La función Solicitudes permite a los usuarios de Soldo solicitar autorización para utilizar dinero de la empresa.
Qué aprenderás
En este artículo de ayuda, descubrirás cómo configurar permisos que permitan a los usuarios aprobar solicitudes.
Nota: Para aprobar solicitudes, un usuario también necesita permiso para poder crear una compra. Puedes aprender a configurar permisos para compras aquí.
Importante
Como usuario administrador, recuerda que las personas que necesitan realizar una solicitud para utilizar dinero de la empresa pueden no ser usuarios habituales de Soldo. Por eso es importante que te asegures de que esas personas estén configuradas en Soldo, para que puedan realizar su solicitud sin problemas.
Las personas que utilizan la función «Solicitudes» verán un registro de su solicitud en la sección «Solicitudes» de sus cuentas de Soldo. Todos los usuarios con una cuenta de Soldo pueden realizar una solicitud de forma predeterminada.
Resumen rápido de los permisos
De forma predeterminada, ¿quién tiene acceso para aprobar una solicitud?
Los superadministradores y administradores.
¿Quién puede dar permiso para que otros usuarios de Soldo aprueben solicitudes?
Solo los superadministradores.
De forma predeterminada, ¿quién puede ver todas las solicitudes de todos los miembros de la empresa en la sección «Solicitudes»?
Los superadministradores y administradores.
¿Quién tiene acceso para eliminar una solicitud?
El usuario que realizó la solicitud puede eliminarla, pero solo antes de que se haya aprobado o rechazado. La persona a cargo de aprobar las solicitudes puede aprobarlas, rechazarlas o tomar una decisión más adelante una vez se debata al respecto.
Configuración de permisos paso a paso para superadministradores (Solicitudes)
Tanto los superadministradores como los administradores tienen acceso para aprobar solicitudes de forma predeterminada, pero otros usuarios de Soldo no.
Al configurar permisos para un usuario de Soldo, los superadministradores pueden otorgarle acceso para aprobar solicitudes de otros usuarios de Soldo. Aquí te contamos cómo.
En la sección «Configurar» del menú lateral izquierdo, selecciona «Permisos».
Para dar permiso a alguien para aprobar solicitudes, necesitan un «rol» que lo permita. Hay dos opciones:
La primera es añadir un nuevo rol, configurarlo y asignarlo a ciertos usuarios.
La segunda es modificar un rol existente para que se apliquen los permisos a todos los usuarios con ese rol. Sin embargo, los roles estándar existentes no se pueden modificar (aquellos que se muestran con un candado al lado).
Opción 1: Añadir un nuevo rol
Para asignarle a alguien un nuevo rol, selecciona «Añadir rol». Puedes ponerle el nombre que quieras al nuevo rol, como «Aprobar solicitudes y crear compras». A continuación, puedes configurar ese rol usando la lista de opciones subcategorizadas.
Desplázate hacia abajo de la lista hasta las opciones «Compras y solicitudes». Ahora, asegúrate de que estén aprobadas como mínimo las opciones «Puede aprobar/rechazar solicitudes» y «Puede crear compras» (con una marca verde junto a ellas).
Nota: Para poder aprobar/rechazar solicitudes, el usuario también debe poder crear compras. A partir de ahí, tú decides si quieres otorgar también permisos para enviar solicitudes. Te recomendamos que lo hagas para que el usuario pueda disfrutar de toda la gama de funcionalidades.
Ahora, desplázate hacia arriba en la lista hasta las opciones «Usuarios». Asegúrate de que la opción «Puede tener acceso a la lista de usuarios» esté activada.
Nota: Tener esta configuración activa permite que la persona vea los usuarios de Soldo para poder aprobar/rechazar una solicitud o asignar una compra a cualquiera de los usuarios. Es crucial que los creadores de compras y aprobadores de solicitudes puedan ver a todos los usuarios de Soldo para los que gestionan estas tareas.
A continuación, es importante que el usuario pueda ver, como mínimo, un monedero de empresa o un monedero principal. Para ello, desplázate hacia arriba en la lista nuevamente hasta las opciones «Monedero de empresa» y «Monederos principales». Asegúrate de que como mínimo la opción superior «Puede tener acceso a la lista de monederos de empresa» o la opción «Puede tener acceso a la lista de monederos principales» esté activada. Si quieres que el usuario tenga acceso a ambas opciones, actívalas.
Nota: Es necesario que los creadores de compras y aprobadores de solicitudes puedan ver al menos un monedero de empresa o un monedero principal de Soldo. El motivo es que necesitan acceso a una fuente de fondos que puedan asignar a una compra o solicitud.
Para asignar este nuevo rol a un usuario individual, ve a la sección «Usuarios» de Soldo, selecciona uno de los usuarios que aparecen y selecciona la pestaña «Permisos».
Haz clic en el interruptor «Gestor» para que se ponga verde y aparezca una marca verde.
A continuación, expande el cuadro «Gestor» haciendo clic en la flecha hacia abajo. Asegúrate de que el menú desplegable «Qué tipo» esté configurada para el rol que has creado anteriormente en la sección «Configurar > Permisos» (por ejemplo, un rol de «Autorizar solicitudes y crear compras»).
Además, el menú desplegable «Tiene acceso a» debe configurarse para mostrar el conjunto de recursos que el recurso puede ver y gestionar en Soldo (por ejemplo, «Mis competencias»).
Opción 2: Modificar un rol personalizado ya existente
Los superadministradores pueden modificar los roles personalizados ya existentes para que los usuarios puedan aprobar solicitudes y crear compras. Sin embargo, recuerda que al modificar esta configuración se cambiarán los permisos de todos los usuarios que tengan ese rol en Soldo.
Los roles estándar existentes no pueden modificarse (estos roles aparecen con un candado junto a ellos).
Selecciona uno de los roles personalizados existentes de la lista para abrir la lista de opciones subcategorizadas.
Desplázate hacia abajo de la lista hasta las opciones «Compras y solicitudes».
Los siguientes pasos de configuración son idénticos a los descritos anteriormente para la Opción 1, así que solo tienes que seguirlos.
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¿Y cómo configuro permisos para la función «Compras»?
Nota: Para aprobar solicitudes, un usuario también necesita permiso para poder crear una compra.
Aprende a configurar permisos para la función «Compras» aquí.