Les groupes vous aident à organiser les ressources de votre entreprise afin de garder une structure claire et une gestion facilitée. Un groupe rassemble les utilisateurs, portefeuilles et cartes liés à un département, un projet ou un domaine d’activité spécifique. Cela vous offre une vue claire de l’activité de dépenses et facilite la gestion de votre compte entreprise.
Vous pouvez également donner à certains utilisateurs une visibilité sur les dépenses d’un groupe en leur attribuant l’autorisation de gestionnaire. Cela aide les responsables à rester informés sans donner accès à l’ensemble du compte.
Comment les groupes aident votre organisation
Les groupes facilitent la reproduction de la structure de votre entreprise dans Soldo. Vous pouvez :
- Organiser les ressources de dépenses pour un département, un projet ou une unité commerciale.
- Tout voir en un seul endroit, y compris les utilisateurs, cartes d’entreprise, cartes utilisateur et portefeuilles liés à cette zone.
- Aider les utilisateurs à se concentrer sur les ressources dont ils ont besoin.
- Donner aux gestionnaires une visibilité et un contrôle clairs sur l’activité qui les concerne.
Par exemple, vous pouvez créer un groupe pour votre équipe marketing, ou pour un projet spécifique impliquant des personnes de plusieurs départements.
Ce que vous trouverez dans un groupe
Chaque groupe comprend un ensemble d’onglets qui vous aident à voir et gérer tout de manière structurée :
- Aperçu – Un résumé de tous les utilisateurs, cartes et portefeuilles du groupe. Vous pouvez ajouter ou retirer des ressources directement ici.
- Transactions – Une liste complète des transactions effectuées par les utilisateurs, cartes et portefeuilles du groupe.
- Utilisateurs – Une liste de tous les utilisateurs du groupe. Vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs, ou attribuer des permissions de gestionnaire.
- Cartes – Toutes les cartes d’entreprise ajoutées au groupe, ainsi que les cartes utilisateur (ajoutées automatiquement lorsqu’un utilisateur est ajouté à un groupe).
- Portefeuilles – Les portefeuilles d’entreprise utilisés par le groupe. Ils peuvent être ajoutés ou retirés selon les besoins.
Comment les transactions apparaissent dans un groupe
Soldo associe automatiquement les transactions au bon groupe lorsque cela est possible. Lorsqu’un utilisateur effectue un paiement avec une carte appartenant à un groupe, la transaction apparaît dans la liste des transactions de ce groupe.
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, Soldo ne peut pas automatiquement savoir à quel groupe la transaction se rapporte. Dans ces cas, la personne effectuant la dépense doit sélectionner le bon groupe dans les détails de la transaction. Cela garantit que vos rapports restent précis et pertinents.
Lorsque vous retirez un utilisateur d’un groupe, ses transactions passées restent associées au groupe afin de conserver un historique complet.
Aider les gestionnaires et responsables à rester informés
Vous pouvez attribuer des droits de gestion à tout utilisateur d’un groupe pour lui donner une visibilité sur l’activité de dépenses. Un gestionnaire ne voit que les ressources attribuées au groupe auquel il a accès, et il peut passer en mode gestionnaire lorsqu’il a besoin d’un aperçu. Plusieurs gestionnaires peuvent être attribués à un groupe si nécessaire.
Exemples d’utilisation des groupes par les entreprises
- Départements : Marketing, Produit, Finance ou Opérations.
- Projets : Travaux transversaux où des personnes de plusieurs équipes ont besoin de budgets ou de ressources partagés.
- Sites : Organisation des dépenses dans différents bureaux ou régions.
- Unités commerciales : Séparer les dépenses pour chaque unité afin de faciliter leur analyse.
Les groupes vous offrent une structure simple et fiable qui garde votre compte Soldo clair et facile à comprendre.