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Las Etiquetas automáticas asignan automáticamente etiquetas a las transacciones con elementos de lista basándose en reglas predefinidas, lo que ahorra tiempo tanto a ti como a tus empleados al asignar categorías, departamentos, proyectos y centros de coste. También puedes optar por etiquetar automáticamente transacciones con tipos de IVA y categorías de gasto.
Al configurar tus elementos de lista existentes como Etiquetas automáticas, puedes gestionar tus transacciones de forma eficiente, asegurándote de que están correctamente categorizadas para una mejor gestión financiera y elaboración de informes.
Configurar una regla de Etiqueta automática
Nota: Solo los Superadministradores, Administradores, Contables o roles personalizados con el permiso "Pueden añadir, editar, activar o desactivar reglas de etiquetas automáticas" pueden configurar reglas de Etiqueta automática.
- Inicia sesión en la aplicación web.
- Desde el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Etiquetas automáticas.
- Selecciona Crear regla.
- Ahora deberás definir las reglas para etiquetar transacciones. Por ejemplo, puedes querer etiquetar automáticamente una transacción con un departamento específico para hacer un seguimiento del gasto por departamento. Esto se puede hacer añadiendo una condición para Usuarios o la Tarjeta del usuario y seleccionando todos los usuarios o tarjetas de ese departamento.
Al definir tus condiciones, puedes elegir entre:
- Usuario
- Tarjeta del usuario
- Tarjeta de empresa
- Categoría del comerciante
- Nombre del comerciante
Consejo: No estás limitado a una sola condición. Puedes combinar varias condiciones seleccionando la opción Añadir condición. Luego puedes elegir si la regla debe cumplir Todas las condiciones o Cualquiera de ellas. Si eliges Cualquiera, la transacción se etiquetará si cumple al menos una de las condiciones.
- A continuación, deberás elegir los elementos de lista que se asignarán a la transacción cuando se cumplan las condiciones. Selecciona Elegir de las listas.
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Selecciona la lista y elige el elemento que deseas asignar a la transacción.
Nota: Puedes añadir varios elementos de lista, pero solo puedes seleccionar 1 elemento por lista.
- Escribe un nombre para la regla de Etiqueta automática.
- Selecciona Guardar.
Nota: Cuando creas una nueva regla, esta estará activada por defecto, pero puedes desactivarla en cualquier momento mediante el interruptor.
Cómo editar las Etiquetas automáticas
- Inicia sesión en la aplicación web.
- Desde el menú lateral izquierdo, selecciona Configurar > Etiquetas automáticas.
- Para cambiar las condiciones o elementos de lista de una regla, selecciónala de la lista. Luego podrás hacer y guardar los cambios.
- Para desactivar o activar la regla de Etiqueta automática, usa el interruptor.
- Para eliminar la regla de Etiqueta automática, selecciona el icono de eliminar.
Ejemplos de uso de Etiquetas automáticas
Gastos de viaje
Condición: La categoría del comerciante es una de las siguientes (selecciona Transporte y Viajes)
Acción: Asignar un elemento llamado ‘Viaje’ o ‘T&E’.
Tarjeta de empresa con propósito específico
Condición: La tarjeta del usuario es una de las siguientes (selecciona los usuarios)
Acción: Asignar un elemento llamado según el propósito, por ejemplo Suministros de oficina o Evento X.
Asignación por departamento
Condición: El usuario es uno de los siguientes (selecciona los usuarios)
Acción: Asignar un elemento llamado según el departamento, por ejemplo Ventas.