Maintenir les dépenses en mouvement tout au long du processus d’approbation peut être un défi. Sans approbations rapides, les équipes financières peuvent rencontrer des retards et les employés risquent de ne pas être remboursés à temps. Rappels pour les réviseurs sont des notifications automatiques par e-mail qui fonctionnent en parfaite harmonie avec les fonctionnalités Rappels et Revue des dépenses, garantissant que les employés fournissent toutes les informations requises et que les réviseurs finalisent leurs approbations dans les délais impartis.
Qui peut configurer les Rappels pour les réviseurs ?
Les Super admins, Admins et Comptables disposant d’un plan éligible peuvent activer et configurer cette fonctionnalité dans la section Revue des dépenses.
Remarque : Avant de configurer les Rappels pour les réviseurs, assurez-vous d’avoir configuré et activé la fonctionnalité Revue des dépenses.
En quoi les Rappels pour les réviseurs sont-ils différents des Rappels standard ?
Les Rappels aident les dépensiers à compléter leurs dépenses en leur rappelant de fournir toutes les informations requises, comme les reçus et les catégories de dépenses. Ils envoient également des notifications par e-mail avant et à la date limite, s’assurant que les dépensiers ne négligent pas de finaliser leurs dépenses à temps. Les Rappels pour les réviseurs aident les réviseurs à suivre les approbations en attente, garantissant que les dépenses avancent dans le processus sans retard.
| Rappels | Rappels pour les réviseurs | |
| Qui reçoit les rappels ? | Dépensiers | Réviseurs |
| Objectif |
Encourager les dépensiers à enrichir leurs transactions avec toutes les informations requises. Envoyer deux e-mails pour rappeler aux utilisateurs les dépenses non complétées : un le jour de l’échéance et un en amont. |
Envoyer des rappels par e-mail aux réviseurs pour leur notifier qu’ils ont des dépenses à examiner. |
À quelle fréquence les Rappels sont-ils envoyés ?
C’est à vous de décider ! Avec les Rappels pour les réviseurs, vous pouvez choisir quand et à quelle fréquence envoyer les rappels.
Comment vais-je recevoir les rappels ?
Nous enverrons les rappels à votre adresse e-mail. Voici ce que vous pourrez retrouver dans l’e-mail de rappel (selon votre configuration) :
Puis-je utiliser les Rappels pour les réviseurs sans les Rappels ?
Oui ! Si vous souhaitez envoyer des rappels uniquement aux réviseurs et non aux dépensiers, il n’est pas nécessaire d’activer la fonctionnalité Rappels. En utilisant Rappels pour les réviseurs seul, les réviseurs recevront des notifications indépendamment des détails ajoutés par le dépensier à la transaction.
Toutefois, si vous associez Rappels pour les réviseurs aux Rappels, nous ne notifierons les réviseurs que lorsque tous les détails requis auront été ajoutés, afin de réduire les e-mails inutiles. Si vous préférez recevoir des rappels pour toutes les dépenses, y compris celles avec des informations manquantes, vous pouvez modifier ce paramètre dans les réglages.
Qui recevra les rappels ?
Les rappels ne seront envoyés qu’aux réviseurs qui ont des dépenses à examiner. Par défaut, nous enverrons un rappel uniquement pour les dépenses dont tous les détails obligatoires sont complétés. Si vous souhaitez inclure des dépenses avec des informations manquantes ou qui ne sont pas encore prêtes à être examinées, vous pouvez activer cette option lors de la configuration de la fonctionnalité.
Que se passe-t-il si un réviseur est absent ? Qui recevra le rappel ?
Si un réviseur est absent et a délégué ses tâches à quelqu’un d’autre, à la fois le réviseur d’origine et son délégué recevront un rappel des dépenses à examiner. Cela garantit qu’aucune tâche ne soit oubliée pendant son absence. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité d’absence, consultez cet article : Qu'est-ce que la fonction d'absence ?