La bibliothèque Soldo est un espace sécurisé où vous pouvez conserver tous les fichiers liés à vos transactions. Elle vous aide à rester organisé en gardant reçus, factures et autres documents justificatifs au même endroit, afin que vous puissiez les joindre aux transactions chaque fois que nécessaire.
Vous pouvez envoyer des fichiers à votre bibliothèque de différentes manières. De nombreux utilisateurs transfèrent les reçus reçus par e-mail vers leur adresse e-mail de transfert Soldo unique. D’autres chargent des photos de reçus papier ou ajoutent des documents en lot à leur retour au bureau. La bibliothèque vous offre la flexibilité de travailler de la manière qui convient à votre journée.
Où trouver mon adresse e-mail de transfert Soldo ?
- Connectez-vous à la web app.
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Utilisateurs puis choisissez votre nom dans la liste.
- Dans l’onglet Aperçu, recherchez votre Adresse e-mail de transfert sur la droite.
Comment ajouter des fichiers à ma bibliothèque Soldo ?
Vous pouvez ajouter des fichiers de la manière qui vous convient le mieux :
- Transférez les reçus reçus par e-mail vers votre adresse e-mail de transfert Soldo.
- Photographiez un reçu papier et envoyez-le à votre adresse de transfert.
- Envoyez plusieurs reçus en lot à votre adresse de transfert si vous êtes en déplacement ou si vous n’avez pas eu le temps de téléverser les documents pendant vos trajets.
Tous les fichiers envoyés à votre adresse de transfert apparaîtront dans votre bibliothèque. Vous pourrez ensuite les joindre aux transactions lorsque vous serez prêt.
Comment les fichiers apparaissent dans votre bibliothèque
Une fois qu’un fichier est envoyé à votre adresse de transfert, il apparaîtra dans votre bibliothèque peu après. Si votre entreprise a activé l’OCR, Soldo tentera d’associer le reçu transféré à la transaction correspondante pour vous aider à l’ajouter rapidement. Si aucun rapprochement n’est possible, ou si l’OCR n’est pas activé, le fichier apparaîtra tout de même dans votre bibliothèque afin que vous puissiez sélectionner la bonne transaction vous-même.
Chaque fichier affichera :
- Le statut (ex. Joint)
- Le nom du fichier
- La date de téléversement
- L’option d’aperçu du fichier (icône en forme d’œil)
Comment afficher votre bibliothèque
Vous pouvez afficher votre bibliothèque lorsque vous joignez un document à une transaction. Dans le panneau des détails de la transaction, allez à la section Pièce jointe, sélectionnez Importer un fichier puis choisissez Sélectionner depuis la bibliothèque. Cela ouvre la fenêtre de votre bibliothèque.
Dans la bibliothèque, vous verrez tous les fichiers envoyés à votre adresse de transfert. Certains éléments peuvent déjà être joints à des transactions. Si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur les fichiers nécessitant une action, vous pouvez sélectionner l’option Masquer les fichiers joints.
Comment joindre un fichier depuis la bibliothèque Soldo
- Connectez-vous à la web app.
- Accédez à une section contenant des transactions. Par exemple : Utilisateurs, Cartes ou Rapports.
- Sélectionnez la transaction que vous souhaitez mettre à jour.
- Dans le panneau des détails de la transaction, allez à la section Pièce jointe et sélectionnez Importer un fichier.
- Choisissez Sélectionner depuis la bibliothèque.
- Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter à la transaction.
Fonctionnement des bibliothèques pour différents utilisateurs
Les fichiers affichés dépendent de l’adresse de transfert utilisée pour les envoyer :
- Chaque utilisateur voit uniquement ses propres fichiers. Votre bibliothèque contient les éléments liés à votre adresse e-mail de transfert personnelle.
- Les Super admins peuvent voir les fichiers de tous les utilisateurs. Ils peuvent utiliser le menu déroulant dans la fenêtre de la bibliothèque pour changer d’utilisateur et afficher leurs éléments.
Utiliser la bibliothèque avec les cartes d’entreprise
Les cartes d’entreprise ont leur propre adresse de transfert, que vous pouvez trouver sur la page Aperçu de la carte. Si une carte d’entreprise vous est attribuée, vous pouvez également accéder aux fichiers envoyés à l’adresse de transfert de cette carte. Pour cela, ouvrez la fenêtre de la bibliothèque, sélectionnez le menu Cartes d’entreprise, puis choisissez la carte.
Gestion des fichiers dans votre bibliothèque
Si vous décidez qu’un fichier n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer depuis la fenêtre de la bibliothèque. Les fichiers supprimés ne peuvent plus être joints aux transactions, alors assurez-vous avant de les retirer.
Pour supprimer un fichier :
- Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez supprimer.
- Sélectionnez Supprimer.