Politiques de dépenses

Les politiques de dépenses sont un outil puissant pour gérer les dépenses des employés, garantissant le respect du budget de l'entreprise tout en simplifiant les processus. Avec Soldo, vous pouvez créer et attribuer des politiques définissant combien peut être dépensé pour différentes catégories de dépenses, vous aidant ainsi à suivre facilement les dépenses conformes et non conformes à la politique.

Pourquoi utiliser les politiques de dépenses ?

Les politiques de dépenses aident les entreprises à :

• Contrôler les coûts – Définissez des plafonds pour les catégories de dépenses telles que les voyages, l’hébergement et les repas.
• Améliorer la conformité – Les employés peuvent facilement voir ce qui est autorisé, réduisant ainsi les infractions aux politiques.
• Simplifier les approbations – Réduisez le temps passé à examiner les dépenses en signalant automatiquement les transactions hors politique.
• Renforcer la visibilité – Les équipes financières obtiennent des informations claires sur les habitudes de dépenses.

Comment fonctionnent les politiques de dépenses

Chaque politique de dépenses définit un plafond par catégorie de dépenses. Vous pouvez choisir parmi :

• Plafond illimité – Aucune restriction sur les dépenses.
• Aucun plafond (0,00) – Les employés ne peuvent pas effectuer de dépenses dans cette catégorie.
• Plafond personnalisé – Définissez un plafond personnalisé avec les options suivantes :
  • Plafond quotidien – Un montant fixe par jour. Il correspond à la somme de toutes les transactions effectuées en une journée pour la catégorie de dépenses sélectionnée.
  • Plafond par nuit – Idéal pour les frais d'hébergement. Le montant total de la transaction sera divisé par le nombre de nuits passées afin de vérifier si la dépense est conforme à la politique.
  • Plafond par transaction – Une limite par achat individuel. Le plafond par transaction représente le montant maximal autorisé pour chaque transaction.

Lorsqu'un employé effectue une transaction, Soldo vérifie automatiquement si elle est conforme à la politique qui lui est attribuée. Si une transaction dépasse le plafond, elle est marquée comme hors politique, ce qui permet aux employés et aux équipes financières de la suivre facilement.