¿Puedo crear listas para clasificar las transacciones?

Las listas ayudan a categorizar las transacciones de tu empresa para su análisis y pueden hacer referencia a proyectos específicos, gastos o centros de coste. Los Super administradores, Administradores y Contables de Soldo pueden crear distintas listas y elementos seleccionables en la aplicación web de Soldo. Los usuarios de Soldo pueden luego seleccionar elementos de las listas para enriquecer sus transacciones. Obtén más información sobre las listas aquí. 

Puedes importar cualquier lista existente que tengas o crear una manualmente en la aplicación web de Soldo.

Crear una nueva lista manualmente

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Listas.
3. Selecciona Crear lista.
4. Introduce un nombre y selecciona qué roles o usuarios podrán ver esta lista.
5. Selecciona Crear.

Ahora puedes empezar a añadir elementos a tu lista. Estos serán los elementos disponibles para que tus usuarios los seleccionen al enriquecer transacciones. Por ejemplo, si creaste una lista llamada “Departamentos”, podrías añadir elementos como “Ventas, Marketing, RRHH, Finanzas”.

Para añadir elementos a la lista:

6. Selecciona Ver lista.
   
7. Selecciona Añadir elemento.
8. Introduce un Código (opcional), un Nombre y una Descripción (opcional) para cada elemento.
   
9. Selecciona Crear para guardar.

Eliminar listas

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Listas.
3. Selecciona la lista que deseas eliminar haciendo clic en Ver lista.
   
4. Selecciona Editar.
   
5. Selecciona Eliminar [Nombre de la lista].
   

Editar elementos de lista

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Listas.
3. Selecciona la lista que deseas editar haciendo clic en Ver lista.
   
4. Selecciona Editar junto al elemento que deseas modificar para cambiar su código, nombre o descripción.
   

Importar listas

Puedes importar listas y elementos desde un archivo CSV. Tendrás la opción de importar elementos en una lista ya existente o importar y crear una nueva lista junto con sus elementos.

Importar en una lista existente

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Listas.
3. Selecciona Importar lista.
4. Selecciona En una lista existente.
5. Selecciona la lista a la que deseas añadir elementos en el desplegable y luego selecciona Continuar.
6. Sube tu archivo CSV. (Puedes descargar una plantilla de ejemplo en este paso).

7. Selecciona Confirmar para importar tus elementos.

Las listas te ayudan a categorizar las transacciones de tu empresa de forma coherente y fiable. Facilitan que tus equipos añadan los detalles correctos al enriquecer los gastos y proporcionan al departamento de Finanzas datos más claros para la elaboración de informes, la conciliación y el análisis.

Puedes pensar en las listas como “etiquetas” flexibles que se adjuntan a las transacciones. Estas etiquetas añaden contexto, como departamento, proyecto, centro de coste u otra categoría que tu empresa necesite rastrear. Como una transacción puede incluir múltiples elementos, puedes aplicar varias etiquetas a la vez, por ejemplo Departamento + Centro de coste + Código de proyecto. Esta etiquetación en capas te permite entender el gasto de forma más profunda sin añadir trabajo adicional para tus equipos.

Las listas pueden crearse y configurarse en la aplicación web, ya sea manualmente o importando datos desde un archivo CSV.

Crear una nueva lista manualmente

Crear una lista manualmente es una forma rápida de construir listas personalizadas que se adapten al funcionamiento de tu empresa. Cada lista actúa como una categoría de etiquetas, y cada elemento dentro de ella es una etiqueta que tus equipos pueden aplicar a sus transacciones.

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Ajustes de transacciones.
3. Selecciona Ver, junto a la opción Listas.
   
4. Selecciona Crear lista.
   
5. Introduce un nombre y elige qué roles o usuarios pueden ver la lista. Esto mantiene tus etiquetas relevantes y claras para los equipos adecuados.
6. Selecciona Crear.

Una vez creada la lista, puedes comenzar a añadir elementos. Estos elementos se convierten en las etiquetas que tus equipos seleccionarán al enriquecer sus transacciones.

Añadir elementos a la lista

6. Selecciona Ver junto a la lista que deseas gestionar.
   
7. Selecciona Crear elemento.
8. Introduce un Código (opcional), Nombre y una Descripción (opcional). Una descripción clara ayuda a los usuarios a elegir la etiqueta correcta cuando los elementos son similares. Cuando termines, selecciona Crear para guardar.
   

Editar y eliminar listas

Si una lista ya no es necesaria, puedes eliminarla para mantener tu sistema de etiquetado simple y evitar confusiones para tus equipos. Recuerda: si prefieres no eliminar la lista, puedes deshabilitarla usando el interruptor Habilitar para transacciones.

Si necesitas hacer cambios en la lista, como actualizar el nombre o personalizar su visibilidad, puedes elegir editarla.

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Ajustes de transacciones.
3. Selecciona Ver junto a la opción Listas.
4. Selecciona la lista que deseas eliminar haciendo clic en Ver.
   
5. Selecciona Gestionar visibilidad.
   
6. Selecciona Eliminar o Editar.
   

Editar elementos de lista

Actualizar los elementos de la lista ayuda a mantener tus etiquetas precisas y fáciles de entender para los equipos.

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Ajustes de transacciones.
3. Selecciona Ver junto a la opción Listas.
4. Selecciona la lista que deseas editar haciendo clic en Ver.
   
5. Selecciona el icono de editar junto al elemento que deseas actualizar.
   
6. Realiza los cambios necesarios en el código, nombre o descripción y selecciona Guardar.

Importar listas

Importar te permite incorporar estructuras existentes desde tu sistema de contabilidad u otras herramientas internas directamente a Soldo. Esto ayuda a mantener la alineación entre sistemas, reducir el tiempo de configuración y garantizar la coherencia en las etiquetas para informes y conciliaciones.

Importar en una lista existente

Utiliza esta opción si deseas añadir nuevas etiquetas a una lista que tus equipos ya utilizan.

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Ajustes de transacciones.
3. Selecciona Ver junto a la opción Listas.
4. Selecciona Importar lista.
   
5. Selecciona Actualizar lista existente.
   
6. En el menú desplegable, selecciona la lista que quieres actualizar y luego haz clic en Siguiente.
7. Sube tu archivo CSV y selecciona Siguiente. También puedes descargar una plantilla CSV si lo necesitas.

8. Tras subir tu archivo CSV, verás un resumen de los cambios en la lista existente. Cuando estés conforme, selecciona Confirmar para importar las nuevas etiquetas.
   

Importar y crear una nueva lista

Si mantienes tus listas externamente, esta opción te permite crear una lista completa y rellenarla con sus etiquetas en un único paso.

1. Inicia sesión en la aplicación web.
2. En el menú de navegación, selecciona Configurar > Ajustes de transacciones.
3. Selecciona Ver junto a la opción Listas.
4. Selecciona Importar lista.
5. Selecciona Crear una nueva lista.
   
6. Introduce un nombre y elige qué roles o usuarios podrán ver la lista.
7. Selecciona Siguiente.
8. Sube tu archivo CSV. También puedes descargar una plantilla CSV si lo necesitas.
9. Tras subir tu archivo CSV, verás un resumen de las entradas de tu nueva lista. Cuando estés conforme, selecciona Confirmar para importar las nuevas etiquetas.

¿Para qué sirven los códigos de los elementos de lista?

El código otorga un identificador único a cada etiqueta. Los códigos son opcionales, pero son especialmente útiles si tus listas proceden de un sistema contable externo. Facilitan que Finanzas encuentre y reconozca las etiquetas rápidamente, agilizando la conciliación.

También puedes buscar por código en la sección de Informes, lo que facilita localizar transacciones etiquetadas.

¿Puedo ver los códigos de elementos en informes descargados?

Sí. Los informes muestran los códigos de los elementos en columnas separadas o combinados con el nombre del elemento, según la configuración de exportación que elijas. Esto garantiza que los datos descargados sean claros y fáciles de ordenar.

Para obtener más información sobre los ajustes de informes, consulta: Download transaction reports .