Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour utiliser la reconnaissance optique de caractères ?

Product Team

3 novembre 2023 15:37
Mise à jour

L'OCR analyse les zones claires et foncées d'un document afin d'identifier certaines formes, puis de les faire correspondre à des caractères identifiés dans une base de données. Pour obtenir le meilleur résultat, les images doivent être claires et présenter un contraste élevé entre le texte et l'arrière-plan. Lorsque vous prenez une photo d'une facture ou d'un reçu :

Utiliser un document dont le fond est clair, sans plis physiques, lignes ou taches d'encre.
Posez vos reçus ou factures sur une surface neutre pour les prendre en photo
Prenez vos photos sous lumière naturelle
N’utilisez pas le flash pour éviter les reflets
Maintenez l'objectif parallèle aux bords du document et orientez-le vers le centre du texte.

Une fois que le reçu ou la facture a été attaché à la transaction, l'OCR en vérifie la qualité et la cohérence et fournit le résultat de son analyse à l'employé :

Un voyant vert indique un retour positif de l’OCR et l’employé peut continuer à remplir les informations restantes de la transaction.
Un voyant jaune indique un retour neutre de l’OCR. L'employé doit vérifier que la pièce jointe correspond bien à la dépense qu'il soumet. Il doit également vérifier que la pièce jointe est de bonne qualité et que les détails du reçu ou de la facture sont clairement visibles.
Un voyant rouge indique un retour négatif de l’OCR. Cela indique que la pièce jointe ne correspond pas à la transaction ou que la qualité de la pièce jointe est mauvaise. L'employé doit supprimer la pièce jointe et en télécharger une nouvelle.

L'OCR utilise le reçu ou la facture pour pré-remplir le taux de TVA dans les données de la transaction.

L’OCR va aussi indiquer son niveau de confiance dans la fiabilité du taux de TVA extrait :

Un voyant vert indique que l’OCR a un haut niveau de confiance dans la fiabilité du taux de TVA extrait. L’employé peut continuer à remplir le reste des informations de la transaction.
Un voyant jaune indique que le taux de TVA extrait doit être vérifié par l’employé en consultant le reçu ou la facture.
Un voyant rouge indique que l’OCR n’a pas réussi à extraire le taux de TVA du reçu ou de la facture. L’employé devra le saisir directement en cliquant sur « Sélectionner le taux de TVA ».

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