Définir votre propre statut d’absence du bureau
Ce guide décrit les étapes à suivre pour définir votre propre statut d’absence du bureau. Il s’applique à tous les utilisateurs, quel que soit leur rôle. Si vous souhaitez savoir comment définir le statut d’absence du bureau d’un autre utilisateur, cliquez ici.
Le statut d’absence du bureau est défini à partir du profil utilisateur. Voici comment :
1. Sélectionnez votre avatar d’utilisateur.
2. Sélectionnez Définir l’absence du bureau.
Si vous devez apporter des modifications à votre statut, vous pouvez gérer votre absence du bureau à tout moment à partir de ce menu utilisateur.
3. Utilisez le calendrier pour définir les dates de début et de fin.
4. Sélectionnez Définir les dates.
5. Sélectionnez un utilisateur dans la liste. Il s’agit de l’utilisateur à qui vous souhaitez déléguer des tâches en votre absence.
Remarque : la liste des délégués comprend les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour examiner les dépenses et les demandes. Un utilisateur qui ne dispose pas des autorisations personnalisées pour examiner les dépenses ne peut pas être sélectionné.
6. Sélectionnez les tâches que votre délégué devra effectuer. Vous pouvez choisir les options suivantes :
- Dépenses uniquement
- Demandes uniquement
- Dépenses et demandes
7. Sélectionnez Confirmer pour définir votre statut d’absence du bureau.
Votre statut d’absence du bureau sera mis à jour immédiatement. Votre statut actuel est visible dans la bannière en haut de l’écran. Vous pouvez également trouver votre statut en sélectionnant votre avatar d’utilisateur.
Un statut Absence planifiée s’affichera jusqu’au premier jour de la période que vous avez définie. Le statut Absent du bureau s’affichera ensuite jusqu’au dernier jour de la période que vous avez définie.
Questions fréquentes/FAQs
Que se passe-t-il après avoir défini mon statut d’absence du bureau ?
Lorsque vous définissez votre statut d’absence du bureau, le délégué choisi recevra un e-mail l’informant que vous l’avez sélectionné. L’e-mail lui fournira les dates de votre période d’absence ainsi que les tâches que vous avez choisi de déléguer.
Votre délégué recevra un autre e-mail lorsque la période d’absence commencera, en l’informant que des autorisations temporaires ont été accordées et que la période d’absence a commencé. Il recevra un autre e-mail à la fin de la période qui l’informera que les autorisations temporaires ont été supprimées et que la période d’absence est terminée.
Qui peut définir une absence du bureau ?
Tout utilisateur, quel que soit son rôle, peut définir son absence du bureau. De plus, les Super administrateurs et les Administrateurs peuvent ajouter ou modifier le statut d’absence du bureau d’autres utilisateurs.
Peut-on définir un statut d’absence du bureau sans délégation ?
Non, la fonctionnalité Absence du bureau est conçue pour la délégation de tâches et non pour la gestion des absences en général. Elle permet aux responsables hiérarchiques, aux chefs d’équipe, etc. de déléguer certaines de leurs tâches, telles que l’examen des dépenses et des demandes, à une autre personne en leur absence. Vous ne pouvez pas définir un statut d’absence du bureau sans sélectionner un délégué.
Un utilisateur doit-il accepter les tâches qui lui sont déléguées ?
Non, lorsque vous sélectionnez votre délégué lors de votre absence du bureau, il sera automatiquement informé de votre absence et des tâches que vous avez déléguées. Il recevra automatiquement les autorisations pour effectuer les tâches en votre nom à minuit le premier jour que vous avez sélectionné pour votre absence et il sera supprimé à 23 h 59 le dernier jour.
Remarque : les heures sont basées sur le fuseau horaire principal du pays de marché de votre entreprise.