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Si vous utilisez la fonctionnalité Rappels, vous pouvez envoyer une demande à un employé pour qu’il complète les informations obligatoires manquantes lors de l'examen des dépenses.
Quelle est la différence entre "Demander des informations manquantes" et "Rappels" ?
Rappels
Lorsque vous configurez la fonctionnalité Rappels, vous définissez un planning pour :
- Email de rappel avant la date limite
- Email de rappel à la date limite
Des emails automatiques seront envoyés à tous les utilisateurs qui n'ont pas complété les détails spécifiés dans la section Règles de transaction. Les emails seront envoyés selon le planning que vous avez défini pour les rappels avant et à la date limite. Vous pouvez également ajouter une liste d’utilisateurs exemptés qui ne recevront pas ces emails automatiques.
Vous pouvez en savoir plus sur les Rappels dans cet article : Qu’est-ce que les Rappels et comment fonctionnent-ils ?
Demander des informations manquantes
Lors de l'examen des dépenses, vous pouvez envoyer manuellement un rappel par email à un employé. Cela l’informera qu'il doit compléter les informations obligatoires pour ses dépenses. Il continuera à recevoir les emails automatiques que vous avez configurés dans Rappels, mais la fonctionnalité Demander des informations manquantes permet aux examinateurs d'envoyer un rappel instantané à leurs employés.
Les employés recevront le même email envoyé par la fonctionnalité Rappels automatique. De plus, vous pouvez passer outre les exemptions d’employés configurées précédemment. Par exemple, si vous avez initialement exempté certains employés des Rappels, mais que vous souhaitez maintenant leur envoyer un rappel manuel, vous pouvez le faire avec la fonctionnalité Demander des informations manquantes.
Comment demander des informations manquantes depuis l’application Web
- Connectez-vous à l’application Web.
- Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Dépenses > Examen des dépenses.
- Sélectionnez l’utilisateur.
- Sélectionnez Demander des informations manquantes.
Remarque : Le rappel ne sera envoyé qu'à l'employé dont vous consultez actuellement les transactions. - Confirmez en sélectionnant Demander des informations manquantes.
- Un email sera envoyé à l’employé, lui indiquant le nombre de transactions avec des informations obligatoires manquantes et des instructions pour compléter les détails.
Remarque : Si la fonctionnalité Rappels n’a pas été configurée, vous recevrez un message "Aucun rappel actif" et aucun email ne sera envoyé. Vous pouvez découvrir comment configurer les Rappels dans cet article : Qu’est-ce que les Rappels et comment fonctionnent-ils ?
Comment demander des informations manquantes depuis l’application mobile
- Connectez-vous à l’application mobile.
- Dans le menu de navigation inférieur, appuyez sur Compte.
- Appuyez sur Examen des dépenses.
- Appuyez sur l’utilisateur.
- Appuyez sur Envoyer un rappel.
Remarque : Le rappel ne sera envoyé qu'à l'employé dont vous consultez actuellement les transactions. - Confirmez en sélectionnant Oui, envoyer.
- Un email sera envoyé à l’employé, lui indiquant le nombre de transactions avec des informations obligatoires manquantes et des instructions pour compléter les détails.
Remarque : Si la fonctionnalité Rappels n’a pas été configurée, vous recevrez un message "Aucune exigence manquante" et aucun email ne sera envoyé. Vous pouvez découvrir comment configurer les Rappels dans cet article : Qu’est-ce que les Rappels et comment fonctionnent-ils ?
FAQ
Que signifie "informations manquantes" ?
Informations manquantes désigne toute donnée obligatoire définie dans la section Règles de transaction de la fonctionnalité Rappels.