Les reçus jouent un rôle important dans la gestion des dépenses. Ils aident votre équipe financière à vérifier les dépenses, à assurer une tenue de comptes précise et à maintenir la conformité de votre entreprise lors des audits. Chaque fois que vous effectuez un achat avec une carte Soldo, vous devez joindre une copie claire du reçu original à la transaction.
Cependant, nous savons que les reçus peuvent parfois être perdus, endommagés ou simplement non fournis par le commerçant. Lorsque cela arrive, vous pouvez suivre quelques étapes pour garder vos registres complets et respecter la politique de dépense de votre entreprise.
Si vous ne pouvez pas fournir de reçu
Si un commerçant ne vous a pas donné de reçu ou si vous l’avez égaré, suivez la politique de votre entreprise et consultez votre Manager ou l’équipe financière pour connaître la meilleure démarche à suivre. Ils peuvent vous demander des informations supplémentaires pour valider la transaction.
Vous pouvez ajouter des informations complémentaires directement dans Soldo :
- Ajoutez une note expliquant ce qui s’est passé et fournissez autant de détails que possible. Par exemple, pourquoi vous n’avez pas pu obtenir un reçu ou ce qui a été acheté.
- Ajoutez une photo qui aide à documenter l’achat. Cela peut être la devanture du magasin, un panneau de menu ou le distributeur automatique où la transaction a eu lieu.
Ces options sont utiles lorsque le reçu n’est vraiment pas disponible. Elles ne doivent pas être utilisées comme solution à long terme à la place du reçu réel lorsqu’il peut être obtenu.
Si votre compte utilise les « Rappels » et des champs obligatoires
Votre compte Soldo peut utiliser la fonctionnalité « Rappels », qui permet aux Admins de configurer des règles de transaction et de définir des champs obligatoires, comme les reçus ou les pièces jointes. Si un reçu est obligatoire, vous devrez compléter cette étape avant que votre transaction ne soit considérée comme terminée.
Lorsque vous ne pouvez vraiment pas fournir de reçu, vous trouverez une option dans l’application mobile et dans la web app appelée Je n’ai pas de reçu/facture. Sélectionner cette option indique que le champ obligatoire est rempli. Cela vous permet d’avancer, mais ne doit être utilisé que lorsqu’aucun reçu n’est disponible.
Même si vous utilisez cette option, il reste important de suivre les bonnes pratiques : ajoutez une note détaillée expliquant pourquoi vous n’avez pas pu téléverser un reçu et fournissez toute information utile à votre équipe financière pour la réconciliation.
Bonnes pratiques pour aider votre équipe financière
- Demandez toujours un reçu au commerçant, même pour de petits achats.
- Prenez rapidement une photo du reçu au moment de l’achat, au cas où la version papier serait perdue.
- Téléversez les reçus dans l’application mobile Soldo dès que possible pour garder vos registres à jour.
- Utilisez « Je n’ai pas de reçu/facture » uniquement lorsqu’il n’existe réellement aucune preuve disponible.