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Les Rappels aident les employés à suivre leurs transactions en envoyant des e-mails automatiques pour tout détail manquant. Cela leur permet de finaliser leurs transactions à temps sans que vous ayez à les relancer individuellement.
Vous pouvez configurer des Règles de transaction pour préciser les informations requises pour chaque transaction. Si un employé n'a pas fourni toutes les informations nécessaires, la transaction reste incomplète et il continuera de recevoir des rappels jusqu'à ce qu'il la mette à jour. Les employés peuvent facilement voir ce qui manque en consultant leurs transactions, ce qui les aide à finaliser leurs dépenses avant la date limite de comptabilité mensuelle.
Une fois les Rappels activés, nous enverrons deux e-mails concernant les transactions incomplètes : un avant la date limite et un le jour de la date limite. Si la transaction a été effectuée avec une carte d'entreprise, ces e-mails seront envoyés à tous les utilisateurs associés à cette carte. Vous pouvez configurer les rappels envoyés avant la date limite et le jour de la date limite, et exclure certains utilisateurs de leur réception.
Comment configurer les Rappels
Remarque : Vous devez être connecté en tant que Super admin ou Admin pour configurer les Rappels.
- Dans le menu latéral, sélectionnez Configurer > Rappels.
- Sélectionnez l'interrupteur pour activer les Rappels.
- Sélectionnez Personnaliser.
- Dans la section Règles de transaction, définissez les informations qui doivent être obligatoires pour chaque transaction. Une transaction est considérée comme complète uniquement lorsque les employés ont ajouté toutes les informations requises ici.
Vous pouvez choisir parmi :
- Pièces jointes – ex. un reçu ou une facture.
- Notes – une description de la transaction.
- Catégorie de dépense – obligation de sélectionner une catégorie pour chaque transaction.
- Taux de TVA – les employés devront ajouter un taux de TVA à chaque transaction.
- Listes – les employés devront sélectionner au moins une des listes définies dans le menu déroulant pour chaque transaction.
Remarque : Seules les listes visibles pour tous les utilisateurs ayant le rôle Employé peuvent être sélectionnées. - Carburant – les employés devront ajouter des informations spécifiques à chaque transaction de carburant, telles que le véhicule, le type de carburant, la quantité, le prix unitaire et la distance parcourue. Vous pouvez définir les champs obligatoires en cochant les cases correspondantes dans le menu.
- Dans la section Rappels par e-mail, définissez quand envoyer le rappel de la Date limite.
Vous pouvez choisir parmi :
- Premier jour spécifique du mois (ex. premier lundi de chaque mois).
- Date spécifique du mois (ex. le 28 de chaque mois).
- Récurrence hebdomadaire un jour précis (ex. chaque jeudi).
- Définissez quand envoyer le rappel par e-mail avant la date limite.
Vous pouvez choisir parmi :
- Un jour spécifique avant la date limite (ex. le vendredi avant la date limite).
- Récurrence hebdomadaire un jour spécifique avant la date limite (ex. chaque dimanche avant la date limite).
- Vous pouvez exclure certains utilisateurs des rappels en les sélectionnant dans le menu déroulant.
- Sélectionnez Enregistrer.
Effet des modifications des règles
Toute modification apportée s'appliquera aux transactions effectuées depuis le début du mois calendaire en cours.
Comment désactiver les Rappels
Vous pouvez utiliser l'interrupteur pour désactiver les Rappels à tout moment. Cela arrêtera immédiatement l'envoi des e-mails aux employés ayant des transactions incomplètes.