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Vous pouvez examiner les dépenses dans l'application web Soldo ou en déplacement avec l'application mobile Soldo. Dans ce guide, vous découvrirez comment accéder à l'examen des dépenses pour suivre vos propres dépenses soumises ou approuver celles des autres.
Astuce : Si vous connaissez la version précédente de l'examen des dépenses, cliquez ici pour voir ce qui a changé.
Nous couvrirons trois scénarios principaux :
- Super administrateurs qui doivent examiner les dépenses et avoir une vue d'ensemble sur toutes les dépenses de l'entreprise.
- Managers ou responsables qui doivent examiner les dépenses de leur équipe.
- Employés qui doivent suivre leurs dépenses soumises.
Examiner les dépenses en tant que Super administrateur
- Connectez-vous à l'application web.
- Accédez à la section d'examen des dépenses en sélectionnant Examen des dépenses dans le menu de gauche.
En tant que Super administrateur, vous verrez trois onglets principaux :- Mes dépenses - Vous pouvez voir vos propres dépenses et vérifier leur statut d'examen.
- Examen - Vous verrez les dépenses que vous devez examiner. Par défaut, seules les dépenses qui doivent être examinées maintenant seront affichées.
-
Toutes - Vous pourrez superviser le processus d'examen de toutes les dépenses de l'entreprise, même si vous ne faites pas directement partie du processus.
- Pour commencer l'examen des dépenses, sélectionnez l'onglet Examen.
Vous verrez toutes les dépenses qui doivent être examinées maintenant. Vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires pour afficher les dépenses par date ou voir toutes les dépenses dans lesquelles vous êtes impliqué dans le processus d'examen.
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour voir ses dépenses.
Astuce : Les barres colorées vous donnent un aperçu rapide de l'état actuel des dépenses pour chaque utilisateur, vous permettant ainsi d'identifier facilement les dépenses qui manquent de détails requis ou qui sont prêtes à être examinées. - Sélectionnez la dépense que vous souhaitez examiner.
- Vérifiez les détails de la dépense et les pièces jointes, puis prenez votre décision en sélectionnant Approuver ou Refuser.
Astuce : Vous pouvez demander plus d’informations avant de prendre votre décision en sélectionnant Demander des infos. Vous pourrez ensuite saisir un message personnalisé qui sera envoyé directement à l’utilisateur. Pour en savoir plus sur la demande d’informations, consultez cet article : Demander plus d’informations lors de l’examen des dépenses
Examiner les dépenses en tant que super administrateur
- Connectez-vous à l'application web.
- Accédez à la section d'examen des dépenses en sélectionnant Examen des dépenses dans le menu latéral gauche.
En tant que super administrateur, vous verrez trois onglets principaux :- Mes dépenses - Vous verrez vos propres dépenses et pourrez vérifier leur statut d'examen.
- Examiner - Vous verrez les dépenses que vous devez examiner. Par défaut, seules les dépenses nécessitant un examen immédiat s'affichent.
-
Toutes - Vous pourrez suivre le processus d'examen de toutes les dépenses de l'entreprise, même si vous n'êtes pas directement impliqué.
- Pour commencer à examiner les dépenses, sélectionnez l'onglet Examiner.
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour voir ses dépenses.
Astuce : Les barres colorées vous donnent un aperçu rapide du statut actuel des dépenses de chaque utilisateur, vous permettant de voir facilement si des informations sont manquantes ou si une dépense est prête à être examinée. - Sélectionnez la dépense que vous souhaitez examiner.
- Consultez les détails de la dépense et les pièces jointes, puis prenez votre décision en sélectionnant Approuver ou Refuser.
Astuce : Vous pouvez demander plus d'informations avant de prendre une décision en sélectionnant Demander des infos. Vous pourrez alors saisir un message personnalisé qui sera envoyé directement à l'utilisateur.
Examiner plusieurs dépenses en tant que super administrateur
Vous pouvez examiner chaque dépense individuellement comme décrit dans le guide ci-dessus, ou vous pouvez prendre des décisions en masse pour une sélection de dépenses. Voici comment :
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour voir ses dépenses.
- Cochez la case à côté de chaque dépense que vous souhaitez examiner.
- Vous pouvez ensuite Approuver, Refuser ou Demander des infos pour toutes les dépenses sélectionnées.
Examiner les dépenses en tant que manager
En tant que manager ou responsable, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'examen des dépenses dans les applications web et mobile pour examiner les dépenses qui vous sont attribuées.
Voici comment procéder dans l'application web :
- Connectez-vous.
- Basculez vers le rôle approprié.
Remarque : Pour un guide détaillé sur le changement de rôle dans les applications web et mobile, consultez cet article : Comment changer de rôle dans l’application web et mobile ? - Sélectionnez Examen des dépenses dans le menu latéral gauche.
En tant que manager, vous verrez deux onglets :
- Mes dépenses - Vous verrez vos propres dépenses et pourrez vérifier leur statut d'examen.
-
Examiner - Vous verrez les dépenses que vous devez examiner. Par défaut, seules les dépenses nécessitant un examen immédiat s'affichent.
- Sélectionnez l'onglet Examiner.
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour voir ses dépenses.
Astuce : Les barres colorées vous donnent un aperçu rapide du statut actuel des dépenses de chaque utilisateur, vous permettant de voir facilement si des informations sont manquantes ou si une dépense est prête à être examinée. - Sélectionnez la dépense que vous souhaitez examiner.
- Consultez les détails de la dépense et les pièces jointes, puis prenez votre décision en sélectionnant Approuver ou Refuser.
Astuce : Vous pouvez demander plus d'informations avant de prendre une décision en sélectionnant Demander des infos. Vous pourrez alors saisir un message personnalisé qui sera envoyé directement à l'utilisateur.
Suivre ses dépenses en tant qu’employé
En tant qu’employé, vous pouvez suivre vos dépenses et voir où elles en sont dans le processus d’examen. Cela est particulièrement utile si vous attendez un remboursement pour des frais avancés ou une indemnité kilométrique.
Pour consulter et suivre vos dépenses dans l'application web :
- Connectez-vous.
- Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Dépenses > Examen des dépenses.
- Vous verrez vos dépenses sous l’onglet Mes dépenses. Vous pouvez filtrer vos dépenses par date, statut d’approbation ou appliquer d'autres filtres.
-
Sélectionnez une dépense dans la liste pour afficher les détails de la transaction.
- Si vous souhaitez voir où en est la dépense dans le processus d’examen, sélectionnez l’onglet Processus d’examen.
Quoi de neuf ?
L'examen des dépenses est désormais divisé en trois onglets au lieu d’être organisé par mois :
- Mes dépenses → Suivez vos dépenses soumises.
- Examiner → Consultez les dépenses que vous devez approuver.
- Toutes → Les administrateurs peuvent voir toutes les dépenses de l'entreprise.
Cette mise à jour permet de suivre et d’approuver les dépenses plus rapidement et plus clairement. Il s’agit d’une amélioration visuelle, la logique existante de l’examen des dépenses reste inchangée. Pour en savoir plus sur les améliorations apportées à la disposition des onglets, continuez à lire ci-dessous.
Nouvelle disposition des onglets
Onglet Mes dépenses
- Consultez vos propres dépenses soumises.
- Suivez qui les examine et leur statut.
Qui peut voir cet onglet ?
Tous les utilisateurs Soldo ont accès à l’onglet Mes dépenses. Cela signifie que tous les utilisateurs peuvent facilement suivre les dépenses qu’ils ont soumises.
Que pouvez-vous voir dans cet onglet ?
Une liste de transactions individuelles, y compris les frais avancés et les remboursements kilométriques.
Onglet Examiner
- Consultez uniquement les dépenses qui vous sont attribuées pour approbation.
- Le filtre par défaut affiche uniquement les dépenses qui nécessitent une approbation immédiate.
- Modifiez les filtres pour voir les examens passés ou en attente.
Qui peut voir cet onglet ?
Tous les utilisateurs peuvent voir l’onglet Examiner, mais seuls ceux ayant des dépenses à examiner verront du contenu à l’intérieur. Cela inclut les utilisateurs ayant des rôles liés aux flux de travail d’examen des dépenses ou ceux qui ont reçu des dépenses à examiner.
Que pouvez-vous voir dans cet onglet ?
Une liste de transactions regroupées par utilisateur. Par défaut, seules les dépenses nécessitant une approbation immédiate seront visibles. Vous pouvez également choisir de voir les dépenses en cours d’examen mais qui ne vous ont pas encore été assignées en sélectionnant le filtre En cours d’examen.
Remarque : En tant que super administrateur, vous ne verrez pas toutes les dépenses à examiner dans cet onglet. Vous ne verrez que celles qui vous ont été attribuées.
Onglet Toutes
- Obtenez une visibilité complète sur toutes les dépenses.
- Les super administrateurs peuvent intervenir et approuver ou refuser toute transaction.
Qui peut voir cet onglet ?
Les super administrateurs et administrateurs peuvent voir cet onglet, leur offrant une visibilité complète sur toutes les dépenses, qu’ils fassent partie du processus d’examen ou non.
Que pouvez-vous voir dans cet onglet ?
Vous verrez une liste des transactions regroupées par utilisateur. Les super administrateurs peuvent sélectionner un utilisateur pour voir ses transactions puis choisir des transactions individuelles afin d’intervenir dans le processus d’examen des dépenses.
Remarque : En tant que super administrateur, vous ne pouvez pas effectuer d’actions groupées depuis l’onglet Toutes. Les actions groupées ne sont disponibles que pour les approbateurs dans l’onglet Examiner.