Les catégories de dépenses permettent aux employés de classer plus facilement leurs achats, d’appliquer automatiquement les bons taux de TVA et d’assurer la cohérence des transactions. Vous pouvez également lier des catégories à des catégories de commerçants spécifiques pour les achats effectués avec les cartes Soldo.
Comment créer une catégorie de dépense
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez Ajouter un élément.
-
Saisissez un nom pour la catégorie de dépense.
- Optionnel : Ajoutez un code et une description pour faciliter l’identification.
-
Optionnel : Sélectionnez un taux de TVA à appliquer automatiquement à cette catégorie de dépense. Pour plus d’informations sur la configuration des taux de TVA, consultez cet article : Comment configurer et gérer les taux de TVA
- Sélectionnez Suivant.
-
Optionnel : Choisissez une catégorie de commerçant à appliquer automatiquement à cette catégorie de dépense.
- Sélectionnez le type de dépense :
- Dépense de voyage et d’accueil (T&E)
-
Dépense d’entreprise
- Sélectionnez Suivant.
- Vérifiez les informations, puis sélectionnez Confirmer.
Comment activer ou désactiver une catégorie de dépense
Chaque catégorie de dépense possède un interrupteur permettant de l’activer ou de la désactiver. Lorsqu’elle est désactivée, elle ne peut pas être sélectionnée lors de l’enrichissement des transactions.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez l'interrupteur à côté de chaque catégorie de dépense que vous souhaitez activer ou désactiver.
Comment modifier une catégorie de dépense
Si vous souhaitez apporter des modifications à une catégorie de dépense — par exemple modifier son nom, sa description, son taux de TVA ou ses règles — vous pouvez le faire à tout moment.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez Modifier à côté de la catégorie que vous voulez changer.
- Sélectionnez Modifier à côté des sections Informations générales ou Règles et effectuez vos modifications.
- Sélectionnez Enregistrer.
Comment supprimer une catégorie de dépense
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez l’icône Supprimer à côté de la catégorie que vous souhaitez retirer.
- Sélectionnez Oui, supprimer pour confirmer.
Comment gérer la visibilité des catégories de dépenses
Vous pouvez contrôler quels rôles et utilisateurs peuvent voir certaines catégories de dépenses. Cela peut être utile si vous souhaitez limiter la visibilité à certains services ou individus.
Gérer la visibilité pour des rôles spécifiques
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez Configurer la visibilité.
- Sélectionnez Modifier.
- Utilisez le menu déroulant Rôles pour sélectionner ou désélectionner les rôles devant avoir accès.
- Sélectionnez Confirmer.
Gérer la visibilité pour des individus spécifiques
Vous pouvez gérer la visibilité par rôle mais autoriser quand même l’accès à certains utilisateurs. Voici comment procéder :
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
- Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
- Sélectionnez Configurer la visibilité.
- Sélectionnez Modifier.
- Utilisez le menu Rôles pour désélectionner le rôle.
- Sélectionnez Inclure des utilisateurs.
- Utilisez le menu déroulant Utilisateurs pour sélectionner les utilisateurs devant avoir accès à la catégorie.
- Sélectionnez Confirmer.
Les catégories de dépenses permettent aux employés de classer plus facilement leurs achats, d’appliquer automatiquement les bons taux de TVA et d’assurer la cohérence des transactions. Vous pouvez également lier des catégories à des catégories de commerçants spécifiques pour les achats effectués avec les cartes Soldo.
Comment créer une catégorie de dépense
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de l’option Catégories de dépenses.
- Sélectionnez Créer une catégorie de dépense.
- Saisissez un nom pour la catégorie de dépense.
- Optionnel : Ajoutez un code et une description pour faciliter l’identification.
- Optionnel : Sélectionnez un taux de TVA à appliquer automatiquement à cette catégorie de dépense. Pour en savoir plus : Comment configurer et gérer les taux de TVA
- Sélectionnez Suivant.
-
Optionnel : Choisissez une catégorie de commerçant à appliquer automatiquement à cette catégorie de dépense.
- Sélectionnez le type de dépense :
- Dépense de voyage et d’accueil (T&E)
-
Dépense d’entreprise
- Sélectionnez Suivant.
- Vérifiez les détails puis sélectionnez Confirmer.
Comment activer ou désactiver une catégorie de dépense
Chaque catégorie de dépense possède un interrupteur permettant de l’activer ou de la désactiver. Une catégorie désactivée ne peut pas être sélectionnée lors de l’enrichissement des transactions.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de Catégories de dépenses.
- Sélectionnez l’interrupteur à côté de chaque catégorie de dépense que vous souhaitez modifier.
Comment modifier une catégorie de dépense
Si vous souhaitez modifier une catégorie de dépense — nom, description, taux de TVA ou règles — vous pouvez le faire à tout moment.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de Catégories de dépenses.
- Sélectionnez l’icône Modifier à côté de la catégorie concernée.
- Apportez les modifications nécessaires à la section des détails et des règles.
- Sélectionnez Confirmer pour enregistrer vos modifications.
Comment supprimer une catégorie de dépense
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de Catégories de dépenses.
- Sélectionnez l’icône Supprimer à côté de la catégorie que vous souhaitez retirer.
- Sélectionnez Oui, supprimer pour confirmer.
Comment gérer la visibilité des catégories de dépenses
Vous pouvez contrôler quels rôles et utilisateurs ont accès à certaines catégories de dépenses. Cela est utile pour restreindre la visibilité à des équipes ou individus spécifiques.
Gérer la visibilité pour des rôles spécifiques
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de Catégories de dépenses.
- Sélectionnez Gérer la visibilité.
- Sélectionnez Modifier.
- Utilisez le menu Rôles pour sélectionner ou désélectionner les rôles autorisés.
- Sélectionnez Confirmer pour enregistrer.
Gérer la visibilité pour des individus spécifiques
Vous pouvez gérer la visibilité par rôle tout en autorisant l’accès à certains utilisateurs. Voici comment procéder :
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
- Sélectionnez Afficher à côté de Catégories de dépenses.
- Sélectionnez Gérer la visibilité.
- Sélectionnez Modifier.
- Utilisez le menu Rôles pour désélectionner le rôle.
- Sélectionnez Inclure des utilisateurs.
- Utilisez le menu Utilisateurs pour sélectionner les personnes devant avoir accès à la catégorie.
- Sélectionnez Confirmer pour enregistrer.