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Les notes de frais fournissent un résumé clair et téléchargeable des dépenses des employés qui ont été vérifiées dans le cadre du processus de révision des dépenses. Ces rapports sont particulièrement utiles pour assurer la conformité, suivre les coûts de l’entreprise et rembourser les employés pour les frais engagés au nom de leur entreprise.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document téléchargeable qui contient une liste catégorisée des dépenses vérifiées et exportées pour un employé spécifique. Une fois les transactions à inclure sélectionnées, vous pourrez la télécharger depuis la section Notes de frais. Les notes marquées comme "Non traitées" peuvent être téléchargées en PDF, XLSX ou CSV. Les notes marquées comme "Traitées" ne peuvent être téléchargées qu’en PDF non modifiable.
Si certaines dépenses doivent être remboursées, vous pouvez également rembourser les employés depuis la section Notes de frais. Pour plus d’informations sur les remboursements, consultez cet article : Rembourser les employés pour les transactions payées de leur poche.
Qui peut générer des notes de frais ?
Toute personne disposant de l’autorisation de réviser et générer des notes de frais, comme les Super administrateurs, Administrateurs, Leaders et Comptables, peut générer des notes de frais. Si vous utilisez des rôles personnalisés, assurez-vous d’ajouter la bonne autorisation ("Peut voir les dépenses à vérifier et générer des notes de frais") à chaque rôle concerné.
Comment générer une note de frais pour un employé
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses > Révision des dépenses.
- Accédez à l’onglet Révision.
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Sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez inclure les dépenses dans le rapport.
- Sélectionnez l’onglet Révisé.
Remarque : vous ne pourrez exporter que les transactions déjà vérifiées. Pour plus d’informations, consultez cet article : Réviser les dépenses.
- Cochez la case à côté de chaque transaction que vous souhaitez inclure. Chaque transaction sélectionnée sera ajoutée dans un seul document.
- Cliquez sur Exporter.
- C’est fait ! Vous avez généré la note de frais. Les transactions apparaîtront dans l’onglet Exportées et vous pourrez télécharger la note de frais depuis la section Notes de frais.
Comment télécharger la note de frais en PDF
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses > Note de frais.
- Cochez la case à côté de chaque rapport à télécharger.
Astuce : si vous avez plusieurs rapports listés et que vous souhaitez trouver rapidement un rapport pour un employé spécifique, utilisez le filtre Responsable de la transaction. - Cliquez sur Exporter.
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Sélectionnez le format du fichier à télécharger.
Remarque : les notes marquées comme "Traitées" ne peuvent être téléchargées qu’en PDF non modifiable. Celles marquées comme "Non traitées" peuvent être téléchargées en PDF, XLSX ou CSV.
- Si vous sélectionnez le format PDF, choisissez ce que vous souhaitez inclure dans le rapport :
- Transactions uniquement
- Transactions et pièces jointes (comme les reçus)
- Cliquez sur Exporter.
- Votre fichier sera généré et vous pourrez télécharger la note de frais.
Remarque : Voici ce que contiennent les formats XLSX et CSV :
- Payé avec des fonds de l’entreprise : montant total des dépenses approuvées payées avec des fonds de l’entreprise.
- Remboursement des frais avancés : remboursement total des dépenses personnelles approuvées.
- Remboursement kilométrique : montant total des remboursements de frais kilométriques approuvés.
- Montant dû à l’entreprise : total des dépenses refusées faites avec de l’argent de l’entreprise et à rembourser.