L’exportation automatique simplifie la manière dont les transactions sont exportées de Soldo vers votre système comptable. Au lieu d’exporter manuellement les transactions, vous pouvez automatiser le processus en fonction de conditions prédéfinies, garantissant un flux de travail fluide et efficace.
Remarque : L’exportation automatique nécessite une intégration comptable configurée dans votre compte. Si vous n’en avez pas encore configuré et souhaitez en savoir plus, consultez notre section Intégrations pour commencer. Si vous avez déjà configuré une intégration comptable avec Soldo et que vous êtes prêt à activer l’exportation automatique, consultez ce guide : Comment configurer l’exportation automatique pour une intégration existante
Pourquoi utiliser l’exportation automatique ?
Examiner et exporter manuellement les transactions peut être fastidieux. Avec l’exportation automatique, une fois qu’une transaction répond aux conditions requises, elle est automatiquement envoyée à votre intégration comptable, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Vous pouvez activer l’exportation automatique directement depuis les paramètres d’intégration. Une fois configurée, les transactions correspondant aux conditions sélectionnées seront exportées automatiquement chaque jour à 01h00 UTC.
Quelles intégrations prennent en charge l’exportation automatique ?
Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les intégrations comptables directes, y compris :
- Xero
- QuickBooks
- NetSuite
- Sage Business Cloud
- Exact Online
- Microsoft Dynamics 365
Quelles conditions peuvent être définies ?
Vous pouvez définir des critères spécifiques pour l’exportation automatique, tels que :
- Détails obligatoires (via la fonctionnalité Rappels)
Vérifiez que toutes les informations comptables requises, telles que les pièces jointes, la catégorie de dépenses, les listes, etc., sont bien renseignées pour chaque transaction.
- Statut de révision des dépenses
Vous pouvez choisir d’exporter uniquement les transactions qui répondent à un statut particulier de révision des dépenses. Vous pouvez choisir parmi :
- La transaction peut avoir n’importe quel statut de révision
- La transaction doit avoir le statut approuvé
- La transaction doit être approuvée et incluse dans un rapport de dépenses
- Type de dépenses
Définissez les types de dépenses que vous souhaitez exporter automatiquement. Vous pouvez choisir n’importe quelle combinaison parmi :
- Voyages et divertissements
- Dépenses professionnelles
- Dépenses personnelles
Remarque : Les transactions doivent remplir toutes les conditions définies pour être incluses dans l’exportation automatique. Cela comprend également les conditions requises par votre intégration choisie. Vous pourrez voir quelles conditions sont requises lors de la configuration ou en accédant aux paramètres d’intégration et en sélectionnant l’onglet Règles des transactions.
Où trouver les conditions requises par votre intégration lors de la configuration :
Où trouver les conditions requises par votre intégration si elle est déjà configurée :
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je utiliser l’exportation automatique si mon intégration comptable est déjà configurée ?
Oui ! Bien que l’exportation automatique puisse être configurée lors de l’installation initiale d’une intégration comptable, si votre intégration est déjà en place, il est simple d’activer cette fonctionnalité. Consultez ce guide pour plus de détails sur la configuration.
Quelles transactions sont exportées ?
- Seules les transactions qui affectent le solde global de votre compte Soldo sont éligibles. Les transferts internes ainsi que les transactions hors frais, à montant nul ou non réglées ne seront pas exportés.
- Seules les transactions qui remplissent à la fois les conditions de l’exportation automatique et les exigences de votre intégration comptable seront exportées.
À quelle fréquence l’exportation automatique est-elle exécutée ?
L’exportation automatique est exécutée une fois par jour à 01:00 UTC. Toutes les transactions qui remplissent les conditions prédéfinies seront exportées vers votre système comptable à ce moment-là.
Puis-je modifier la programmation de l’exportation ?
Actuellement, la programmation de l’exportation ne peut pas être modifiée. L’exportation quotidienne à 01:00 UTC est fixe pour tous les clients utilisant la fonction d’exportation automatique.
Que faire si une transaction n’est pas exportée automatiquement ?
Vous pouvez vérifier plusieurs éléments :
Conditions
L’exportation automatique n’exporte que les transactions qui remplissent les conditions définies dans les Règles de transaction. Par exemple, si vous avez activé l’option “Les détails obligatoires doivent être complétés”, seules les transactions qui répondent à ce critère seront exportées. Pour plus d’informations sur les Rappels et les Règles de transaction, consultez cet article : Qu’est-ce que les ‘Rappels’ et comment fonctionnent-ils ?
Statut de révision des dépenses
Vérifiez que les transactions respectent le statut de révision des dépenses que vous avez défini. Lors de l’activation de l’exportation automatique, vous pouvez choisir entre trois options de statut :
- La transaction peut avoir n’importe quel statut de révision
- La transaction doit avoir le statut approuvé
- La transaction doit être approuvée et incluse dans un rapport de dépenses
Si j’active l’exportation automatique, puis-je toujours exporter manuellement ?
Oui ! Si vous souhaitez exporter manuellement certaines transactions, vous pouvez toujours le faire. L’exportation automatique a été conçue pour éliminer la nécessité d’exportations manuelles répétitives, mais la fonctionnalité manuelle reste disponible même lorsque l’exportation automatique est activée.