Les champs de facture vous aident à capturer les informations clés de vos factures fournisseurs et à les lier directement à vos transactions. Cela signifie moins de saisie manuelle, une meilleure cohérence des données et des rapports plus précis. Si vous utilisez l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), nous extrairons même ces informations pour vous automatiquement lors du téléchargement de votre facture.
Vous pourrez gérer la configuration de vos champs de facture depuis une nouvelle section dans l’application Web appelée Champs de transaction. Nous y avons également déplacé certaines fonctionnalités existantes afin que vous disposiez désormais d’un endroit unique pour gérer les champs liés à l’enrichissement des transactions.
Remarque : Nous avons déplacé la fonctionnalité Listes dans la nouvelle section Champs de transaction. Vous la trouverez désormais sous Configurer > Champs de transaction > Listes.
Que sont les champs de facture ?
Lorsque vous activez les champs de facture, vous verrez un nouveau panneau sur vos transactions appelé Détails de la facture. Ici, vous pouvez ajouter quatre types de données de facture :
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Numéro de commande (PO)
- Numéro de TVA du fournisseur
Si vous utilisez notre fonctionnalité OCR, nous extrairons automatiquement ces champs de la facture et les préremplirons pour vous.
Comment fonctionne l’extraction automatique
Si votre forfait inclut l’OCR, nous scannerons la facture téléchargée et extrairons automatiquement les champs de facture pour vous. Une fois extraits, nous afficherons des indicateurs de confiance pour vous aider à vérifier les données.
-
Indicateur vert : Nous sommes confiants que les données extraites sont correctes.
-
Avertissement orange : Les données peuvent être peu claires. Vérifiez et confirmez les informations que nous avons extraites.
-
Avertissement rouge : Nous n’avons pas pu extraire les données. Vous devrez les saisir manuellement.
Vous pouvez toujours modifier ou supprimer manuellement les données préremplies de chaque champ si elles ne sont pas nécessaires ou si vous souhaitez effectuer des ajustements.
Si vous souhaitez effacer tous les champs de facture préremplis, vous pouvez sélectionner l’option Supprimer les détails de la facture pour effacer tous les champs de facture.
Saisie manuelle sans OCR
Même si vous ne disposez pas de la fonctionnalité OCR, vous pouvez toujours ajouter manuellement les détails de la facture. Lorsque vous téléchargez une facture et choisissez l’option Facture, nous développerons automatiquement le panneau Détails de la facture afin que vous puissiez saisir les données.
Si vous téléchargez un fichier mais ne sélectionnez pas cette option, vous pourrez toujours ouvrir le panneau et ajouter les champs vous-même, nous ne développerons simplement pas automatiquement le panneau.
Comment activer les champs de facture
- Connectez-vous à l’application web.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Champs de transaction.
- À côté de Champs de facture, sélectionnez Afficher.
-
Activez le bouton bascule.
Une fois activé, le panneau Détails de la facture apparaîtra pour tous les utilisateurs lors de la visualisation ou de l’enrichissement des transactions.
Vous ne voyez pas l’option pour activer les champs de facture ?
Si votre forfait actuel n’inclut pas les champs de facture, vous verrez tout de même le bouton Afficher. Lorsque vous le sélectionnez, un message s’affichera pour expliquer vos options de mise à niveau.
Puis-je contrôler qui peut voir et mettre à jour les champs de facture ?
Lorsque vous activez la fonctionnalité des champs de facture, tous les rôles Soldo par défaut pourront voir et mettre à jour les champs de facture.
Si vous utilisez des rôles personnalisés, vous pourrez affiner les autorisations selon vos besoins. Vous pourrez choisir parmi ces autorisations :
- Ne peut pas voir les champs de facture – les utilisateurs ne verront pas les champs de facture dans les détails de leurs transactions.
- Peut voir les champs de facture – les utilisateurs pourront voir les champs de facture mais pas les mettre à jour ou les supprimer.
- Peut mettre à jour ou supprimer les champs de facture – les utilisateurs pourront voir, mettre à jour et supprimer les champs de facture (autorisation par défaut pour les rôles Soldo par défaut).
Pour mettre à jour les autorisations des champs de facture pour un rôle personnalisé :
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Permissions.
-
Sélectionnez le rôle personnalisé que vous souhaitez mettre à jour.
- Faites défiler jusqu’à la section Détails de la transaction.
-
Sous la section Champs de facture, sélectionnez le menu déroulant et choisissez l’autorisation que vous souhaitez définir pour ce rôle personnalisé.
Remarque : Vous devez d’abord activer la fonctionnalité des champs de facture avant d’essayer de mettre à jour les autorisations. - Sélectionnez Enregistrer.
Afficher les champs de facture dans les rapports
Si vous avez activé la fonctionnalité des champs de facture, vous pourrez voir toutes les données de facture capturées automatiquement ou saisies manuellement dans vos rapports. Le guide ci-dessous décrit comment vous pouvez afficher ou masquer les champs de facture dans Rapports > Transactions.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Rapports > Transactions.
-
Sélectionnez l’icône pour afficher ou masquer les colonnes.
- Choisissez les champs que vous souhaitez inclure dans vos rapports. Vous pouvez choisir d’inclure :
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Numéro de commande
- Numéro de TVA du fournisseur
- Après avoir fait votre sélection, sélectionnez Appliquer.
- Vous verrez maintenant vos champs de facture dans vos rapports en temps réel et dans tous les rapports que vous choisissez de télécharger à partir d’ici.
Champs de facture dans les rapports à modèle personnalisé
Si vous utilisez la fonctionnalité de rapport Modèle personnalisé disponible sur la place de marché des intégrations, vous pourrez également afficher ou masquer les champs de facture pour ces rapports.
Les champs de facture vous aident à capturer les informations clés de vos factures fournisseurs et à les lier directement à vos transactions. Cela signifie moins de saisie manuelle, une meilleure cohérence des données et des rapports plus précis. Si vous utilisez l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), nous extrairons même ces informations pour vous automatiquement lors du téléchargement de votre facture.
Vous pourrez gérer la configuration de vos champs de facture depuis la section Configurer > Paramètres de transaction > Champs de transaction dans l’application Web.
Que sont les champs de facture ?
Lorsque vous activez les champs de facture, vous verrez un nouveau panneau sur vos transactions appelé Détails de la facture. Ici, vous pouvez ajouter quatre types de données de facture :
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Numéro de commande (PO)
- Numéro de TVA du fournisseur
Si vous utilisez notre fonctionnalité OCR, nous extrairons automatiquement ces champs de la facture et les préremplirons pour vous.
Comment fonctionne l’extraction automatique
Si votre forfait inclut l’OCR, nous scannerons la facture téléchargée et extrairons automatiquement les champs de facture pour vous. Une fois extraits, nous afficherons des indicateurs de confiance pour vous aider à vérifier les données.
-
Indicateur vert : Nous sommes confiants que les données extraites sont correctes.
-
Avertissement orange : Les données peuvent être peu claires. Vérifiez et confirmez les informations que nous avons extraites.
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Avertissement rouge : Nous n’avons pas pu extraire les données. Vous devrez les saisir manuellement.
Vous pouvez toujours modifier ou supprimer manuellement les données préremplies de chaque champ si elles ne sont pas nécessaires ou si vous souhaitez effectuer des ajustements.
Si vous souhaitez effacer tous les champs de facture préremplis, vous pouvez sélectionner l’option Supprimer les détails de la facture pour effacer tous les champs de facture.
Saisie manuelle sans OCR
Même si vous ne disposez pas de la fonctionnalité OCR, vous pouvez toujours ajouter manuellement les détails de la facture. Lorsque vous téléchargez une facture et choisissez l’option Facture, nous développerons automatiquement le panneau Détails de la facture afin que vous puissiez saisir les données.
Si vous téléchargez un fichier mais ne sélectionnez pas cette option, vous pourrez toujours ouvrir le panneau et ajouter les champs vous-même, nous ne développerons simplement pas automatiquement le panneau.
Comment activer les champs de facture
- Connectez-vous à l’application web.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres de transaction.
- Sélectionnez l’onglet Champs de transaction.
- À côté de Champs de facture, sélectionnez Afficher.
-
Activez le bouton bascule.
Une fois activé, le panneau Détails de la facture apparaîtra pour tous les utilisateurs lors de la visualisation ou de l’enrichissement des transactions.
Vous ne voyez pas l’option pour activer les champs de facture ?
Si votre forfait actuel n’inclut pas les champs de facture, vous verrez tout de même le bouton Afficher. Lorsque vous le sélectionnez, un message s’affichera pour expliquer vos options de mise à niveau.
Puis-je contrôler qui peut voir et mettre à jour les champs de facture ?
Lorsque vous activez la fonctionnalité des champs de facture, tous les rôles Soldo par défaut pourront voir et mettre à jour les champs de facture.
Si vous utilisez des rôles personnalisés, vous pourrez affiner les autorisations selon vos besoins. Vous pourrez choisir parmi ces autorisations :
- Ne peut pas voir les champs de facture – les utilisateurs ne verront pas les champs de facture dans les détails de leurs transactions.
- Peut voir les champs de facture – les utilisateurs pourront voir les champs de facture mais pas les mettre à jour ou les supprimer.
- Peut mettre à jour ou supprimer les champs de facture – les utilisateurs pourront voir, mettre à jour et supprimer les champs de facture (autorisation par défaut pour les rôles Soldo par défaut).
Pour mettre à jour les autorisations des champs de facture pour un rôle personnalisé :
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Permissions.
-
Sélectionnez le rôle personnalisé que vous souhaitez mettre à jour.
- Faites défiler jusqu’à la section Détails de la transaction.
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Sous la section Champs de facture, sélectionnez le menu déroulant et choisissez l’autorisation que vous souhaitez définir pour ce rôle personnalisé.
Remarque : Vous devez d’abord activer la fonctionnalité des champs de facture avant d’essayer de mettre à jour les autorisations. - Sélectionnez Confirmer.
Afficher les champs de facture dans les rapports
Si vous avez activé la fonctionnalité des champs de facture, vous pourrez voir toutes les données de facture capturées automatiquement ou saisies manuellement dans vos rapports. Le guide ci-dessous décrit comment vous pouvez afficher ou masquer les champs de facture dans Rapports > Transactions.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Rapports > Transactions.
-
Sélectionnez l’icône pour afficher ou masquer les colonnes.
- Choisissez les champs que vous souhaitez inclure dans vos rapports.
Vous pouvez choisir d’inclure :
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Numéro de commande
- Numéro de TVA du fournisseur
- Après avoir fait votre sélection, sélectionnez Enregistrer.
- Vous verrez maintenant vos champs de facture dans vos rapports en temps réel et dans tous les rapports que vous choisissez de télécharger à partir d’ici.
Champs de facture dans les rapports à modèle personnalisé
Si vous utilisez la fonctionnalité de rapport Modèle personnalisé disponible sur la place de marché des intégrations, vous pourrez également afficher ou masquer les champs de facture pour ces rapports.