Soldo facilita que los empleados soliciten y accedan a fondos para necesidades empresariales específicas como compras en línea, sesiones de formación o viajes de negocios puntuales. Aquí es donde entran en juego las solicitudes y los gastos preaprobados.
Estas funciones brindan a tu equipo flexibilidad y control sobre los gastos, asegurando al mismo tiempo que todas las transacciones estén alineadas con las políticas de la empresa.
¿Qué son los gastos preaprobados?
Los gastos preaprobados te permiten conceder a los empleados acceso temporal a fondos de la empresa sin asignarles una tarjeta de usuario regular ni acceso compartido a una tarjeta corporativa. Es una forma sencilla de gestionar gastos puntuales o poco frecuentes manteniendo el control del presupuesto.
Tú eliges cuánto pueden gastar y cómo pueden hacerlo. Dependiendo de tu plan, puedes:
- Asignar una tarjeta virtual temporal con un límite de gasto fijo
- Establecer un número máximo de transacciones
- Permitir el pago por transferencia bancaria si tienes el complemento Acceso a transferencias bancarias
¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales temporales para gastos preaprobados?
Una tarjeta virtual temporal es una tarjeta digital creada para un propósito empresarial específico. Incluye:
- Un saldo preaprobado (los usuarios no pueden exceder el gasto autorizado)
- Un límite de transacciones (entre 1 y 10)
- Desactivación automática cuando se utilice el saldo o la tarjeta caduque
Las tarjetas virtuales temporales pueden utilizarse para pagos en línea y son útiles para:
- Empleados que no necesitan una tarjeta de usuario habitual
- Compras ocasionales o únicas
- Situaciones en las que necesitas flexibilidad, pero quieres seguir gestionando el dinero de la empresa de forma segura
Todos los planes de Soldo incluyen acceso a gastos preaprobados. Si tienes el plan Plus o Unlimited, los empleados también pueden enviar solicitudes para aprobación antes de que se emita la tarjeta.
¿Qué son las solicitudes?
Las solicitudes son el mecanismo mediante el cual los empleados piden permiso para usar fondos de la empresa. Tú mantienes el control revisando y aprobando cada solicitud antes de que se liberen los fondos. Dependiendo de tu plan Soldo, las solicitudes pueden incluir:
- Tarjetas virtuales temporales por un importe específico y un número limitado de transacciones
- Solicitudes para recargar una tarjeta Soldo existente
- Solicitudes de transferencia bancaria (con el complemento de Acceso a transferencias bancarias)
- Solicitudes detalladas de viaje de negocios (en planes seleccionados)
En el plan Unlimited, los Super administradores también pueden configurar flujos de trabajo personalizados para solicitudes. Tú decides quién puede enviar solicitudes y quién las aprueba. Esto te ofrece plena flexibilidad para adaptar los procesos a tus necesidades internas.