes añadir archivos de la forma que mejor te funcione:
- Reenvía los recibos recibidos por correo electrónico a tu dirección de reenvío de Soldo.
- Toma una foto de un recibo físico y envíala a tu dirección de reenvío.
- Envía varios recibos en lote a tu dirección de reenvío si estás viajando o no tuviste tiempo de cargar documentos mientras estabas en movimiento.
Todos los archivos que envíes a tu dirección de reenvío aparecerán en tu biblioteca. Luego podrás adjuntarlos a las transacciones cuando estés listo.
Cómo aparecen los archivos en tu biblioteca
Una vez que envíes un archivo a tu dirección de reenvío, aparecerá en tu biblioteca poco después. Si tu empresa tiene el OCR activado, Soldo intentará vincular el recibo reenviado con la transacción correspondiente para ayudarte a adjuntarlo rápidamente. Si no se puede hacer una coincidencia, o si el OCR no está activado, el archivo igualmente aparecerá en tu biblioteca para que selecciones la transacción adecuada.
Cada archivo se mostrará con:
- Estado (p. ej., Adjunto)
- Nombre del archivo
- Fecha de carga
- Opción de vista previa del archivo (icono de ojo)
Cómo ver tu biblioteca
Puedes ver tu biblioteca siempre que estés adjuntando un documento a una transacción. En el panel de detalles de la transacción, ve a la sección Adjunto, selecciona la opción Subir archivo y elige Seleccionar desde la biblioteca. Esto abrirá la ventana de tu biblioteca.
En la biblioteca verás todos los archivos enviados a tu dirección de reenvío. Algunos elementos pueden estar ya adjuntos a transacciones. Si quieres centrarte únicamente en los archivos que aún requieren atención, puedes seleccionar la opción Ocultar archivos adjuntos.
Cómo adjuntar un archivo desde la biblioteca de Soldo
- Inicia sesión en la web app.
- Navega a una sección con transacciones, por ejemplo Usuarios, Tarjetas o Informes.
- Selecciona la transacción que deseas actualizar.
- En el panel de detalles de la transacción, ve a la sección Adjunto y selecciona la opción Subir archivo.
- Elige Seleccionar desde la biblioteca.
- Marca la casilla junto a cada archivo que quieras añadir y selecciona Añadir a la transacción.
Cómo funcionan las bibliotecas para diferentes usuarios
Los archivos que ves dependen de la dirección de reenvío utilizada para enviarlos:
- Cada usuario ve solo sus propios archivos. Tu biblioteca contiene los elementos vinculados a tu dirección de reenvío personal de Soldo.
- Los Super admins pueden ver los archivos de todos los usuarios. Pueden usar el menú desplegable en la ventana de la biblioteca para cambiar de usuario y ver los elementos de cada biblioteca.
Uso de la biblioteca con tarjetas de empresa
Las tarjetas de empresa tienen su propia dirección de reenvío, que puedes encontrar en la página Resumen de la tarjeta. Si tienes asignada una tarjeta de empresa, también puedes acceder a los archivos enviados a la dirección de reenvío de esa tarjeta. Para hacerlo, abre la ventana de la biblioteca, selecciona el menú Tarjetas de empresa y luego elige la tarjeta.
Gestión de archivos en tu biblioteca
Si decides que un archivo ya no es necesario, puedes eliminarlo desde la ventana de la biblioteca. Los archivos eliminados no pueden volver a adjuntarse a transacciones, así que asegúrate antes de eliminarlos.
Para eliminar un archivo:
- Marca la casilla junto a cada archivo que desees eliminar de la biblioteca.
- Selecciona Eliminar.