Bienvenue chez Soldo : Configurez-vous et soyez prêt à démarrer

Si vous êtes nouveau chez Soldo, cette section du centre d’assistance est votre point de départ. Elle est conçue pour vous aider à configurer votre compte, ajouter votre équipe et prendre le contrôle des dépenses de l’entreprise dès le premier jour.

Vous n’avez pas besoin d’être un expert en finance pour commencer. Nous vous guiderons à chaque étape pour que vous vous sentiez confiant et en contrôle.

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• Que puis-je configurer dans cette section ?
• Qu’est-ce qui est inclus dans tous les forfaits ?
• Je suis sur le forfait Plus. Que puis-je faire de plus ?
• Je suis sur le forfait Unlimited. Quelles fonctionnalités supplémentaires sont disponibles ?

Que puis-je configurer dans cette section ?

Cette section du centre d’assistance comprend des guides étape par étape pour vous aider à bâtir une base solide sur Soldo. Ces guides sont conçus pour vous aider à :

• Premiers pas – Déposez des fonds sur Soldo depuis le compte bancaire de votre entreprise. Il s’agit de la première étape avant d’assigner des cartes ou d’effectuer des transferts.
• Créer des utilisateurs et assigner des cartes – Invitez votre équipe et attribuez le bon type de carte en fonction de leur rôle ou de leurs responsabilités.
• Contrôler les dépenses par carte – Configurez des règles et des plafonds de dépense pour refléter vos politiques internes et réduire la supervision manuelle.
• Gérer plusieurs devises – (Plus et Unlimited) Activez de nouvelles devises et approvisionnez-les via votre portefeuille principal ou effectuez un dépôt depuis le compte bancaire de votre entreprise. Idéal pour les entreprises opérant à l’international.
• Organiser l’argent avec les portefeuilles d’entreprise – (Plus et Unlimited) Mettez de côté des fonds de votre portefeuille principal pour allouer des budgets à des équipes, départements ou projets via des portefeuilles dédiés.
• Configurer les notifications – Recevez des alertes en temps réel concernant les soldes faibles et les transactions refusées.
• Gérer votre compte – Mettez à jour les informations des utilisateurs, changez les mots de passe ou modifiez la langue dans les paramètres de votre profil.
• Utiliser l’application mobile – Regardez des guides vidéo pour les employés et les managers. Découvrez comment gérer les cartes, télécharger des reçus et consulter les dépenses en déplacement.

La plupart des étapes s’appliquent à tous les forfaits. Si vous êtes sur un forfait Plus ou Unlimited, vous verrez des options supplémentaires pour configurer les devises et mettre en place des portefeuilles d’entreprise.

Qu’est-ce qui est inclus dans tous les forfaits

• Utiliser les règles de carte pour contrôler les dépenses
  Appliquez des plafonds de dépense par jour, semaine, mois ou par transaction. Bloquez les transactions par catégorie de commerçant ou contrôlez dans quelles régions une carte peut être utilisée.
• Assigner des cartes d’entreprise ou des cartes à utilisateur unique
  Choisissez le type de carte adapté à chaque utilisateur ou équipe. Vous pouvez également émettre des cartes virtuelles temporaires pour des dépenses pré-approuvées.
• Effectuer des virements bancaires aux fournisseurs
  Ajoutez le compte bancaire de votre entreprise comme bénéficiaire et effectuez des paiements directement depuis votre solde Soldo.
• Enrichir les données de transaction
  Utilisez les listes, catégories de dépenses et taux de TVA pour améliorer la visibilité et réduire le temps passé sur les rapports de fin de mois.
• Connecter votre logiciel de comptabilité
  Intégrez Xero, QuickBooks, Sage, Exact Online ou DATEV pour automatiser la réconciliation et réduire la gestion manuelle.

Je suis sur le forfait Plus. Que puis-je faire de plus ?

• Créer des portefeuilles d’entreprise
  Allouez des fonds à des équipes, départements, projets ou sites spécifiques. Cela vous donne plus de contrôle et aide les responsables de budget à suivre leurs propres dépenses.
• Activer plusieurs devises
  Activez et gérez des portefeuilles dans d’autres devises. Idéal pour les équipes internationales.
• Permettre aux utilisateurs de demander des fonds
  Permettez aux employés de demander des dépenses ponctuelles ou des recharges sur leurs cartes. Vous gardez le contrôle tout en réduisant l’administratif.
• Activer l’appariement des reçus avec l’OCR
  Soldo peut lire et associer automatiquement les reçus, réduisant les efforts manuels et améliorant la conformité.
• Autoriser les notes de frais et les remboursements kilométriques
  Les employés peuvent saisir des notes de frais pour des dépenses personnelles ou des kilomètres parcourus. Vous pouvez les rembourser directement par virement bancaire.
• Utiliser des rappels pour définir des données de transaction obligatoires
  Rendez certains champs obligatoires pour les transactions, comme l’ajout de reçus et les catégories de dépenses, afin de garantir des enregistrements cohérents et complets. Rappelez aux employés de compléter les champs manquants.
• Personnaliser les modèles d’exportation
  Formatez vos données exportées selon vos besoins comptables ou de reporting. Utile pour les équipes financières gérant différents types de fichiers.

Je suis sur le forfait Unlimited. Quelles fonctionnalités supplémentaires sont disponibles ?

Les forfaits Unlimited incluent tout ce qui précède, ainsi que des fonctionnalités avancées pour les grandes équipes, les processus d’approbation complexes et un contrôle total des dépenses.

• Créer et attribuer des groupes
  Structurez votre organisation par équipe, site ou unité commerciale. Cela facilite la budgétisation et le reporting, et vous permet de refléter la structure organisationnelle de votre entreprise.
• Définir des autorisations avancées et des profils de rôle
  Utilisez des rôles comme Admin, Admin limité, Leader ou Comptable. Attribuez des profils de rôle spécifiques aux employés selon leur utilisation de Soldo.
• Automatiser les rechargements de portefeuilles
  Configurez des règles de transfert pour que les portefeuilles soient automatiquement rechargés si besoin. Cela élimine la nécessité d’intervenir manuellement.
• Définir des préréglages de règles de carte
  Enregistrez et appliquez des ensembles de règles de carte à plusieurs cartes.
• Mettre en place des politiques et des workflows de dépenses
  Créez des workflows personnalisés pour la révision et l’approbation des dépenses. Choisissez qui révise quoi, et définissez différentes règles selon le type de dépense ou le département.
• Activer la délégation en cas d’absence
  Permettez aux utilisateurs de déléguer la révision des notes de frais et les demandes à d’autres collègues pendant leur absence. Cela évite les blocages et maintient le processus d’approbation.
• Déléguer les autorisations de virement bancaire en toute sécurité (option supplémentaire requise)
  Autorisez certains utilisateurs à effectuer des virements tout en maintenant le contrôle et la supervision.
• Utiliser des règles d’auto-étiquetage pour de meilleurs rapports
  Étiquetez automatiquement les transactions avec des éléments de liste. Cela améliore la précision des rapports et accélère les révisions.
• Former et tester dans l’environnement Sandbox
  Utilisez un environnement de test séparé pour essayer des configurations ou former de nouveaux utilisateurs avant de déployer les changements en production.

Besoin d’aide pour décider de la prochaine étape ?

Vous n’avez pas besoin de tout compléter d’un coup. Les guides de cette section sont là pour vous accompagner étape par étape dans la configuration de votre compte. Lorsque vous serez prêt à passer à l’étape suivante, explorez le reste des guides du centre d’assistance pour vous aider à progresser au niveau supérieur.