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Certaines dépenses comprennent plusieurs éléments au sein d’une même transaction. Ces éléments peuvent relever de différentes catégories de dépenses, avoir des taux de TVA différents (par exemple), ou être associés à différents employés.
Scinder ces transactions permet de conserver des enregistrements détaillés pour la comptabilité et le suivi budgétaire, en veillant à ce que chaque dépense soit correctement affectée au bon centre de coûts, projet ou employé.
Vous pouvez diviser les transactions de paiement, de retrait et de remboursement en plusieurs lignes en suivant les étapes ci-dessous. Le fractionnement d’une transaction peut être effectué à tout endroit de l’application web où vous voyez une liste de transactions cliquables, par exemple Rapports > Transactions.
Remarque : seules les transactions ayant le statut autorisée ou comptabilisée peuvent être scindées.
Scinder une transaction en plusieurs lignes dans l’application web
Scinder une transaction
- Connectez-vous à l’application web.
- Accédez à une section qui affiche les transactions, par exemple Utilisateurs > Utilisateur > Transactions, Cartes > Carte > Transactions, Wallets > Wallet > Transactions, Rapports > Transactions.
- Sélectionnez une transaction dans la liste.
- Dans les détails de la transaction, faites défiler vers le bas et sélectionnez Scinder la transaction. Ou bien cliquez sur les trois points (plus d’options) et sélectionnez Scinder la transaction.
- Sélectionnez pour développer la ligne 2.
- Entrez le montant pour la ligne 2.
Astuce : si vous souhaitez associer la transaction scindée à un autre utilisateur, vous pouvez sélectionner son nom dans le menu déroulant.Remarque : le montant de la ligne 1 ne peut pas être modifié. Il sera mis à jour automatiquement pour correspondre au montant total de la transaction. Pour les transactions en devise étrangère, saisissez les montants dans la même devise que celle de la transaction.
- Ajoutez les détails nécessaires tels que la catégorie de dépense ou le taux de TVA.
- Vous pouvez ajouter d'autres lignes en cliquant sur Ajouter une nouvelle ligne en bas si nécessaire.
- Sélectionnez Enregistrer.
Modifier une transaction scindée
- Connectez-vous à l’application web.
- Accédez à une section qui affiche les transactions, par exemple Utilisateurs > Utilisateur > Transactions, Cartes > Carte > Transactions, Wallets > Wallet > Transactions, Rapports > Transactions.
- Sélectionnez la transaction dans la liste.
- Dans les détails de la transaction, faites défiler vers le bas et sélectionnez Modifier la transaction scindée.
- Sélectionnez la ligne que vous souhaitez modifier ou ajoutez une nouvelle ligne.
Remarque : vous ne pourrez pas modifier la ligne 1. Elle sera automatiquement mise à jour pour correspondre au total de la transaction. - Après vos modifications, sélectionnez Enregistrer.
Supprimer une transaction scindée
- Connectez-vous à l’application web.
- Accédez à une section qui affiche les transactions, par exemple Utilisateurs > Utilisateur > Transactions, Cartes > Carte > Transactions, Wallets > Wallet > Transactions, Rapports > Transactions.
- Sélectionnez la transaction dans la liste.
- Dans les détails de la transaction, faites défiler vers le bas et sélectionnez Modifier la transaction scindée.
- Sélectionnez Supprimer la transaction scindée.
- Confirmez en sélectionnant Oui, supprimer la scission.
Diviser une transaction dans l'application mobile
- Connectez-vous à l'application mobile.
- Appuyez sur la transaction.
- Dans les détails de la transaction, appuyez sur Diviser.
- Appuyez pour développer la ligne 2.
- Saisissez le montant pour la ligne 2. Astuce : si vous souhaitez associer la transaction divisée à un autre utilisateur, vous pouvez sélectionner son nom en appuyant sur Modifier puis en le choisissant dans la liste d'utilisateurs.
Remarque : le montant de la ligne 1 ne peut pas être modifié. Il sera mis à jour automatiquement pour correspondre au montant total de la transaction. Pour les transactions en devise étrangère, saisissez les montants dans la même devise que celle de la transaction.
- Ajoutez d'autres détails comme une catégorie de dépense ou un taux de TVA.
- Vous pouvez ajouter d'autres lignes en appuyant sur Ajouter une autre ligne en bas si nécessaire.
- Appuyez sur Enregistrer.
FAQ
Quelles informations dois-je ajouter à chaque ligne ?
Le montant doit être saisi pour chaque ligne de la transaction. Le montant de la ligne 1 ne peut pas être modifié et sera automatiquement mis à jour pour correspondre au total de la transaction chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée.
À l’exception de la ligne 1, les détails supplémentaires sont facultatifs pour toutes les autres lignes. Ils peuvent inclure la catégorie de dépense, le taux de TVA et les éléments de listes personnalisées.
Remarque : les listes personnalisées importées d’une intégration comptable ne peuvent pas être ajoutées à chaque ligne individuellement et apparaîtront uniquement sur la ligne 1.
Que se passe-t-il si je scinde une transaction avant qu’elle ne soit comptabilisée ?
Si une transaction est scindée lorsqu’elle est encore au statut "autorisée", le montant final peut changer une fois qu’elle est comptabilisée. Cela peut être dû à des variations de taux de change ou à des frais supplémentaires.
Dans ce cas, nous vous en informerons dans les détails de la transaction, accessibles en cliquant sur la transaction concernée. Vous devrez simplement vérifier la scission pour vous assurer qu’elle vous convient, et la modifier si nécessaire.
Que se passe-t-il lors de l’exportation d’une transaction scindée ?
Lors de l’exportation des transactions vers une intégration comptable, les lignes scindées seront également exportées avec toutes les autres informations.