Comment configurer et gérer les catégories de dépenses

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Les catégories de dépense permettent aux employés de classer plus facilement leurs achats, d’appliquer automatiquement les bons taux de TVA et d’assurer la cohérence entre les transactions. Vous pouvez également lier les catégories à des catégories de commerçants spécifiques pour les achats effectués avec les cartes Soldo.

Remarque : Vous pouvez configurer et gérer les catégories de dépense uniquement si vous n’utilisez pas une intégration comptable. Si vous en utilisez une, vous devrez gérer les catégories depuis l’intégration connectée.

Comment créer une catégorie de dépense

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
   
3. Sélectionnez Ajouter un élément.
   
4. Entrez un nom pour la catégorie de dépense.
   
5. Optionnel : Ajoutez un code et une description pour faciliter l’identification.
6. Optionnel : Sélectionnez un taux de TVA à appliquer automatiquement à cette catégorie. Pour plus d'informations sur la configuration des taux de TVA, consultez cet article : Comment configurer et gérer les taux de TVA
   
7. Sélectionnez Suivant.
8. Optionnel : Choisissez une catégorie de commerçant à appliquer automatiquement à cette catégorie de dépense.
   
9. Sélectionnez le type de dépense :

• Dépense de voyage et de représentation (T&E)
• Dépense d’entreprise
  
  

10. Sélectionnez Suivant.
11. Vérifiez les détails, puis sélectionnez Confirmer.
    

Comment activer ou désactiver une catégorie de dépense

Chaque catégorie de dépense possède un interrupteur permettant de l’activer ou de la désactiver. Si elle est désactivée, elle ne sera pas disponible lors de l’enrichissement d’une transaction.

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
3. Utilisez l’interrupteur à côté de chaque catégorie de dépense que vous souhaitez activer ou désactiver.
   

Comment modifier une catégorie de dépense

Si vous souhaitez modifier une catégorie de dépense, par exemple son nom, sa description, le taux de TVA ou les règles, vous pouvez le faire à tout moment. Voici comment :

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
3. Sélectionnez Modifier à côté de la catégorie que vous souhaitez changer.
4. Sélectionnez Modifier à côté des sections Informations générales ou Règles, puis apportez vos modifications.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Comment supprimer une catégorie de dépense

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
3. Sélectionnez l’icône de suppression à côté de la catégorie que vous souhaitez supprimer.
4. Sélectionnez Oui, supprimer pour confirmer.

Remarque : Après la suppression d'une catégorie de dépense, elle ne pourra plus être sélectionnée lors de l’enrichissement des transactions.

Comment contrôler la visibilité des catégories de dépense

Vous pouvez contrôler quels rôles et utilisateurs peuvent voir certaines catégories de dépense. Cela est utile pour limiter l’accès à certains services ou individus.

Contrôler la visibilité par rôle

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
3. Sélectionnez Configurer la visibilité.
4. Sélectionnez Modifier.
5. Utilisez le menu déroulant Rôles pour sélectionner ou désélectionner les rôles autorisés à voir la catégorie.
6. Sélectionnez Confirmer.

Contrôler la visibilité par utilisateur

Vous pouvez vouloir restreindre l'accès par rôle tout en l’autorisant à certains utilisateurs. Voici comment procéder :

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Classification comptable.
2. Sélectionnez Afficher l’entité à côté de Catégorie de dépense.
3. Sélectionnez Configurer la visibilité.
4. Sélectionnez Modifier.
5. Utilisez le menu déroulant Rôles pour désélectionner le rôle.
6. Sélectionnez Inclure des utilisateurs.
7. Utilisez le menu déroulant Utilisateurs pour sélectionner ceux qui doivent pouvoir accéder à la catégorie.
8. Sélectionnez Confirmer.