¿Qué son las etiquetas automáticas y cómo funcionan?

Autotags etiqueta automáticamente las transacciones con elementos de lista basados en reglas predefinidas, lo que ahorra tiempo a usted y a sus empleados al asignar categorías, departamentos, proyectos y centros de coste. También puede elegir etiquetar automáticamente las transacciones con tipos de IVA y categorías de gastos.

Al configurar sus elementos de lista existentes en Autotags, puede gestionar sus transacciones de forma eficiente, asegurándose de que estén correctamente categorizadas para una mejor gestión financiera y elaboración de informes.

Configurar una regla de Autotag

1. Inicie sesión en la aplicación web.
2. En el menú de la izquierda, seleccione Configurar > Autotags.
3. Seleccione Crear regla.
   

4. Ahora deberá definir las reglas para etiquetar transacciones. Por ejemplo, quizá quiera etiquetar automáticamente una transacción con un departamento específico para controlar mejor el gasto departamental. Puede hacerlo añadiendo una condición para Usuarios o Tarjeta de usuario y seleccionando todos los usuarios o tarjetas dentro del departamento.
   
   Al configurar sus condiciones puede elegir entre:

   • Usuario
   • Tarjeta de usuario
   • Tarjeta de empresa
   • Categoría del comercio
   • Nombre del comercio

   

5. A continuación, debe elegir los elementos de lista que se deben asignar a la transacción cuando se cumplan sus condiciones. Seleccione Elegir de las listas.
   
6. Seleccione la lista y elija el elemento que desea asignar a la transacción.
   

7. Introduzca un nombre para la regla de Autotag.
   
8. Seleccione Guardar.

Cómo editar Autotags

• Inicie sesión en la aplicación web.
• En el menú de la izquierda, seleccione Configurar > Autotags.
• Para cambiar las condiciones o elementos de lista de una regla, selecciónela de la lista. Después podrá hacer y guardar los cambios.
  
• Para desactivar o activar la regla de Autotag, seleccione el interruptor.
• Para eliminar la regla de Autotag, seleccione el icono de eliminar.
  

Casos de uso de Autotags

Gastos de viaje

Condición: La categoría del comercio es una de las siguientes (seleccione Transporte y Viajes) 
Acción: Asignar un elemento llamado «Viaje» o «T&E».

Tarjeta de empresa para un propósito específico

Condición: La tarjeta de usuario es una de las siguientes (seleccione usuarios) 
Acción: Asignar un elemento según el propósito, p. ej., Material de oficina o Evento X.

Asignación por departamento

Condición: El usuario es uno de los siguientes (seleccione usuarios) 
Acción: Asignar un elemento según el departamento, p. ej., Ventas.

Autotags añade automatización a sus procesos financieros enriqueciendo las transacciones con los datos en los que su empresa confía. Autotags puede aplicar automáticamente las categorías de gastos, los tipos de IVA y los elementos de lista adecuados según las reglas que usted defina.

Esto ayuda a su equipo financiero a mantener los datos limpios y coherentes sin esfuerzo manual. También reduce el trabajo que los empleados deben realizar al etiquetar sus gastos, ya que muchos campos ya están completados.

Al configurar Autotags de acuerdo con las necesidades de reporting de su empresa, se asegura de que más transacciones lleguen correctamente categorizadas desde el principio. Esto agiliza la conciliación y proporciona información financiera más clara y fiable.

Crear una nueva regla de Autotag

1. Inicie sesión en la aplicación web.
2. Desde el menú de navegación, seleccione Configurar > Configuración de transacciones.
3. Haga clic en la pestaña Autotags.
4. Seleccione Crear regla.
   

5. Ahora deberá definir las reglas para etiquetar transacciones. Por ejemplo, podría querer asignar automáticamente un departamento a una transacción para realizar un seguimiento del gasto departamental. Puede hacerlo añadiendo una condición para Usuarios o Tarjeta de usuario y seleccionando a los usuarios o tarjetas dentro del departamento.
   
   Al configurar sus condiciones puede elegir entre:

   • Usuario
   • Tarjeta de usuario
   • Tarjeta de empresa
   • Categoría del comercio
   • Nombre del comercio

   

6. Seleccione Siguiente.
7. Ahora podrá decidir cómo deben etiquetarse las transacciones. Seleccione Añadir autotags. 
   

8. Elija la pestaña correspondiente y seleccione los elementos que se asignarán automáticamente a las transacciones. Puede elegir entre:

   • Categorías de gastos
   • Tipos de IVA
   • Elementos de lista

   

9. Cuando haya terminado su selección, seleccione Confirmar.
   
10. Ahora podrá revisar su configuración de autotags. Cuando esté satisfecho, seleccione Confirmar.

Cómo editar, desactivar o eliminar reglas de Autotag

Editar una regla de Autotag

1. Inicie sesión en la aplicación web.
2. Desde el menú de navegación, seleccione Configurar > Configuración de transacciones.
3. Haga clic en la pestaña Autotags.
4. Seleccione el icono de editar junto a la regla que desea cambiar. Lo encontrará en la columna Acciones.
   
5. Realice los cambios, revise la nueva configuración y seleccione Confirmar para guardarlos.

Desactivar o activar una regla de Autotag

Cuando cree una nueva regla de Autotag, estará activada por defecto, pero puede desactivarla en cualquier momento.

1. Inicie sesión en la aplicación web.
2. Desde el menú de navegación, seleccione Configurar > Configuración de transacciones.
3. Haga clic en la pestaña Autotags.
4. Seleccione el interruptor junto a la regla que desea desactivar o activar. Lo encontrará en la columna Activada.
   

Eliminar una regla de Autotag

1. Inicie sesión en la aplicación web.
2. Desde el menú de navegación, seleccione Configurar > Configuración de transacciones.
3. Haga clic en la pestaña Autotags.
4. Seleccione el icono de eliminar junto a la regla que desea eliminar. Lo encontrará en la columna Acciones.
   
5. Confirme seleccionando Eliminar.

Casos de uso de Autotags

Gastos de viaje

Condición: La categoría del comercio es una de las siguientes (seleccione Transporte y Viajes) 
Acción: Asignar un elemento llamado «Viaje» o «T&E».

Tarjeta de empresa para un propósito específico

Condición: La tarjeta de usuario es una de las siguientes (seleccione usuarios) 
Acción: Asignar un elemento según el propósito, p. ej., Material de oficina o Evento X.

Asignación por departamento

Condición: El usuario es uno de los siguientes (seleccione usuarios) 
Acción: Asignar un elemento según el departamento, p. ej., Ventas.