¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos, en este caso, hace referencia al seguimiento y control de los gastos de los empleados.
¿Qué se puede hacer con las funciones de gestión de gastos de Soldo?
Con nuestras nuevas funciones, podrás hacer lo siguiente:
- Revisar, supervisar y aprobar todos los gastos de la empresa, incluso las compras personales.
- Etiquetar automáticamente los gastos con categorías personalizadas y clasificar las transacciones como gastos personales o de empresa.
- Dividir una transacción en varias para asignar los importes correctos a los empleados pertinentes.
- Generar un informe de reembolsos donde se detallan los fondos que hay que reembolsar a los empleados y los importes que hayan superado los límites de la política de gastos.
- Descargar un documento oficial en PDF donde se pueden añadir las firmas de la persona que realizó el gasto y la persona que lo aprueba.
¿Quién puede usar estas funciones?
Cualquier empleado de la empresa que tenga acceso a la cuenta de Soldo puede utilizar las funciones de gestión de gastos con diferentes responsabilidades, según su perfil:
¿Cómo puedo revisar, supervisar y aprobar los gastos de la empresa?
Consulta la sección «¿Cómo puedo configurar la función de validación de gastos?» .
¿Cómo añado gastos personales?
Para añadir un gasto personal:
- Dirígete a la sección «Usuarios» en la plataforma.
- Haz clic en «Transacciones» y, después, en «Añadir transacción» en la esquina superior derecha.
- Rellena los datos de la transacción (valor, fecha, hora, comercio) y la información solicitada. Después, añade el recibo del gasto y confírmalo.
- Ya podrás ver el gasto personal en la lista de las transacciones.
¿Cómo creo categorías de gastos?
-Si eres superadministrador o administrador, sigue estos pasos para crear categorías de gastos:
- Dirígete a la sección «Configurar» en la plataforma.
- Haz clic en «Clasificación contable» y, luego en «Categoría de gasto» en lo alto de la página.
- Haz clic en la lista para ver todas las categorías que ya has configurado.
- Si nunca has añadido una categoría de gasto o quieres añadir más, haz clic en «Crear lista» en la esquina superior derecha.
- Rellena la «Información general», incluido el código, el IVA y el nombre de la categoría. Haz clic en «Siguiente».
- En «Normas», puedes establecer normas basadas en MCC para asignar automáticamente la categoría de gastos a determinadas transacciones. Haz clic en «Siguiente».
- En la página «Revisar», dedica un momento a comprobar que todo esté correcto.
- Haz clic en «Confirmar». ¡Y ya está! Tus categorías de gastos ya están listas para etiquetar y categorizar las transacciones automáticamente.
¿Cómo defino un perfil de política de gastos?
Si eres superadministrador o administrador, sigue estos pasos para definir un perfil de política de gastos:
- Dirígete a la sección «Configurar».
- Haz clic en «Políticas de gastos» y, después, en «Crear una política de gastos» en mitad de la página.
- Rellena la información general, como el título y la descripción del perfil de política de gastos. Después, añade la política de gastos de la empresa y haz clic en «Siguiente».
- En la página «Asignación», puedes empezar a configurar un importe de gasto máximo para cada categoría. Haz clic en «Siguiente».
- Haz clic en «Añadir usuario» y elige los usuarios que quieres añadir y a los que quieres asignar límites del perfil de política. Haz clic en «Siguiente».
- En la página «Revisar», dedica un momento a comprobar que todo esté correcto.
- Haz clic en «Confirmar». ¡Y ya está! Tu perfil de política de gastos ya está listo para detectar, resaltar y notificar automáticamente todas las transacciones que no se ajusten a la política.
¿Cómo divido una única transacción?
Para dividir una sola transacción:
- Dirígete a la sección «Usuarios».
- Haz clic en «Transacciones» y, después, en la transacción que quieres dividir.
- Toda la información de dicha transacción aparecerá en el lado derecho.
- Baja hasta que aparezca «Dividir transacción» y empieza a crear una línea para cada usuario al que quieras atribuir parte del gasto.
- Rellena los nombres de los usuarios y los importes que deseas asignar a cada empleado. Haz clic en «Guardar».
- Ahora, en los detalles de la transacción, verás cómo se ha dividido esta, con los nombres y datos correspondientes.
Recuerda que la información dividida solo podrá verse en los detalles de la transacción y en los informes relacionados. Los empleados a los que se les hayan asignado importes no podrán ver su parte en su lista de transacciones.
¿Qué informes de gastos están disponibles?
Los administradores y los contables pueden descargar documentos en formato PDF, listos para añadir las firmas de las personas que han realizado los gastos y las personas que los aprueban. Una vez aprobados los gastos, se puede crear un informe para cada usuario. También puedes usar el informe de la plataforma de contabilidad para ver el estado de cada gasto. Los archivos de los informes se pueden descargar en diferentes formatos en la sección «Informes».
¿Las funciones de gestión de gastos están disponibles en todos los mercados?
Sí, estas funciones están disponibles en todos los mercados en los que trabajamos.