Les autorisations dans Soldo vous aident à contrôler ce que les utilisateurs peuvent voir et faire. En tant que Super admin, vous utilisez les autorisations pour déléguer des tâches en toute sécurité, protéger les données sensibles et adapter les accès en fonction de la structure de votre organisation.
Les autorisations sont gérées via des rôles. Un rôle est un ensemble d'autorisations qui définit ce qu’un utilisateur peut faire dans Soldo, comme gérer les cartes, créer des utilisateurs, exporter des rapports ou configurer les paramètres.
Chaque rôle est basé sur un type de rôle :
- Administrateur – Accès complet à toutes les ressources de l’entreprise
- Manager – Accès limité à certaines ressources, comme des utilisateurs, des portefeuilles ou des cartes spécifiques
- Employé – Accès uniquement à ses propres ressources attribuées
Le type de rôle est défini lors de la création d’un rôle personnalisé. Les rôles par défaut comme Administrateur limité ou Accès limité ont déjà un type de rôle prédéfini.
Lorsqu’un rôle de Manager est attribué à un utilisateur, il est également nécessaire d’attribuer un ensemble ou groupe de ressources. Cela détermine à quelles ressources spécifiques il peut accéder, comme une équipe, un groupe ou un ensemble de portefeuilles.
Pourquoi utiliser les rôles ?
L’attribution de rôles est le meilleur moyen de gérer l’accès à l’échelle de votre organisation tout en gardant le contrôle sur qui peut faire quoi. Les rôles vous permettent de :
- Déléguer en toute sécurité — par exemple, permettre à un responsable régional de superviser les dépenses de son équipe
- Limiter la visibilité — comme donner à un comptable externe l’accès uniquement aux rapports
Rôles par défaut dans Soldo
Soldo comprend des rôles intégrés correspondant à des responsabilités courantes. Ces rôles par défaut ne peuvent pas être modifiés ni supprimés :
- Super admin – Accès complet à tout, y compris aux autorisations et aux paramètres du compte
- Administrateur – Accès et gestion de toutes les fonctionnalités, sans possibilité de modifier les autorisations
- Administrateur limité – Peut voir et gérer toutes les fonctionnalités sauf configurer les autorisations ou accéder à la section de configuration
- Leader – Un rôle de type Manager avec accès prédéfini à un groupe
- Comptable – Accès exclusivement à la section des rapports et gestion des étiquettes
- Employé – Accès à tout ce qui concerne ses propres activités et rapports (rôle par défaut pour les nouveaux utilisateurs)
- Accès limité – Un rôle de type Employé qui peut uniquement ajouter et gérer ses propres transactions et dépenser via ses cartes virtuelles temporaires
- Conducteur – Un rôle de type Employé qui peut uniquement dépenser avec les cartes carburant Soldo
Tous les utilisateurs reçoivent automatiquement le rôle Employé. Vous pouvez ensuite attribuer d’autres rôles en fonction de leurs responsabilités.
Pourquoi créer des rôles personnalisés ?
Les rôles personnalisés vous permettent d’adapter les accès en fonction du fonctionnement de votre entreprise. Vous pourriez vouloir créer un rôle personnalisé dans les cas suivants :
- Donner à un chef d’équipe marketing l’accès uniquement aux portefeuilles et cartes de son équipe — et à rien d’autre
- Permettre à un membre de l’équipe financière d’ajouter des fonds aux portefeuilles utilisateurs, sans avoir accès aux données confidentielles des employés
- Mettre en place des rôles distincts pour des groupes projet, des départements ou des unités commerciales
Les rôles personnalisés sont basés sur trois types de rôle :
- Administrateur – Accès à toutes les ressources
- Manager – Accès à des ressources spécifiques
- Employé – Accès à ses propres ressources
Lors de la création d’un rôle personnalisé, réfléchissez à ce que l’utilisateur doit faire et à qui ou à quoi il doit avoir accès :
- Choisissez le type Employé pour quelqu’un qui gère uniquement ses propres dépenses
- Utilisez le type Manager pour une personne responsable d’une équipe, d’un département ou d’un groupe d’utilisateurs
- Sélectionnez le type Administrateur pour une personne qui doit avoir une visibilité et un contrôle sur l’ensemble de l’entreprise
Cela vous permet d’attribuer à chaque utilisateur le bon niveau d’accès, sans exposer plus d’informations que nécessaire.
Un utilisateur peut-il avoir plusieurs rôles ?
Oui. Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles dans Soldo. C’est utile lorsqu’une personne a plusieurs fonctions.
Par exemple, un responsable des opérations peut :
- Avoir le rôle Employé pour gérer ses propres cartes
- Être Manager de l’équipe logistique
- Avoir également un accès Comptable pour extraire les rapports mensuels
Les utilisateurs peuvent facilement basculer entre leurs rôles dans l’application web ou mobile. Découvrez comment changer de rôle.
Comment créer un rôle personnalisé
- Connectez-vous à l’application web en tant que Super admin.
- Allez dans Configurer > Autorisations
- Sélectionnez Ajouter un rôle
- Choisissez un type de rôle :
- Manager – Accès personnalisé à des ressources spécifiques
- Administrateur – Accès complet à toutes les ressources
- Employé – Accès à ses propres ressources
- Attribuez un nom et une description au rôle
- Sélectionnez les autorisations à attribuer au rôle
- Cliquez sur Enregistrer
Comment attribuer un rôle à un utilisateur
- Accédez à la section Utilisateurs
- Sélectionnez l’utilisateur
- Ouvrez l’onglet Rôles
Pour attribuer un rôle d’Administrateur :
- Activez l’option Administrateur
- Sélectionnez le rôle dans le menu déroulant
- Cliquez sur Enregistrer
Pour attribuer un rôle de Manager :
- Cliquez sur Attribuer un rôle dans la section Manager
- Choisissez le rôle et sélectionnez un ensemble de ressources (ex. : équipe ou portefeuilles)
- Cliquez sur Enregistrer
Comment créer un ensemble de ressources
Un ensemble de ressources définit quels utilisateurs, cartes, portefeuilles ou groupes un Manager peut gérer. Cela permet d’adapter les accès aux équipes, départements ou régions.
- Allez dans Configurer > Autorisations
- Sélectionnez Créer un ensemble de ressources
- Donnez un nom et une description à l’ensemble
- Choisissez le niveau d’accès (Aucun, Liste ou Tous) pour chaque type de ressource
- Cliquez sur Enregistrer
Modifier ou supprimer des rôles
Vous ne pouvez modifier ou supprimer que des rôles personnalisés. Les rôles par défaut comme Super admin, Administrateur, Leader ou Employé ne peuvent pas être modifiés.
Pour modifier un rôle personnalisé :
- Allez dans Configurer > Autorisations
- Sélectionnez le rôle personnalisé
- Effectuez vos modifications
- Cliquez sur Enregistrer
Pour supprimer un rôle personnalisé :
- Survolez le rôle et cliquez sur l’icône de suppression
- Confirmez en sélectionnant Oui, supprimer
Si la suppression échoue, cela signifie probablement que le rôle est encore attribué à un utilisateur. Vous devrez d’abord le retirer :
- Rôles Administrateur : Désactivez l’option Administrateur chez l’utilisateur
- Rôles Manager : Retirez le rôle de l’utilisateur