L’OCR fonctionne en analysant les motifs de lumière et d’ombre sur un document pour identifier certaines formes, puis en associant ces formes à des caractères connus dans une base de données. Pour obtenir les meilleurs résultats, les images doivent être claires avec un contraste élevé entre le texte et l’arrière-plan. Lors de la prise d’une photo d’une facture ou d’un reçu :
- Utilisez un document avec un arrière-plan clair, sans plis physiques, lignes ou taches d’encre
- Prenez une photo sur un fond uni, posé sur une surface plane
- Prenez une photo à la lumière naturelle
- Désactivez le flash pour éviter les reflets
- Gardez l’objectif parallèle aux bords du document et pointez-le vers le centre du texte
Une fois que le reçu ou la facture a été téléchargé(e) dans la transaction, l’OCR le/la vérifie pour en contrôler la qualité et la cohérence, puis fournit un retour à l’employé :
- Si le retour est positif et que l’icône de retour est verte, l’employé doit poursuivre la saisie des détails de la transaction.
- Si le retour est neutre et que l’icône de retour est jaune, l’employé doit vérifier que la pièce jointe correspond bien à la dépense soumise. Il doit également s’assurer que la qualité de la pièce jointe est bonne et que les informations sur le reçu ou la facture sont clairement visibles.
- Si le retour est négatif et que l’icône de retour est rouge, cela indique que la pièce jointe ne correspond pas à la transaction ou que la qualité de la pièce jointe est mauvaise. L’employé doit supprimer la pièce jointe et en télécharger une nouvelle.
L’OCR utilise le reçu ou la facture pour préremplir le champ du taux de TVA dans les détails de la transaction. Un retour sera fourni directement sous le champ :
- Si le retour est positif et que l’icône de retour est verte, l’OCR est confiant dans le résultat. L’employé doit poursuivre la saisie du reste des détails de la transaction.
- Si le retour est neutre et que l’icône de retour est jaune, l’OCR n’est pas confiant dans le résultat. L’employé doit vérifier que les informations préremplies correspondent au reçu ou à la facture.
- Si le retour est négatif et que l’icône de retour est rouge, l’OCR n’a pas pu extraire le taux de TVA du reçu ou de la facture. L’employé doit le saisir manuellement en cliquant sur « Sélectionner le taux de TVA ».